Проверяем документацию кадрового подразделения. Кадровый аудит: польза, виды, процедура Кадровый с охраной труда аудит заказать

Кадровый аудит относительно новое направление в области кадрового менеджмента. Несмотря на свой небольшой возраст, это направление стало распространенным в серьезных компаниях, которые уделяют особое внимание кадровому делопроизводству. Понятие кадрового аудита пришло в HR-услуги из бухгалтерии, и представляет собой независимую проверку кадровых документов. К этой процедуре следует допускать только специалистов с большим опытом работы в этой сфере, так как работа важная и ответственная. Отсюда вытекает вопрос о том, как выбрать услуги по аудиту, как в этом может помочь наш сайт. Узнайте ответы ниже.

Что должно входить в услугу аудита КДП?

Услуги аудита КДП - это не какое-то конкретное действие, а целый комплекс мероприятий, направленных на тщательную независимую проверку кадровой документации бизнеса. Этот комплекс должен включать в себя:

• проверку документов на соответствие трудового и архивного законодательства;
• проверку внутренних локальных нормативных актов организации на предмет соответствия требованиям;
• предоставление ссылок на все нормальные акты, по которым зафиксированы серьезные нарушения;
• предоставление развернутых рекомендаций по поводу исправления найденных нарушений;
• проведение независимой оценки текущей ситуации с кадровым документооборотом в компании.

Также аудит кадровой документации компании должен включать в себя расстановку приоритетов между следующими действиями, направленными на исправление проблем с кадровой документацией. Именно комплексный подход позволяет быстро выявить все нарушения и получить рекомендации по их устранению, и все это за одну оплату.

Виды аудита кадрового делопроизводства

В зависимости от серьезности ситуации следует выбирать один из двух существующих сегодня видов аудита:

Стандартный аудит. Это комплекс мероприятий, направленных на проведение аудита кадровой документации и нормативных актов с последующей экспертной оценкой и предоставлением рекомендаций по исправлению обнаруженных нарушений. В стандартный аудит входит сверка документов на предмет соответствия требованиям законодательства, аудит кадровых документов и формирование таблицы сверки, в которой отмечаются документы и акты, нуждающиеся в правках.

Расширенный аудит. Это более обширный комплекс мероприятий, в который, помимо уже указанных ранее действий, входит анализ причин возникновения несоответствий, а также формирование списка возможных последствий, наступающих в случае игнорирования необходимости исправить нарушения.

Конечно, расширенный аудит - более предпочтительная услуга, и по возможности стоит выбирать именно ее.

Как выбрать квалифицированного специалиста для аудита?

В данном разделе вы сможете найти широкий ассортимент предложений от специалистов по аудиту кадрового производства. Чтобы сделать правильный выбор исполнителя, обратите свое внимание на следующие факторы:

Портфолио - по нему можно определить уровень профессионализма и качество предоставления услуг.

В зависимости от целей и задач проверки, мы предлагаем нашим клиентам 3 вида кадрового аудита.

1. Локальный аудит

Производится локальная выборка кадровых документов для выявления системных ошибок кадрового учета. Выборочно на предмет соответствия требованиям ТК РФ анализируются все обязательные документы , фактически существующие у работодателя.

Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда ходят быть уверенными, что общий подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании верный, а пакет необходимых документов полный и составлен корректно.При этом выявление локальных ошибок исполнителя, отвечающего за ведение КДП, не является значимым для клиента.

2. Полный аудит

Производится анализ каждого документа для выявления всех возможных ошибок, допущенных при ведении КДП (кадрового делопроизводства). Все существующие в компании кадровые документы анализируются в полном объеме. Все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом. Разрабатываются индивидуальные рекомендации по исправлению допущенных ошибок.

Данный аудит позволяет дать полную оценку качеству ведения КДП в компании и устранить все существующие ошибки. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что они полностью готовы к любому аудиту проверяющих органов и при запросе любого документа при проверке не будет никаких проблем и сложностей.

3. Системный аудит

Производится проверка всей кадровой документации ("полный аудит") + анализ системы движения кадрового документооборота, выявление проблемных зон системы.

Данный аудит позволяет системно взглянуть на кадровое делопроизводство в Компании. Отчет о результатх аудита содержит не только рекомендации по устранению всех обнаруженных нарушений, но рекомендации по оптимальному изменению системы работы в сфере КДП (кадрового делопроизводства).

Наши клиенты, которые выбирают этот вид аудита, хотят не только быть уверенными в корректностии правильности ведения КДП, но и в оптимальности и эффективности логистики кадрового делопроизводства в компании.

Стоимость кадрового аудита (все цены указаны без НДС)

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

• отдельные участки ведения КДП;
• или документы по отдельным работникам;
• или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

• направить работника кадровой службы на учебу;
• дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
• перевести на другую работу;
• расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям . У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА .

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА

Положение об оплате труда

Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА .

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате .

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2-984/12

Положение о защите персональных данных работников

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

• непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
• несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График сменности . Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени . Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР) . Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.

Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации .

У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе . В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 9

Внутренний кадровый аудит

В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением. Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды прежде всего обращают внимание на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления. В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Понятие внутреннего кадрового аудита

Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита) деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы компании.

В данном определении неслучайно сделан акцент на два важных момента: независимости внутренних аудиторов и их объективности. Представляется принципиальным тот факт, что внутренние аудиторы должны быть независимы от проверяемой ими кадровой службы компании и ее руководителя. Только в этом случае они будут иметь возможность свободно выражать свое мнение.

Фактически независимость службы внутреннего кадрового аудита определяется уровнем ее подчиненности в компании. Она может существовать в виде департамента или отдела внутри HR-службы и подчиняться напрямую директору по персоналу или же иметь статус самостоятельного подразделения, подчиненного непосредственно первому лицу компании. Независимость внутренних аудиторов не может быть обеспечена в ситуации, когда подразделение внутреннего кадрового аудита подчинено руководителю кадровой службы (отдела кадров и т.п.).

Под объективностью понимается беспристрастная интеллектуальная честность внутреннего аудитора, его умение отстаивать свое мнение, независимое от мнения вышестоящих руководителей, и способность избегать конфликтных ситуаций. На объективность внутреннего аудитора не должны влиять ни его предубеждения, ни другие лица, ни давление со стороны руководства.

Количество сотрудников в данной службе различно и во многом зависит от размера компании. В небольших компаниях численностью до 500 человек отвечать за внутренний кадровый аудит может один специалист (в этом случае служба как таковая не создается). В средних компаниях численностью до 3000 человек внутренним аудитом могут заниматься от трех до пяти человек. В больших компаниях, имеющих разветвленную сеть филиалов, в службе кадрового аудита может быть до 10 человек.

Цель и задачи внутреннего кадрового аудита

Цель аудита - конкретная задача, на решение которой направлена деятельность внутреннего аудитора. Цель внутреннего кадрового аудита в каждом случае различна. Она зависит от размера компании, ее организационной структуры и может меняться в зависимости от требований руководства. Следует признать, что в абсолютном большинстве российских компаний подразделения внутреннего кадрового аудита нацелены на обслуживание потребностей руководства HR-службы. Они, во-первых, подчинены HR-директору компании, во-вторых, работают по утвержденному им плану и, в-третьих, представляют полученную в ходе аудита информацию непосредственно руководителю службы персонала. Последний, в свою очередь, зачастую воспринимает внутренний аудит как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности сотрудников кадровой службы. Такой подход вызывает обоснованные сомнения.

Представляется, что целью внутреннего кадрового аудита в конечном счете должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Мониторинг рисков, которым может подвергаться компания в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Служба внутреннего кадрового аудита должна стремиться не только к поиску ошибок в уже созданных документах, но в первую очередь к их предотвращению. Для этого она должна в том числе оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из ее принципиальных отличий от внешних аудиторов.

Исходя из указанной выше цели, на службу внутреннего кадрового аудита могут быть возложены следующие задачи:

1. Проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками кадровой службы при оформлении кадровой документации.

2. Оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам.

3. Оценка эффективности работы кадровой службы и системы кадрового документооборота компании.

5. Предоставление необходимой информации руководству и собственникам компании по интересующим их вопросам.

Создание службы внутреннего кадрового аудита,

определение ее структуры

Начать процесс создания службы внутреннего кадрового аудита лучше всего с определения ее цели и задач. Желательно уже на первом этапе серьезно подойти к формализации деятельности данной службы и разработать комплекс документов, регламентирующих ее деятельность:

Положение о службе внутреннего кадрового аудита;

Должностные инструкции сотрудников службы;

Инструкцию о порядке проведения внутреннего кадрового аудита.

Положение о службе внутреннего кадрового аудита - важнейший документ, регламентирующий работу данного структурного подразделения. Положение строится в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

В данном разделе содержится общая характеристика службы внутреннего кадрового аудита, ее структура, подчиненность, приводится перечень документов, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

2. Цели и задачи.

Данный раздел содержит перечень основных целей и задач службы внутреннего кадрового аудита.

3. Функции.

Основные функции подразделения вытекают из поставленных целей и задач, изложенных в предыдущем разделе положения.

4. Права и обязанности.

Данный раздел содержит перечень прав и обязанностей службы внутреннего кадрового аудита в рамках компании, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. В этом же разделе указывается ответственность, которую несет как подразделение в целом, так и его руководитель, за неиспользование прав и невыполнение обязанностей.

5. Руководство.

В этом разделе раскрывается порядок назначения и увольнения руководителя службы внутреннего кадрового аудита, приводятся требования к уровню его квалификации, перечисляются его права и должностные обязанности и т.д.

6. Взаимоотношения.

Очень важный раздел, включающий подробное описание процесса внутреннего взаимодействия службы внутреннего кадрового аудита с другими структурными подразделениями компании, прежде всего с кадровой службой компании и юридической службой компании: по каких вопросам, в каких случаях и в каком порядке осуществляется это взаимодействие; если предполагается взаимодействие сотрудников службы с внешними организациями (например, участие в проверках, проводимых инспекцией труда и т.п.), то данный процесс также описывается в этом разделе.

7. Организация работы.

В данном разделе описываются основные моменты, касающиеся организации ее работы. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

8. Заключительные положения.

В разделе определяется порядок вступления положения в действие, а также порядок внесения в него изменений и дополнений.

Должностные инструкции сотрудников службы состоят из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

В данном разделе по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

Полное наименование должности, приведенное в соответствии со штатным расписанием;

Кому подчиняется сотрудник;

Порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения - для рядовых сотрудников);

Порядок замещения в случае временного отсутствия сотрудника (в том числе и порядок приема-передачи дел);

Особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, этот пункт может отсутствовать;

Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется сотрудник, занимающий данную должность;

Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

2. Функции.

Раздел содержит перечень основных направлений деятельности сотрудника в соответствии с направлениями деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

3. Должностные обязанности.

В этом разделе подробно перечисляются виды работ, которые обеспечивают выполнение функций, указанных в предыдущем разделе; описывается также характер выполняемых действий ("организует", "обеспечивает", "подготавливает", "рассматривает", "руководит" и т.д.).

В данном разделе фиксируются полномочия сотрудника службы внутреннего кадрового аудита, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе описывается, как и с кем взаимодействует сотрудник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет и другие вопросы информационных взаимосвязей сотрудника со структурными подразделениями и иными сотрудниками компании, а также (при необходимости) со сторонними организациями. Данный раздел можно оформить в табличной форме как наиболее наглядной.

В инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита подробно описывается технология проведения внутреннего аудита (см. ниже), а в приложении к ней приводятся типовые образцы рабочих и отчетных документов внутренних аудиторов.

Структура службы внутреннего кадрового аудита во многом зависит от позиции руководства компании (или руководства HR-службы), т.е. от того, какие задачи оно ставит перед данным подразделением и насколько правильно понимает его роль в компании.

В большинстве компаний служба внутреннего кадрового аудита является централизованной, т.е. подразделение, отвечающее за кадровый аудит, находится в центральном офисе компании. Преимуществом такой структуры является независимость сотрудников службы от руководителей региональных филиалов и представительств компании и их кадровых подразделений. Однако возможно построение службы и в качестве децентрализованной структуры. В этом случае центральное подразделение берет на себя разработку единой технологии проведения аудита и обучение работе по этой технологии, а саму проверку осуществляют внутренние аудиторы на местах. Такой вариант привлекает возможностью быстрого проведения внеплановых проверок, однако подобная структура вызывает серьезные сомнения относительно независимости и объективности местных аудиторов.

Основные направления работы и планирование кадрового аудита

Основные направления работы службы внутреннего кадрового аудита заключаются в следующем:

Проверка соответствия деятельности сотрудников кадровой службы требованиям действующего законодательства;

Оценка полноты состава кадровой документации;

Оценка системы регистрации кадровой документации;

Оценка системы хранения кадровой документации;

Оценка системы подготовки дел к архивному хранению;

Оценка программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации;

Аудит локальных нормативных актов;

Аудит трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками;

Аудит договоров о материальной ответственности;

Аудит должностных инструкций;

Аудит приказов по личному составу;

Аудит документации по охране труда;

Аудит порядка ведения трудовых книжек;

Иные направления, актуальные для компании (например, аудит документации по отдельным категориям сотрудников, аудит документации по обучению и аттестации сотрудников и т.п.).

По всем вышеперечисленным направлениям службой внутреннего кадрового аудита могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки организует руководитель службы согласно плану, утвержденному вышестоящим руководителем. План работы службы внутреннего кадрового аудита содержит перечень тем планируемых аудитов с указанием срока их проведения и разрабатывается на год. Внеплановые проверки проводятся в случае смены руководителя кадровой службы (или ее регионального филиала) по инициативе руководства компании или ее HR-директора, при поступлении сигнала о противоправных действиях сотрудников кадровой службы и/или нарушении ими внутренних правил, инструкций, положений.

Технология проведения внутреннего кадрового аудита

Организация внутренних аудиторских проверок происходит следующим образом:

1. Руководитель службы внутреннего кадрового аудита утверждает программу аудита. В программе определяются объем аудита, период проверки, состав аудиторской группы, планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита.

2. Руководством компании издается приказ о проведении внутреннего кадрового аудита с указанием темы будущей проверки (см. пример 1), который доводится до сведения руководителя кадровой службы (и руководителей ее региональных подразделений, если таковые имеют место). Руководство кадровой службы в течение указанного в приказе времени обязано подготовить и предоставить аудиторам всю необходимую кадровую документацию, а также иную информацию, которая необходима для проведения аудита.

3. Аудиторская группа проводит анализ содержания представленных документов. Перед началом аудита всем членам аудиторской группы выдаются специальные чек-листы с контрольными вопросами, по которым проводится проверка. А в случае необходимости они встречается с сотрудниками кадровой службы, получают от них необходимые разъяснения.

Данную информацию они фиксируют в рабочих документах, форма которых утверждается в инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита. Выявленные в результате аудита нарушения и несоответствия фиксируются в специальных протоколах несоответствий, в которых также записываются возможные мероприятия по коррекции и предупреждению подобных ситуаций в будущем.

Общество с ограниченной

ответственностью "Айс"

(ООО "Айс")

N ------

О проведении кадрового аудита

В целях улучшения деятельности кадровой службы и минимизации возможных рисков ООО "Айс", связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками" с 9 по 15 сентября 2007 г.

2. Назначить руководителем аудиторской группы заместителя руководителя службы внутреннего кадрового аудита Бирюкова С.В.

3. Включить в состав аудиторской группы следующих сотрудников:

инженера по защите информации Симакова А.В.

юрисконсульта Ефремова К.А.

ведущего специалиста по кадровому документообороту Ветрову Е.П.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на руководителя службы внутреннего кадрового аудита Румынину В.В.

Генеральный директор Кирипов В.П. Кирипов

С приказом ознакомлены:

Бирюков С.В. Бирюков

Симаков А.В. Симаков

Ефремов К.А. Ефремов

Румынина В.В. Румынина

4. По итогам проверки аудиторская группа в течение 7 дней составляет отчет, описывающий состояние дел, выявленные проблемные зоны и возможные риски, а также содержащий рекомендации по решению указанных проблем и минимизации рисков.

Перед передачей отчета руководству он обсуждается руководителем аудиторской группы с проверяемыми работниками кадровой службы. Цель обсуждения заключается в том, чтобы убедиться, что содержание отчета сотрудникам понятно и они готовы выполнять предлагаемые аудиторами рекомендации либо могут обосновать причины невозможности их выполнения.

5. Отчет представляется руководству компании, которое утверждает рекомендации аудиторов и принимает решения, способствующие выполнению этих рекомендаций.

Типичные проблемы службы внутреннего аудита

Существует ряд типичных проблем, с которыми приходится сталкиваться внутренним аудиторам при осуществлении свой деятельности:

1. Неполное/несвоевременное представление информации аудируемыми, их неконструктивная позиция в процессе проведения внутреннего аудита.

Если сотрудники кадровой службы уверены, что внутренний кадровый аудит проводится исключительно с целью поиска ошибок в их работе, что их знания и опыт подвергаются руководством сомнению, а итоги проверки повлияют на их статус в компании, подобная реакция является неизбежной. Любая проверка - как внешняя, так и внутренняя - ограничена определенными сроками. Понимая это, сотрудники кадровой службы стремятся осложнить работу внутренних аудиторов, реализуют стратегию их информационной блокады: по разным причинам и под разными предлогами им не представляются необходимые документы.

Поэтому необходимо, во-первых, информировать проверяемых о целях проведения аудиторской проверки, акцентировать внимание на пользе, которую могут принести рекомендации внутренних аудиторов по улучшению работы кадровой службы.

Во-вторых, большое значение имеет наличие в компании корпоративной культуры, признающей за сотрудниками "право на ошибку", понимание, что промахи неизбежны даже в работе лучших специалистов. Только в этом случае можно обеспечить готовность работников кадровой службы к сотрудничеству с внутренними аудиторами.

В-третьих, во внутренних документах компании, регламентирующих процедуру проведения кадрового аудита, следуют четко зафиксировать обязанность сотрудников проверяемых подразделений представлять аудиторам всю запрашиваемую информацию в полном объеме в указанные в их запросе сроки. С другой стороны, в этих документах должна быть предусмотрена обязанность внутренних аудиторов согласовывать с проверяемыми сроки своей работы и порядок взаимодействия в ходе предстоящей проверки.

2. Недостаточный бюджет времени на проведение аудиторской проверки.

Внутренний аудит должен планироваться надлежащим образом. Как правило, руководитель службы внутреннего аудита составляется план проверок на предстоящий год с указанием сроков проведения их по месяцам. Однако при наличии частых запросов со стороны руководства HR-службы/кадровой службы или ситуаций, требующих проведения внеплановых проверок, время, первоначально отведенное на плановую проверку, может существенно изменяться. В данном случае важно гибко подходить к составлению и коррекции рабочих планов проверок, а также заранее предусматривать в них необходимый временной резерв на случай подобных запросов.

3. Неподготовленность отдельных руководителей к восприятию информации об истинном положении дел.

Не всегда первые лица HR-службы/кадровой службы готовы к выполнению предлагаемых аудиторами рекомендаций и принятию решений по итогам проведенного аудита. Поэтому необходимо уже на первом этапе создания службы внутреннего кадрового аудита описать порядок внедрения в жизнь рекомендаций внутренних аудиторов, сделанных ими по итогам проверки.

Целесообразно также зафиксировать во внутренних документах компании ответственность руководителя проверяемого подразделения за анализ результатов аудита и осуществление корректирующих/предупреждающих действий на основании отчета и рекомендаций, предоставленных внутренними аудиторами.

4. Отсутствие независимости службы кадрового аудита.

Как уже указывалось, в абсолютном большинстве российских компаний служба внутреннего кадрового аудита подчинена либо HR-директору компании, либо вообще существует на правах структурного подразделения внутри кадровой службы и подчиняется ее руководителю. Подобная зависимость внутренних аудиторов от непосредственного руководства проверяемых сотрудников кадровой службы самым непосредственным образом влияет на их объективность: зависимый внутренний аудитор не сможет быть объективным. Да и сотрудники кадровой службы в таком случае склонны воспринимать внутренних аудиторов как прямых представителей своего руководства и не стремятся выстраивать с ними эффективные рабочие отношения.

Внутренние аудиторы, кто они?

Внутренний аудитор - это лицо, обладающее компетентностью для проведения внутреннего кадрового аудита и имеющее соответствующие полномочия для проведения проверки.

Несмотря на то что подразделения внутреннего кадрового аудита в течение последних трех лет активно создаются во многих компаниях, в настоящее время имеет место нехватка высококвалифицированных специалистов, способных эффективно работать в таких службах.

Как правило, при создании в компании департамента/отдела внутреннего кадрового аудита в него переводятся сотрудники, которые ранее занимались ведением кадрового документооборота в компании. Практика, однако, показывает, что специалисты, которые "выросли" внутри компании и вовлечены в ее внутренние проблемы, не всегда проявляют должную объективность и беспристрастность в оценке работы бывших коллег. С другой стороны, что очень важно, именно они в большей мере нацелены на оказание бывшим коллегам необходимой помощи, на консультирование. Эти сотрудники также могут быть достаточно эффективны при проведении процедуры кадрового аудита филиала компании (или ее иного регионального подразделения).

Представляется оптимальным "смешанное" формирование подразделения внутреннего кадрового аудита как из бывших сотрудников кадровой службы, так и путем привлечения в него сотрудников с рынка, прежде всего из консалтинговых или юридических компаний, оказывающих услуги кадрового консалтинга.

В идеале в состав службы кадрового аудита должны входить юристы, специалисты в области кадрового документооборота и специалисты в области защиты информации.

Ниже приводится примерный перечень формализованных требований к компетентности и личным качествам кандидата на должность руководителя службы внутреннего кадрового аудита компании, а также его права и обязанности.

Руководитель службы внутреннего кадрового аудита:

требования к должности и квалификации сотрудника

1. Демографические требования:

Возраст: до 55 лет;

Пол: мужской/женский.

2. Требования к образованию:

Высшее образование, юридическое или в области документационного обеспечения управления;

Желательно дополнительное образование в сфере управления персоналом и/или информационных технологий.

3. Профессиональный опыт:

Опыт работы в службе управления персоналом/кадровой службе компании с развитой филиальной сетью от 3 лет либо аналогичный опыт работы в консалтинговой или юридической компании;

Опыт постановки/реорганизации системы кадрового документооборота в компании, опыт разработки и внедрения методологии внутреннего кадрового аудита;

Опыт руководства коллективом.

4. Профессиональные знания, умения и навыки:

Отличное знание трудового права и нормативных актов в области кадрового документооборота, документационного обеспечения управления и защиты информации;

Опытный пользователь ПК;

Знание основных специализированных кадровых программ.

5. Личные качества:

Коммуникабельность, умение устанавливать личные контакты;

Объективность и целеустремленность;

Высокая работоспособность;

Ответственность;

Умение работать с большим количеством информации;

Умение аргументированно отстаивать собственное мнение.

Проводить внутренний аудит работы кадровой службы и ее региональных подразделений;

Запрашивать от руководителя и сотрудников кадровой службы необходимую информацию и документы;

Принимать участие в проверках;

Осуществлять контроль над выполнением необходимых корректирующих мероприятий и внедрением рекомендаций, сделанных по итогам проверки;

Давать оценку отчетам, составленным внутренними аудиторами по результатам проверок, и выносить решения по апелляциям на действия внутренних аудиторов;

Принимать участие в разработке нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего кадрового аудита;

Принимать участие в разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования компании, в том числе споров с Государственной инспекцией труда;

Вносить руководству компании предложения по улучшению деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

7. Обязанности:

Осуществлять планирование и организовывать работу службы внутреннего кадрового аудита;

Разрабатывать методику проведения внутренних аудиторских проверок системы кадрового документооборота;

Формировать рабочие группы для проведения проверок;

Взаимодействовать с руководством проверяемых подразделений.

8. Ответственность:

За выполнение плана по внутреннему кадровому аудиту;

За организацию и проведение внеплановых проверок;

За достоверность и объективность информации, содержащейся в отчетах и рекомендациях службы;

За организацию проверок по выполнению необходимых корректирующих мероприятий и внедрению рекомендаций, сделанных по итогам аудита.

Данные требования могут быть доработаны службой персонала с учетом специфики компании и круга задач, стоящих перед службой внутреннего кадрового аудита.

Российское трудовое законодательство в последнее время часто меняется, и внутренние аудиторы должны быть в курсе всех изменений, которые имеют отношение к деятельности компании. Поэтому необходимо обеспечить им возможность постоянного повышения квалификации. Целесообразно не только возложить на службу внутреннего аудита функцию отслеживания всех изменений, но и обязать ее сотрудников доводить информацию о них до сотрудников кадровой службы компании, проводить для них обучающие мероприятия.

Внешний или внутренний кадровый аудит?

Кадровый аудит становится востребованной услугой, для оказания которой привлекаются ведущие российские и западные консалтинговые компании. Проводимый внешними консультантами кадровый аудит позволяет отойти от устоявшихся взглядов, привычек и оценок, помогает сравнить работу кадровой службы компании с работой аналогичных служб компаний-конкурентов, а также получить независимые рекомендации по повышению эффективности системы кадрового документооборота.

С другой стороны, внешние консультанты не всегда имеют достаточно времени для того, чтобы проверить исполнение внутренних процедур и стандартов работы кадровой службы компании, и часто не обладают возможностями для такой проверки. Независимая консалтинговая фирма не может осуществлять и постоянный мониторинг работы сотрудников, отвечающий за кадровый документооборот. В то время как четкая организация работы службы внутреннего кадрового аудита позволяет избежать многих ошибок и нарушений в процессе деятельности кадровой службы компании и предотвратить некоторые из них.

Предлагаем вам оптимальную организацию процесса кадрового аудита в компании:

1. Создание внутреннего подразделения по кадровому аудиту при помощи внешних консультантов, которые на первом этапе окажут помощь в разработке нормативной документации и помогут в подборе необходимых специалистов, исходя из конкретных задач, стоящих перед соответствующей службой.

2. На втором этапе сотрудники службы внутреннего кадрового аудита совместно с внешними консультантами идентифицируют возможные риски и вероятные проблемные зоны и разработают методику проведения внутреннего кадрового аудита компании.

3. На третьем этапе будет проведена апробация созданной методики и, при необходимости, осуществлена ее коррекция.

4. В случае выбора децентрализованной структуры построения службы внутреннего кадрового аудита будет проведено обучение региональных аудиторов работе по принятой технологии.

5. Через оговоренное время внешними консультантами будет проведена оценка деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

Таким образом, создав при помощи внешних консультантов внутреннее подразделение по кадровому аудиту и разработав технологию проверки, компания впоследствии сможет проводить кадровый аудит самостоятельно, привлекая внешних экспертов лишь в тех случаях, когда профессиональной компетентности внутренних аудиторов может оказаться недостаточно.

Один из видов проверки документации по персоналу в организации – кадровый аудит. Действующее законодательство регламентирует процесс того, как должны заполняться трудовые книжки, какую документацию необходимо вести бухгалтерии, отделу кадров. Услуга внутреннего или внешнего кадрового аудита убережет от типичных ошибок в составлении трудовых договоров, других документов. Нарушения грозят наложением штрафных санкций со стороны государственных инспектирующих органов. Для проведения кадрового аудита обращаются в независимые службы.

Что такое кадровый аудит

Процедура, выполняемая в компании с целью проведения сверки документов по персоналу с государственными правилами, нормами их заполнения – это кадровый аудит . Нарушения требований влекут за собой штраф. Это касается правил заполнения трудовых книжек, отпускных документов, отчетности о заработной плате. По личному составу компании заполняется более пяти видов документации. Сплошную проверку проводит сторонняя организация, специализирующаяся на предоставлении независимых услуг такого рода.

Для чего нужен

Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций . Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.

Цели, задачи проведения

Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:

• убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
• исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
• определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).

Нормативная и законодательная база

Чтобы провести кадровый аудит, необходимо не только досконально знать делопроизводство, но и владеть теоретическими знаниями законов, постановлений правительства. Основными нормативными документами являются:

• Постановление правительства о правилах, нормах заполнения трудовых книжек от 16 апреля 2003 года.
• Постановление государственного отдела статистики о проведении учета документации по оплате труда от 5 января 2004 года.
• Закон федерального значения, защищающий персональные данные сотрудника.
• Трудовой Кодекс РФ.
• Нормы, правила с указанием сроков заполнения отчетных документов, трудовых книг, отпускной документации.

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты. По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

По способу проведения проверки

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним. Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании. Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса).

По объему исследуемой информации

Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

• Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
• Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
• Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация.

По уровню проведения

Процедура оформления бумаг не зависит от того, на какой должности задействован тот или иной специалист. По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки кадров:

• Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров, мастеров производственной линии.
• Управленческий – организация проверяет делопроизводство по персоналу управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).
• Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и прямые директора, топ-менеджеры.

По частоте проведения

Предметом разного типа исследований становятся не только сотрудники компании, но и документация. Изначально просматривается трудовая книжка каждого специалиста, сверяются документы о назначении заработной платы, об отпусках, вся отчетная документация по законодательству РФ. По частоте проведения анализа в компаниях могут проводиться проверки следующих типов:

• Постоянный мониторинг – работы ведутся с определенной периодичностью (например, каждый квартал или месяц).
• Текущий мониторинг – анализ заказан для единичной проверки, которая проводится в данный момент.
• Оперативный – экспресс-аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.
• Панельный мониторинг – периодические исследования, в течение которых анализируются одни и те же сотрудники с использованием одинаковых инструментов.

Методы проведения аудита

Стандартизированные правила и нормы проверок – база, на основе которой организуется проведение кадрового аудита. Самой простой методикой является проведение интервью с сотрудниками и начальством. После этого заказчику становится ясно, с какой эффективностью работает тот или иной специалист. Методика включает в себя следующие этапы:

• проведение интервью;
• формирование плана, графика действий;
• подбор необходимых документов;
• анализ требуемой документации;
• частичная или полная проверка сотрудников;
• подготовка рекомендаций на основании полученной информации.

Выборочную проверку проводят и для руководящего состава. Перед началом экспертизы заказчик составляет техническое задание для команды исполнителей. После этого определяются критерии оценки и просматриваются выбранные бумаги. Для исправления ошибок могут быть привлечены как независимые сотрудники, так и те, кто имеет должность в самой организации. Дополнительно проверяются формы первичной документации.

Объекты проверки

Комплексной проверке подвергаются все отделы компании. После прохождения кадрового аудита организация может рассчитывать на исключение административных штрафов даже после проведения государственной инспекции со стороны налоговых органов. Проверке подлежит ряд документации:

• трудовые книжки (проводится сверка их соответствия нормам и приказам правительства, которые были указаны выше);
• отпускные документы (проверяется правильность учета отпусков);
• отчеты о начислении заработной платы, налоговых вычетах;
• личные дела сотрудников (проверяется компетентность определенных кадров).

Проверка документооборота по учету персонала

Стандартно документооборот по учету персонала проверяется с целью сопоставления отчетности и требований Трудового Кодекса. В нем прописаны не только правила хранения с рекомендациями по заполнению документов, но и другая информация. Например, как должны заполняться бумаги по отпускам, сколько процентов от заработной платы передается в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивная документация, общая отчетность. Даже если трудовая книжка будет храниться в неположенных условиях, за это могут насчитать материальный штраф.

Аудит кадровой документации

Часто аудит кадровых документов включает в себя несколько категорий . Самыми главными из них являются:

• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные карточки сотрудников.

Штатное расписание должно быть составлено и подписано руководящим составом предприятия . По этому документу всегда проводится проверка – так можно увидеть не только список работающего персонала, но и заработную плату, график работы, надбавки. В делопроизводстве штатное расписание регулируется по форме Т-3. Шаблон можно найти в интернете или взять бесплатно в фискальной службе своего района.

График отпусков формируется на основе требований, изложенных в 123 статье Трудового Кодекса РФ . Сотрудники могут выходить в отпуск строго по составленному плану, который утверждается отделом кадров и руководителем компании. Описывается он по установленной и стандартизированной форме Т-7, которая доступна в интернете для бесплатного скачивания. График должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления Нового года (крайний срок – 17 декабря каждого года).

Личные карточки ведутся вместе с трудовыми книжками персонала . В них каждый рабочий ставит свою подпись при приеме на работу, там же содержится основная информация о человеке, включая место проживания, адрес регистрации. Самостоятельное заполнение личных карточек не допускается, это делает работник отдела кадров. Обратите внимание, заполнять трудовые книги не могут физические лица, не имеющие соответствующую должность или статус индивидуального предпринимателя.

Проверка документов внутреннего использования

Процедура проверки внутренней документации обеспечивает возможность не только оптимизировать работу штата, но и удостовериться в ее эффективности. Аналитикам важно убедиться, что вся личная информация не используется вне организации и недоступна третьим лицам. Анализ бумаг, которые используются внутри структуры одного предприятия, включает в себя:

• работу с трудовым распорядком;
• целевой аудит охраны труда;
• аналитику журналов отдела кадров.

Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок – идентичные параметры, по которым проводится подробный отчет при анализе документов. Важную роль играет целевой аудит документации по охране труда (это касается не только производственных предприятий, но и компаний, работающих в офисах). Там прописываются нормы поведения в течение рабочего дня, правила пожарной безопасности, эксплуатации оборудования, установленного в помещении компании. Делопроизводство включает условия сохранности личных данных. Они анализу не подвергаются.

В экспертном заключении учитываются и журналы, которые ведутся отделом кадров: журнал учета трудовых договоров, приказы по сотрудникам, личные дела, журнал учета выданных справок, отпускных средств . Регистрация каждого документа должна сопровождаться подписью ответственного лица. Правила ведения журнальных записей обязывают нумеровать каждую страницу. Исправления или зачеркивания недопустимы – для этого необходима контрольная подпись и заверение записи администрацией или ответственным лицом. Каждый год журнал обновляется и идентифицируется.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

• описание оснований для проведения проверки;
• перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
• информацию о заказчиках и исполнителях;
• методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
• сроки проведения;
• описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
• краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.

Сроки проведения

Точные сроки проведения процедуры анализа кадровой документации зависят от того, какой тип проверки выберет заказчик. Коротким сроком считается период до 10 рабочих дней, когда изучению подвергается исключительно бумажная и электронная документация на рабочем месте. Несколько дней потребуется для оформления отчета и окончательного анализа. Выборочная проверка занимает 20 рабочих дней – за этот период документы проверяются вместе с квалификацией специалистов отдела.

Если заказчику необходимо провести комплексный анализ деятельности штата от 25 человек, то на выполнение работы собственными силами может потребоваться до одного календарного месяца. Для поддержки и повышения эффективности сотрудников, рекомендовано нанимать компанию для проведения аудита один раз в год, два или три года (зависит от типа работы и масштаба деятельности предприятия-заказчика).

Результаты­

Окончательные результаты аудита кадров подаются в виде нескольких бумаг . Это не только отчет , но и отдельный список нарушений, рекомендации по исправлению ошибок . Отчет содержит информацию о том, какие бумаги подвергались анализу и детальному изучению. Там же прописываются данные о сотрудниках, эффективность работы которых проверялась нанятыми специалистами.

Отдельно подается экспертное заключение, где прописываются возможные последствия при повторе ошибок и нарушений в момент государственного контроля. Например, размеры штрафных санкций, ссылки на законодательные нормы. Туда же вписываются общие рекомендации по улучшению условий ведения кадрового делопроизводства (системы оплаты труда и др.). Общий список нарушений подается отдельно – он документируется и учитывается при возникновении судебных споров.

Сколько стоит кадровый аудит

При выборе стороннего исполнителя часто обращают внимание на цену услуги. Полная стоимость выполнения кадрового аудита зависит от:

• типа проверки (комплексная, выборочная, локальная);
• количества человек в штате, которые подвергаются анализу (например, 10, 20 или 30 человек);
• условий работы и дополнительных требований.

Ознакомьтесь со средней стоимостью услуг такого рода в Москве и регионе:

Видео