Тайм менеджмент: эффективное управление временем, чтобы все успеть

Накопилось много дел, и вы ничего не успеваете? Тайм менеджмент поможет вам стать более собранным и эффективным. О том как правильно управлять своим временем, читайте далее.

Как часто мы удивляемся способности некоторых успешных людей успевать всё и везде! Такие люди безупречны на работе, дома у них всегда порядок, прекрасные отношения с близкими, и в добавок ко всему они успевают уделять время своим хобби. Можно подумать что у таких людей больше времени в сутках, или что они более успешны чем мы. Но на самом деле секрет прост – правильный тайм менеджмент.

Понятие тайм менеджмента в переводе с английского языка означает управление временем. Время наш самый главный ресурс, и очень важно использовать его с умом. Правильно распределив свое рабочее и личное время, мы сможем эффективнее  достигать свои цели, выполнять ежедневные задачи и преуспевать в личной жизни.

Управлению временем посвящено много книг, исследований и статей. Есть целые курсы, посвященные тайм менеджменту. Эта тема сегодня актуальна как никогда, вследствие бурного развития технологий, которое позволило ускорить производственные и операционные процессы. Все это привело к тому, что скорость работы возросла в несколько раз, в сравнении с началом 21 века, когда человечество только начинало интегрировать информационные технологии в повседневную жизнь.

Список задач обычного работника возрастал с каждым днем, а мы не успевали подстроиться под новые требования ведения бизнеса. Это привело к тому, что исследователи стали изучать как можно эффективнее использовать время, чтобы коэффициент полезной деятельности оставался на высоте. Исследуя как стать успешным и богатым, человечество признало, что самым ценным ресурсом, которым обладает каждый, является время.

Так появились первые теории и методы тайм менеджмента. Сегодня существует очень много различных техник. В этой статье мы представим вам самые успешные принципы тайм менеджмента в работе.

Преимущества эффективного планирования времени

Человек, освоивший основы управления временем, будет всегда иметь больше времени для личного пространства, общения с близкими, или просто отдыха. Это естественно влияет на качество жизни, делая нас более счастливыми и успешными во всех сферах.

Правильно распределив время, мы  сможем выполнять больше за определенный промежуток времени. Это позволит нам быстрее реализоваться в своей сфере, и достичь поставленные цели в кратчайшие сроки. Увеличение доходов и финансовое благосостояние также зависят от наших навыков управления временем.

Имея всегда четкий план действий, мы становимся гибче. Нам проще распределять дела и лавировать в бесконечном потоке задач. Если отменяется встреча, мы больше не сидим в растерянности, думая за какое дело взяться теперь. Зная сколько времени у нас освободилось от отменившейся встречи, мы легко используем это время для выполнения другой приоритетной задачи. В этом нам поможет список задач. Мы больше не будем забывать важные дела и упускать мелочи, которые могут привести к серьезным последствиям.

Способность контролировать свое время и свою жизнь избавит  нас от ненужного стресса. Таким образом, можно утверждать, что планирование (тайм менеджмент) также является залогом физического и ментального здоровья современного человека.

Распредели свое время так, чтобы успеть пройти бесплатный 7-дневный курс «Профессия: Финансовый психолог и коуч» от онлайн-института прикладной психологии «ПРАКТИКА 2050». Получи сертификат и начинай зарабатывать на онлайн-консультациях!

Принципы тайм менеджмента

1.       Формулируйте свои цели и ставьте конкретные задачи

Определите глобальную цель, в направлении которой вы будете двигаться в ближайшее время. Проставьте себе смарт цели. Техника SMART позволит вам корректно сформулировать ваши цели и подзадачи, создав видение вашего проекта и обозначив вектор действий.

2.       Расставляйте приоритеты

Проанализируйте список целей и определите степень важности для каждой задачи. Вы также можете указать срочность выполнений каждого пункта. Возле каждой задачи можете поставить пункт «время», управление рабочими процессами требует точности.

3.       Составляйте план действий

Разработайте график выполнения задач, основываясь на имеющемся списке. Опирайтесь на приоритетность и срочность, которые вы проставили согласно предыдущему пункту. Помните, важные дела начинаем выполнять в первую очередь.

4.       Делегируйте

Определите какие задачи требуют действий конкретно от вас. Это зависит от сложности каждого конкретного пункта, а также от того какие экспертные знания и навыки требуются для его осуществления. Простые задачи стоит делегировать, чтобы не терять фокус от самых главных вещей.

5.       Оставляйте «окна» в вашем графике

Важно, чтобы ваше расписание оставалось гибким. Всегда есть вероятность возникновения непредвиденных ситуаций. Мы можем получить звонок, который отнимет много времени, или столкнемся с трудностью, которая потребует вовлечения других людей.

       Не перегружайте свой график

Не стоит забивать свое расписание «под завязку». Определите для себя комфортную скорость выполнения дел, чтобы поддерживать высокий уровень работоспособности. Не гонитесь за тем, чтобы перевыполнить план – ведь, это будет говорить о плохих навыках планирования.

7.       Корректируйте план в течение дня

Перенос задач на другой день – обычное дело. Это может происходить по ряду причин – задержка в поставках или перераспределение дел другими участниками проекта. Также, вы можете добавить какие-то непредвиденные задачи в цели текущего дня.

8.       Составляйте график с вечера

В конце каждого рабочего дня подводите итоге. Проверьте все ли было сделано, а какие задачи требуют доработки. Пропишите график на следующий день. Так, вы начнете новый рабочий день с четким видением, и с самого утра примитесь за важные дела. Это повысит вашу эффективность и работоспособность, фокусируя вас на день вперед.

Тайм менеджмент: методы управления временем

Существует много работающих методов, которые отвечают на задачи тайм менеджмента. Пробуйте разные и находите такие техники тайм менеджмента, которые будут эффективными именно для вас. Для разных проектов можете подобрать различные методы, которые будут удовлетворять конкретным требованиям и условиям.

Техника 1-3-5

Планируйте ровно 9 задач на каждый день. Разработчики этой методики установили, что за день можно достичь выполнить только одно большое дело, три средних и пять небольших задач. Эта техника отлично подходит для фиксированного рабочего времени. Правило 1-3-5 позволит не создавать завалы на работе, успевать все в срок и избежать лишнего переутомления.

«Правило трех»

Автор данного метода, Крис Бейли, подробно описал его в своей книге «Мой продуктивный день», в которой говорит о том, насколько важен грамотный тайм менеджмент для достижения успеха. Суть правила в том, что в начале каждого дня необходимо представить какие 3 задачи вы хотите выполнить к вечеру. Сфокусируйтесь на этих трех делах, не отвлекаясь на другие. Аналогично, используйте правило трех для более масштабных задач в начале каждой недели.

Метод 90/30

Исследователь из Йельского университета Перетз Лафи в своей работе The Enchanted World of Sleep определил, что 90 минут это самое оптимальное время, в течение которого возможно эффективно сосредоточиться на одной задаче. А полчаса вполне хватает среднему человеку для полноценного отдыха и расслабления.

Работайте по принципу «делу 90 минут, потехе – полчаса», а затем повторяйте цикл. Первые 90 минут вашего дня посвятите самой важной задаче, которая требует вашего внимания. Далее работайте по убыванию важности дел.

Pomodoro

«Метод помидора» был придуман для облегчения подготовки студентов к экзаменам. Он подходит для тех, кто быстро теряет концентрацию и легко отвлекается. Идея Pomodoro заключается в том, что вы ставите таймер на 25 минут и напряженно работаете. По истечению 25 минут вы берете 5-минутный отдых. Проведите четыре таких цикла, и дайте себе получасовой перерыв для отдыха. Начинайте заново.

Канбан

Это японский метод продуктивности. Он поможет вам отслеживать в реальном времени статус выполнения ваших запланированных на день дел. Канбан визуализирует рабочий процесс, разделяя дела, которые находятся на стадии выполнения, завершенные дела и задачи, которые вам еще предстоят.

Возьмите доску и стикеры. Разделите доску на три части, обозначьте каждую колонку следующим образом: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Теперь используйте стикеры, напишите ваши задачи на них и прикрепите все в столбец «Сделать». По мере выполнения дел, перемещайте стикеры в соответствующие колонки. Так, вы сможете контролировать ваши рабочие процессы и не упускать дела, так как они всегда будут у вас на виду красоваться на стикерах в первой и второй колонках.

В ходе работы проводите тайм менеджмент тест, чтобы определить наиболее подходящую вам технику управления временем. Не важно какой именно метод вы выберите. Вы даже можете разработать для себя свое собственное правило управления временем. Главное, чтобы была достигнута цель тайм менеджмента – эффективный рабочий процесс, позволяющий успешно выполнять задачи и достигать цели.

Применяете ли вы какие-либо техники управления временем? Расскажите в комментариях о ваших способах тайм менеджмента.

Мечтаете о финансовой независимости и увеличении заработка? Зарабатывайте, не выходя из дома! Бесплатный 7-дневный курс «Профессия — финансовый психолог и коуч» поможет вам проработать ваши финансовые установки и зарабатывать от 50 000 до 150 000 рублей в месяц на онлайн консультациях. Регистрируйтесь по ссылке, и получите сертификат о прохождении курса!