Способы представления расписания. Календарный график проекта Методологические основы работы с диаграммой Ганта

Планирование считается важной составляющей эффективного управления проектами. Календарный график, основной элемент планирования, визуально представляет временные рамки выполнения, последовательность, степень важности и другие характеристики работ.

Грамотно составленный календарный график позволяет эффективно планировать и реализовывать проект благодаря согласованности действий исполнителей, соблюдения сроков.

Основные виды календарных графиков

В зависимости от сферы применения и масштабности проектов выделяют следующие типы календарных графиков:

• Сводная таблица отображает очередность проектных задач сроки старта и завершения, продолжительность каждого этапа.
• Объектный график показывает сроки исполнения каждого этапа плана с разбивкой по дням или месяцам.
• Рабочий график подготавливается на небольшой срок в процессе реализации проекта, является элементом оперативного управления.
• Временные графики (почасовые или поминутные) как правило, подготавливаются разработчиками техкарт. Ориентированные на стандартные внешние факторы, такие графики в процессе реализации проекта требуют внесения многочисленных поправок.

Уровни календарных графиков

При календарном планировании применяется система распределения графиков по уровням. Обычно используют 4 уровня графиков. (project manager)

Календарный график 1-го уровня:

К первому уровню относятся общие, не детализированные планы проектов. Укрупненные планы разрабатываются в первую очередь при запуске нового проекта. Данные для графиков собираются при переговорах с заказчиком, зачастую у него есть свои ключевые показатели по датам проекта, этапности и конечной цели. Собрав эти данные можно сформировать общую дорожную карту. В нее вносятся только важные ключевые события. Дорожная карта актуализируется в зависимости и общей длительности проекта, если длительность вашего проекта пять лет, то график первого уровня достаточно актуализировать раз в год. Если в дорожной карте много ключевых вех, то необходимо определить период актуализации таким образом, чтобы в него попадало как минимум одно ключевое событие. Дорожная карта может разрабатываться как Заказчиком, так и Исполнителем, но в целом эта обязанность лежит на Заказчике.

Календарный график 2-го уровня:

После того как дорожная карта по проекту согласована и утверждена, наступает этап детализации до определенных этапов. В основном график второго уровня является приложением к договору между Заказчиком и Исполнителем. Разработка графика второго уровня также входит в обязанность Заказчика, и предоставляется на согласование Исполнителю, зачастую этапный график разрабатывает Исполнитель исходя из своих ресурсных возможностей. В плане второго уровня не нужна особая детализация, достаточно соблюсти последовательность реализации проекта и в целом определить объем работ по проекту. Актуализируется вместе с дорожной картой.

Календарный график 3-го уровня:

После заключения договора Исполнитель готовит детализированный график работ по проекту с более детальным описанием работ внутри этапа. Т.е. общие этапы графика второго уровня детализируются по виду работ. Длительность работ от 2-х недель до месяца, в зависимости от общей продолжительности проекта. Если план меньше года, то на этом детализация заканчивается. Хотя все зависит от договоренностей с Заказчиком.

Календарный график 4-го уровня

Обозначается как недельно-суточное планирование. Актуализация плана каждый день, два, неделю, в зависимости от потребностей контроля. Самый трудоемкий, затратный и точный метод контроля за проектом. Актуализированная информация из графика четвертого уровня поднимается вверх по иерархии, и на основании этой информации проводится актуализация всех верхних графиков. Изменения на этом уровне могут привести к пересчету сроков всего плана и к пересогласованию сроков реализации вплоть до дорожной карты.

Порядок разработки календарного графика

Создание календарного графика содержит следующие этапы:

• Подготовка подробного перечня всех необходимых задач по проекту, определение их объемов.
• Разработка СДР, то есть визуальное представление плана в форме иерархичных взаимосвязанных блоков.
• Выбор используемых в реализации плана методик, технологий. Расчет трудоемкости выполнения задач проекта.
• Определение состава проектных групп. Разработка сетевого графика, наглядно представляющего последовательность выполнения всех задач.
• Подготовка данных по продолжительности и возможности параллельного ведения работ – разработка диаграммы Ганта.
• Сопоставление расчетной длительности выполнения работ с нормативной, внесение соответствующих корректировок.
• Разработка графиков потребности в ресурсах (в персонале, оборудовании, материалах).
• Расчет трудозатрат.

Обычно календарный график разрабатывает менеджер проекта, при необходимости консультирующийся с задействованными экспертами.

Программное обеспечение для подготовки календарного графика

Использование специальных программ позволяет оперативно реагировать на отклонения, возникающие в ходе реализации проектов.

Одним из самых популярных универсальных инструментов проектного календарного планирования выступает программа Microsoft Project. Использование MS Project позволяет построить Диаграмму Ганта, закрепить за задачами требующиеся ресурсы, определить временные рамки выполнения проекта и его бюджет. График, выполненный в Project, визуально отображает загруженность персонала определенными задачами.

Программный продукт для разработки календарных графиков Primavera применяется в основном в крупномасштабных проектах с повышенной сложностью, в частности, в машиностроительной и строительной отраслях.

Вакансия: Персональный ассистент

Зарплата от 25000 до 100000 р.

Наша компания ищет человека на должность персонального ассистента Президента.

Пол не имеет значения.

Перед откликом обязательно внимательно и досконально ознакомиться с сайтом Компании - особенно разделы F.A.Q. и Карьера.

Требования:
Высокая работоспособность.
Уравновешенность и сообразительность;
БЕЗУДЕРЖНОЕ! Стремление к личностному и профессиональному росту;
Высокая обучаемость;
Обязательно опыт работы Ассистентом первого лица компании;
Ответственность;
Терпеливость, настойчивость, дисциплинированность и дотошная исполнительность;
Стрессоустойчивость, цепкость и хваткость;
Развитые коммуникативные навыки (в т.ч. ОБЯЗАТЕЛЬНО грамотная устная и письменная речь);
Знание делового этикета;
Свободный! английский язык – крайне желательно.
ПК (MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS Power Point, MS Access, MS Visio на уровне опытного пользователя);
Искренность;
Интеллигентность, деликатность, доброжелательность. Дипломатичность;
Умение четко расставлять приоритеты и твердо удерживать свою позицию;
Уже наработанная привычка работать без авралов, т.е. систематически, регулярно, настойчиво и последовательно.
Умение думать самостоятельно;
Умение многое понимать без слов.

Специальные требования:
Вера в мечту;
Чувство стиля;
Чувство юмора;
Умение "держать удар".

Условия:
Работа только НА РЕЗУЛЬТАТ.
Удалённо, из дома, самостоятельно и автономно + выезды на встречи вместе с руководителем и командировки.
Рабочий день ненормированный. Необходимо быть полностью на связи (почта, телефон, скайп) 24 часа в сутки 7 дней в неделю 365 дней в году. Понятия "выходной день по календарю" или "государственный праздник" ОТСУТСТВУЮТ как факт. Выходные - в зависимости от срочности задач.
Отпуск 2-3 раза в год.
Рост дохода на этой позиции абсолютно в Ваших руках.

Содержание работы:
Всё, что должно быть сделано. При этом неизвестно, что нужно будет уметь делать завтра. Эта работа заключается в том, чтобы экономить время руководителя и влиять на эффективность управления Компанией.
Оплата: Ставка плюс процент. Всё просто – если с Вашим появлением в жизни руководителя ненужные вопросы будут исчезать, то и Ваша жизнь автоматически будет улучшаться. Эта должность - вовсе не подарок судьбы. Это иногда довольно тяжелый и утомительный, немного рутинный и каждодневный труд. При этом нас не интересует мнение. Результат – это единственное, что нас интересует. На этой должности расслабиться не получится. Но и напрягаться не стоит. Надо спокойно, методично и результативно делать своё дело. Приносить себя в жертву или добровольное рабство тоже не нужно. Надо просто делать своё дело. Легко, непринужденно и только на результат. У Вас будут показатели эффективности деятельности.
ВАЖНО: спустя полгода-год работы приходит накопившаяся усталость от работы. Это тот опасный период, когда вдруг проявляются гордость за ранее достигнутые результаты, жалость к себе и желание похвалы: «Я не успеваю, у меня много работы», «Это не входит в мои обязанности», «Я и так столько всего делаю» и т.д. и т.п. Так вот. Никакие ранее достигнутые результаты и бывшие заслуги в расчет НЕ ПРИНИМАЮТСЯ. Компромиссов и поблажек не будет - они губят в равной степени обоих: тех, кто их представляет и тех, кто ими пользуется. Отказ от выполнения задачи автоматически ведет к разрыву. Если Вы не уверены, что Вам это надо или хоть немного сомневаетесь - не стоит и пробовать. Если есть желание работать и тщательно, результативно делать своё дело – тогда эта работа вероятно именно для Вас.

Наверняка, у каждого из вас есть уже свой проект, или идея, которую вы готовы реализовать. Если нет, то на первом этапе занятия лучше организоваться в небольшие группы и ответьте на ряд вопросов по методу «Качели времени». Данный метод позволит вам дать основные советы с чего можно начать, реализуя свою идею.

На следующем этапе попробуйте смоделировать свое будущее, и ответить на ряд вопросов, фиксируя свои ответы. После того, как вы ответите на все вопросы, вы вернетесь в настоящее, где проанализируете свои ответы из будущего, определяя шаги к его созданию прямо сейчас.

«Качели времени» реализованного проекта:

1. Что было до реализации вашего проекта (идеи), что вас не устраивало?
2. Какие изменения произошли с объектами вашей деятельности?
3. Опишите вашего идеального благополучателя.
4. Напишите отзыв человека, который доволен вашим проектом.
5. Представьте, что статьи о вашем проекте выходят в различных СМИ? Как будет называться заголовок такой новости?
6. Благодаря кому проект реализован быстро и экономно?
7. Как вы сделали ваш проект популярным?
8. Кого и как вы отблагодарили?

После того, как ответили на вопрос «качелей», и «в настоящем» получили ключ к вопросам, вы осознаете, что все начинается именно сейчас, что будущее зависит от того, что вы предпринимаете сегодня.

1. Актуальность
2. Цель проекта
3. Целевая аудитория проекта
4. Добейтесь отзыва от любимого человека, включив и его в свой проект
5. «Идти через слова!» Не забывайте о грамотной и яркой презентации вашего проекта. Напишите статьи, которые будут отражать ваши результаты. Это будет вас мотивировать для реализации ваших идей.
6. Необходимы вам связи для реализации проекта
7. Идеи для вашего медиаплана
8. Ваша команда

Основная часть.

Проект - это ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.

Все ли понимают зачем управлять проектом? Может ли проект осуществляться самостоятельно? Запишите ключевые ответы, исходя из которых формулируется понятие «управление проектами».

Управление проектами - деятельность, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.

Этапы управления проектом:

• Инициация
• Планирование
• Исполнение
• Мониторинг и контроль
• Завершение

Основные термины для работы в рамках учебного курса:

Стоимость (издержки, затраты). В наиболее простом виде издержки – это количество потраченных на его реализацию ресурсов.

Сроки (время) – временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта.

Риски – это неопределенные события или условия, которые в случае реализации имеют позитивное или негативное влияние, по меньшей мере, на одну из основных областей проекта, например содержание, сроки или стоимость.

Для компактного описания ситуации, в рамках которой предстоит разрабатывать и реализовывать конкретный проект, можно использовать такой метод, как SWOT-анализ. Название метода образовано от первых букв английских терминов: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities), угрозы (threats). Этот метод позволяет проанализировать проект с позиции каждой из четырех указанных выше сторон, что дает полное представление о ситуации и рисках проекта.

Практическое задание.

Участники учебного курса получают карточки с уже разработанным SWOT-анализом какого-либо проекта. Задача - проанализировать, в какой ситуации находится проект, жизнеспособен ли он, и презентовать всем участникам процесса. Время на выполнение задания: 4 минуты. Время на презентацию: 4 минуты.

Шаги по разработке календарного плана-графика проекта

Календарный план-график проекта – это документ, в котором определены плановые даты начала и завершения всего проекта, пакетов работ и операций проекта. Календарный план-график используется для того, чтобы по нему оценивать прогресс исполнения проекта.

Наиболее распространенными формами представления информации о календарных сроках проекта является сетевой план-график и диаграмма Ганта.

Сетевой план-график проекта

Схематическое отображение хронологической последовательности выполнения запланированных действий и их сроков называется сетевым план-графиком проекта.

На рисунке представлен сетевой план- график, он всегда создается слева направо. На графике логические взаимосвязи показаны стрелками, а действия - прямоугольниками.

На сетевом графике выделяется так называемый критический путь, которому соответствует самая продолжительная последовательная цепочка операций проекта (действий) (на рисунке критический путь выделен прямоугольниками красного цвета).

Задержка выполнения операций, находящихся на критическом пути, приведет к удлинению длительности проекта.

Диаграмма Ганта

К числу наиболее распространенных форм наглядного представления расписания проекта относится так называемая «ленточная диаграмма», или диаграмма Ганта.

По внешнему виду диаграмма Ганта представляет собой размещенный в прямоугольной системе координат набор полос («лент»), местоположение и длина которых соответствуют временным параметрам отдельных элементов (фаз, пакетов работ, операций).

Общий вид диаграммы Ганта представлен на рисунке.

Практическое упражнение. Закрепление знаний.

Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект. Вначале набирается команда проекта в соответствии с планом проекта, проводится инструктаж, запуск работы. В ходе выполнения работ, запланированных в плане проекта, идет отладка командного взаимодействия, реализуются меры по устранению недопустимого отклонения от плановых показателей. Главным при исполнении проекта становится эффективное достижение намеченных целей.

Это означает, что практические шаги, согласно утвержденному плану, должны обеспечить достижение в установленные сроки качественных результатов за счет использования выделенных ресурсов.

Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о досрочном завершении проекта.

Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта. Отдельной частью завершающего этапа может стать обобщение и описание накопленного опыта. Главная часть успешного завершения проекта - передача произведенного продукта (услуги) тому пользователю, которому он и предназначался.

Подумайте и запишите, в чем может заключаться социальная или иная выгода Вашего проекта? Почему Вы считаете, что продукт проекта будет востребован?

Формула успеха проекта:

Успех проекта = Успех управления проектом + Востребованный продукт проекта

Формула провала проекта:

Провал проекта = Неудачные планы + Никому не нужный продукт проекта

Практическая работа № 1.1

ЦЕЛЬ: формирование общих представлений о работе с программой MS Project.

В ходе выполнения этой работы Вы должны научиться:

· создавать, удалять, перемещать задачи; создавать, изменять, удалять связи между задачами;

· изменять продолжительность и даты начала задач с помощью мыши;

· создавать составные задачи; создавать и назначать ресурсы;

· управлять структурой представления данных в таблицах разных представлений.

Введение

Проект состоит из задач, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы -материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

Задачи могут объединяться в группы или фазы, и задача, объединяющая другие, называется суммарной (родительской).

Задача характеризуется длительностью, то есть временем необходимым на ее выполнение. Задачи с нулевой длительностью называются вехами. Вехи используются для обозначения важного события в календарном плане, например, завершения крупного этапа.

Кроме того задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами или стоимостью, необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга.

Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.

Порядок выполнения работы

Запустите программу Microsoft Project. Для создания готового учебного проекта, на основе имеющихся шаблонов воспользуйтесь командой Файл - Создать... , затем в области задач на панели Создание проекта в разделе Создание с помощью шаблона - Общие шаблоны выберите проект Новое предприятие. Сохраните файл в своей рабочей папке. Закройте панель Создание проекта.

Не забывайте сохранять файл по ходу выполнения заданий работы!

1. В левой части окна MS Project расположена Панель представлений,
содержащая значки, щелкая по которым, можно быстро переключаться между
различными представлениями. По умолчанию активным является представление
Диаграмма Гантта. Для отключения/включения панели представлений
используйте Вид - Панель представлений.

Ознакомьтесь со структурой и назначением основных представлений. С помощью кнопки Другие представления... переключитесь в представления Форма задач. Форма ресурсов. Лист задач. Вернитесь к виду Диаграмма Гантта.

2. Проект Новое предприятие имеет сложную структуру задач с
многоуровневой иерархией. Для управления отображением структур ы задач
используйте кнопки «Показать подзадачи» и «Скрыть подзадачи»
панели инструментов или пункт меню Проект - Структура А.

С помощью команды Проект - Структура - Показать перейдите к режиму отображения задач второго уровня.

3. Отображением задач на диаграмме Гантта также можно управлять. С
помощью команды меню Вид - Масштаб выберите такой масштаб диаграммы
Гантта, чтобы в окне отображался весь проект, а затем, выделив задачу Этап 2,
только выбранная задача. Проследите, как изменяется временной масштаб
диаграммы Гантта.

Для управления временным масштабом диаграммы Гантта используется также команда меню Формат - Шкала времени или двойной щелчок мыши в области временной шкалы, расположенной в верхней части окна диаграммы Гантта. Диалоговое окно Шкала времени позволяет устанавливать количество уровней временной шкалы, изменять единицы измерений каждого уровня шкалы, а также вид надписей на временной шкале.

Установите удобный для вас временной масштаб диаграммы Гантта.

4. С помощью команды Проект - Структура - Показать перейдите к режиму
отображения задач первого уровня. Откройте содержание задачи Этап 3 -

Планирование деятельности - Разработка подробного бизнес-плана на 5 лет. Добавьте перед задачей Перечисление исходных положений задачу Составление резюме проекта длительностью 4 часа.

Для этого щелкните мышью на строке задачи Перечисление исходных положений, нажмите клавишу Insert на клавиатуре и внесите в таблицу данные о названии и длительности добавляемой задачи. При добавлении задачи таким способом MS Project автоматически встраивает новую задачу в цепочку последовательных связей. Чтобы убедиться в этом установите курсор мыши на задачу Составление резюме проекта, выполните команду меню Проект -Сведения о задаче. В открывшемся окне Сведения о задаче перейдите во вкладку Предшественники и проверьте, что в качестве предшествующей указана задача Описание представления и перспективы. Информацию о связи между задачами можно получить и с помощью непосредственно диаграммы Гантта, расположенной в правой части экрана. Подведите курсор мыши к стрелке, отображающей связь между задачами, и прочтите информацию о характеристике связи.

5. Резюме проекта, как правило, пишется уже после того, как составлен весь
план. Поэтому перенесите задачу Составление резюме проекта таким образом,
чтобы она начиналась только после окончания задачи Описание рисков и
перспектив.

Для этого необходимо выделить задачу Составление резюме проекта и выполнить команду меню Правка - Вырезать задачу. После чего выделить задачу Публикация бизнес-плана и выполнить команду Правка - Вставить. Проверьте правильность установленной связи.

Перенесите задачи Разработка стратегии сбыта и маркетинга и Разработка структуры распространения таким образом, чтобы они предшествовали задаче Выработка стратегии ценообразования.

6. Для удаления связей между задачами в MS Project предусмотрено несколько
возможностей.

6.1. Откройте окно, сведения о задаче Разработка плана начала деятельности и убедитесь, что на вкладке Предшественники указана задача Определение требований лицензирования, тип связи «окончание - начало», запаздывание - О дней. Выделите задачу и выполните команду Правка - Разорвать связи задач или нажмите аналогичную кнопку на панели инструментов. При этом задача Разработка плана начала деятельности будет полностью удалена из последовательной цепочки связанных задач и дата ее начала переместится к началу проекта. Отмените удаление связи или заново установите связь между задачами.

6.2. Выделите задачу Определение требований лицензирования и перейдите во вкладку Предшественники окна сведений об этой задаче. Щелкните мышью на