Правильное заполнение графика отпусков пример. Как составлять график отпусков – возможные ошибки и их решение. Значение графика отпусков для фирмы и работника

График отпусков на 2020 год - образец можно изучить и скачать в разделе Бланки в начале статьи. Этот документ является обязательным к составлению в целях фиксации информации о периодах ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год. Порядок и сроки оформления и утверждения графика отпусков подробно изложены в настоящей статье.

Обязательно ли составлять график отпусков

Закрепив указанную выше норму, законодатель ставил перед собой цель лишить возможности недобросовестных работодателей оспаривать период временного освобождения от работы для отдыха своих подчиненных.

График подвергается своевременному заверению, следовательно, время убытия и последовательность ухода сотрудников в отпуск, отраженные в документе, представляются неукоснительными для всех сторон. Однако при появлении споров во внимание надлежит брать такое обстоятельство: график отпусков как нормативный документ приобретает юридическую силу непосредственно с момента его утверждения директором компании.

График на следующий год: нюансы составления

Перед процедурой утверждения графика отпусков директору компании стоит учесть положения, предписанные ст. 123 ТК РФ, к которым относятся:

Вследствие того, что утверждению подлежит уже готовый документ, процедуре составления итогового графика предшествуют сбор и анализ сведений по каждому структурному подразделению, беседы с сотрудниками и пр., инициируемые, как правило, соответствующим указанием работодателя.

Включению в график подлежат следующие типы оплачиваемых отпусков:

ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
дополнительный (ст. 116 ТК РФ);
нереализованный в предыдущем периоде;
при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).

После утверждения графика в него могут вноситься коррективы (по причине отзыва или переноса отпуска работником) или дополнительная информация (сведения о вновь принятых в текущем году сотрудниках).

Основные критерии разработки графика

При разработке графика следует учитывать следующие факторы, влияющие на определение очередности предоставления работникам отпусков:

Пожелания сотрудников. К наиболее благоприятным условиям для отдыха в нашей стране следует относить период с июня по сентябрь включительно. За счет того, что преимущественное количество пожеланий отражает именно этот временной промежуток, ответственным лицам необходимо учитывать положения действующего законодательства, продолжительность отпусков и льготы каждого работника, а также специфику трудовой деятельности организации.
Действующее законодательство, а именно положения, касающиеся установления трудового стажа.
Очередность предоставления отпусков. Определение этой важной составляющей обязывает работника кадровой службы составлять перечень сотрудников, имеющих право преимущественного выбора времени отдыха. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ.
Продолжительность отпусков. Этот показатель формируется на основе выслуги лет и особенностей трудовых функций по каждому сотруднику.
Оптимальное распределение отпусков. Для эффективной работы компании важно отслеживать количество персонала, находящегося в отпуске одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке графика — нахождение в отпуске единовременно не более 30% от общей численности личного состава.
Специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.

Как распределять отпуск работникам, не имеющим преимущественного права выбора

При значительной численности персонала, обладающего правом выбора периода отдыха, у остальных сотрудников отсутствует возможность выбрать наиболее подходящий для себя временной интервал. В такой ситуации для данной категории «нельготников» целесообразно самостоятельно устанавливать очередность убытия, например, чередовать время отдыха летом раз в два года или предусматривать предоставление отпуска по составным отрезкам.

Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно

В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.

В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.

Не знаете свои права?

Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:

По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.
В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.
Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.
Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.
Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.

Форма графика

Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Представленные в разделе Бланки в начале статьи бланк и образец содержат графы для отражения надлежащей информации.

Обязательными реквизитами графика отпусков являются дата составления документа и подпись работодателя об утверждении. Исходя из этого, необходимость дополнительного закрепления исследуемого нормативного акта отсутствует. Однако в ряде организаций действующие системы документооборота четко регламентируют данную процедуру, предусматривая обязательное издание отдельного приказа. Как правило, целесообразность такого распорядительного документа оправдывается в случае отражения в нем каких-либо сведений, касающихся исполнения графика, например закрепление ответственных лиц, на которых возлагается контроль за его соблюдением.

Когда должен быть утвержден график отпусков на очередной год: в какой срок, не позднее чем за какой период

С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такового) график отпусков должен быть утвержден не позднее 2 недель до начала календарного года. То есть график отпусков на 2020 год должен быть закреплен не позднее 16.12.2019 года.

Как утверждается и подписывается ежегодный график отпусков работников. Утверждение приказом руководителя и другими способами

После соблюдения всех необходимых процедур готовый график отпусков подлежит утверждению первым руководителем организации или другим сотрудником, на которого такое право возложено на основании соответствующего приказа или доверенности.

Способы утверждения графика отпусков руководителем организации:

утверждающая резолюция на самом графике (фактическое проставление утверждающей подписи и дополнительные распоряжения руководителя относительно исполнения графика отпусков);
издание приказа (характерно для крупных предприятий; наряду с утверждением графика издается дополнительный приказ организации, в котором отражается закрепление ответственных исполнителей документа, выделение денежных средств на отпуска и пр.).

В таком случае важно учитывать, что дата издания распорядительного документа, как и дата утверждения, должна укладываться во временные ограничения, установленные ст. 123 ТК РФ. При этом действующим законодательством проставление печати, заверяющей подпись работодателя на графике, не зафиксировано.

Образец заполнения графика отпусков на 2020 год можно скачать по ссылке ниже.

Часто встречающиеся ошибки

Из наиболее распространенных просчетов при составлении графика отпусков можно выделить:

Отсутствие графика как такового, то есть предоставление времени отдыха исключительно по заявлению работников без составления и утверждения графика отпусков (утвержденный график отпусков — обязательный документ в любой организации).
Нарушение сроков утверждения графика (позднее чем за 2 недели до начала календарного года, в противоречие ст. 123 ТК РФ).
Несвоевременное извещение о начале отпуска и невыплата (просрочка выплаты) отпускных (в случае пропуска срока уведомления о начале отпуска или невыплате отпускных руководитель обязан перенести время отдыха работника по его заявлению на другой период, как того требует ст. 124 ТК РФ).
Игнорирование требования ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой при дроблении отпуска хотя бы одна его часть не может быть менее 14 дней.
Отсутствие при составлении графика учета пожеланий работников, а также несоблюдение прав некоторых категорий сотрудников, обладающих преференциями в виде возможности выбора любого времени отпуска и т. д.

Подобные нарушения закона подпадают под действие ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 до 50 тыс.руб для юрлиц), а также могут повлечь подачу работником жалобы с перспективой судебного разбирательства. В свою очередь, судебный порядок разрешения трудовых споров предполагает затребование от работодателя соответствующей документации. В случае с отпусками таковой является график отпусков, расписки сотрудников, подтверждающие своевременное оповещение их о начале отдыха, заявления работников и т. д.

В этой связи при приеме от начальников структурных единиц проектов графиков отпусков следует обезопасить себя тем, чтобы пожелания сотрудников были оформлены в письменном виде и подтверждены подписями. Если по каким-либо причинам мнения работников не учтены, то необходимо потребовать от них письменное подтверждение того, что они не имеют возражений по предложенным им периодам для отдыха, например на этапе ознакомления с утвержденным графиком. Кроме того, в крупных организациях целесообразно назначить отдельного специалиста ответственным за составление графика отпусков и контроль за соблюдением норм закона этой сферы.

Возможно ли внесение корректировок в составленный график

Внесение любых корректировок в график отпусков возможно лишь при согласии на это каждой из сторон.

Используя при разработке итогового документа унифицированную форму № Т-7, важно учитывать, что фиксация переносов времени отдыха в утвержденном календарном году должна выполняться в графах 7-9. Однако, если переносы отпусков производятся на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ (когда при согласии работника возможен перенос отпуска на следующий рабочий год) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв работника), отметки об этом делаются в графе 10.

По кругу лиц, устроенных на работу после процедуры согласования и утверждения итогового документа на текущий год, практикой определено 2 способа внесения изменений:

поправки в действующий график (на основании соответствующих приказов руководителя организации);
разработка и утверждение приложения, приобщаемого к первоначальному графику.

Разработка и утверждение графика отпусков — обязательные процедуры в любой организации. Относительно издания и своевременного утверждения графика отпусков ТК РФ строго закрепляет данную обязанность руководителя в ст. 123 ТК РФ.

За нарушения предписанных норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно ч. 1 указанной статьи представленные нарушения влекут предупреждение или наложение штрафа на работодателя, ведущего трудовую деятельность без оформления юридического лица в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Рассмотрим, как правильно составить, заполнить и утвердить график отпусков по новым правилам. В статье вы также найдете образец и бланк этого документа на 2019 год, которые можно скачать в формате excel.

Внимание! Мы подготовили документы, которые помогут вам составить график отпусков на 2019 год. Скачивайте бесплатно:

График отпусков - это документ, который обязан утвердить каждый работодатель. Организация или ИП, неважно. Программа БухСофт заполняет его автоматически на официальном и актуальном бланке. Вам нужно лишь скачать, распечатать и подписать документ. Попробуйте бесплатно:

Скачать график отпусков

Трудовое законодательство предусматривает для работодателей обязанность ежегодно составлять график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Документ нужно подготовить не позднее, чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.

Значение графика отпусков для фирмы и работника

Документ представляет собой локальный нормативный акт, который устанавливает очередность по выходу персонала в ежегодный оплачиваемый отпуск . Он содержит информацию об отпускных периодах с помесячной разбивкой.

График отпусков позволяет компании заранее известить своих работников о времени начала отпуска. Извещение делают под роспись не позже, чем за две недели до начала отдыха.

Кроме того, с помощью документа фирма может:

вовремя выплатить работнику отпускные (не менее чем за три дня до начала отпуска);
найти замену работника на время его отсутствия;
проконтролировать соблюдение отпускных сроков и неиспользованные дни отпуска.

Неиспользованные в предыдущие периоды дни учитывают при составлении нового графика. Сотрудник вправе использовать накопившиеся неиспользованные дни, согласовав время отдыха с руководством.

Руководители и кадровики в некоторых компаниях до сих пор не считают нужным составлять графики отпусков либо относятся к процессу формально. Но по этому вопросу существуют жёсткие требования законодательства, есть потребность в графике у сотрудников отдела кадров, да и управление персоналом с этим распоряжением становится проще. Разберёмся, как грамотно, учитывая все нюансы, составить график очерёдности выхода в отпуск трудящихся, как скорректировать его, внести дополнения.

Обязательно ли делать график отпусков

Обратимся за решением вопроса к определённым разделам трудового права. Так, статья 122 ТК РФ регламентирует, что трудящийся обязан ежегодно отдыхать в течение двадцати восьми дней за каждый отработанный на предприятии год (с момента его трудоустройства). Единственное, что может ограничить человека в этом праве - это работа в компании менее шести месяцев.

Следующая статья кодекса напрямую связана с подготовкой и утверждением графика по отпускным периодам для всех сотрудников компании. Статья 123 ТК РФ указывает, что все служащие должны уходить в отпуска строго по определённой очерёдности, которая как раз и устанавливается в соответствующем документе.

График отпусков - распоряжение, обязательное для исполнения как нанимателем, так и сотрудником. Вышеуказанная статья строго регулирует срок, в который распоряжение утверждается руководством организации - за 2 рабочих недели до окончания года. Соответственно, график на 2019 год должен быть подготовлен и ратифицирован до 17 декабря 2018 года. Свёрстано это распоряжение должно быть в начале декабря.

Нужно принимать во внимание ещё один момент: если в компании работает профсоюзная организация, то график по отпускам должен быть утверждён с учётом её мнения. Отметим, что скоординированный и утверждённый документ, где для каждого трудящегося организации определены конкретные даты отпуска, должен быть у каждого работодателя. Этот закон един для всех.

Исключение предоставлено микропредприятиям, которые с 2017 года имеют право не использовать в работе график отпусков. Стоит напомнить, что к микробизнесу по классификации причисляются частные предприятия, причём штат ИП не должен превышать 15 человек.

Уход в отпуск по графику выгоден и сотруднику, и работодателю

Для чего нужен график отпусков

Наличие графика обеспечит компании ряд весомых преимуществ, которые зключаются в:

Выполнении формальных требований контролирующих органов. Не соблюдая законодательство, работодатель рискует попасть на штрафы (30–50 тыс. руб. для юрлиц, 1–5 тыс. руб. для ИП).
Систематизации рабочего процесса на предприятии. Подготовив такой документ, компания отчасти страхует себя от несанкционированных уходов в отпуск. Так как работник не имеет права нарушать по своей воле установленную очерёдность (за несколькими исключениями по определённым категориям служащих). И сотрудник, и наниматель должны понимать, что для изменения запланированного в распоряжении отпускного периода нужны серьёзные причины. Когда же человек просто отказывается идти отдыхать по установленной очерёдности, наниматель имеет право оценить этот шаг как нарушение трудовой дисциплины со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Упрощении текущего контроля, а также планирования отпускных компенсаций работникам. Поскольку человек должен получить отпускные не позднее чем за 3 дня до выхода в отпуск (статья 136 ТК РФ), годовой график поможет сделать всё своевременно. Кроме того, организация может в спокойном режиме подготовить и уведомить сотрудника, который будет заменять отдыхающего работника.
Возможности чётко отслеживать количество отпусков и отгулянных работником дней, владеть информацией о переносах неиспользованного отпуска и т. п., а также не собирать с сотрудников заявления о предоставлении отпуска.

Отслеживая график отпусков, наниматель обязан за 14 дней до наступления отпускного периода у сотрудника в письменном виде уведомить его. Это требование регулируется частью 3 статьи 123 ТК РФ. Работник должен завизировать уведомление, даже если он не хочет идти отдыхать в срок, установленный в графике. Законодательство позволяет перенести отпуск только при условии согласия обеих сторон трудовых отношений. Когда кадровая служба не предупредила работника о предстоящем отпуске, он может потребовать сдвинуть отпускной период на количество дней просроченного уведомления. Это установлено в статье 124 ТК РФ. И работодатель не имеет права препятствовать этому.

После согласования графика работодатель не имеет права вносить коррективы в документ в одностороннем порядке. Это можно сделать только при согласии сотрудника. И то в случае, если прошлогодний отпуск уже был отгулян работником.

Все моменты, отражённые в графике отпусков, жёстко контролируются инспекцией, регулирующей трудовые взаимоотношения. Когда правомочность действий нанимателя в отношении соблюдения очерёдности в отпусках на предприятии вызывает подозрения, нужно ждать официальную комиссию. В первую очередь будет проверено, как ведётся график отпусков (и ведётся ли документ), существуют ли в кадровом документообороте надлежащие приказы, нарушались ли права работников по этому вопросу.

Если факты срывов графика будут подтверждены, руководство ответит по статье 5.27 КоАП РФ . И только штрафом здесь не отделаться. Регулятор, опираясь на нормы законодательства, обяжет нерадивого работодателя немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которым время отдыха должно было быть представлено по графику. Если работодатель не нарушал прав своих сотрудников, напротив, они ходят в отпуска ранее графика и все довольны, санкций не последует.

В ходе проверки, осуществляемой специалистами Трудовой инспекции, вопрос о соблюдении графика отпусков возникнет обязательно

Нюансы, которые нужно учитывать

При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).

Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, - льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения. Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:

несовершеннолетние (статья 267 ТК РФ);
беременные работницы до ухода их в декрет, а также сразу после него (статья 260 ТК РФ);
совместители - им работодатель должен дать отпуск в то время, когда они идут отдыхать с основного места работы (статья 286 ТК РФ);
работники, усыновившие малыша до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ);
мужья, у которых супруга находится в декрете (статья 123 ТК РФ);
родители, у которых несовершеннолетний ребёнок поступает в колледж или вуз, находящийся в другой местности. И отпуск при этом берётся, чтобы сопроводить абитуриента (статья 322 ТК РФ);
лица, получившие инвалидность при выполнении воинского долга, и ветераны;
жёны военнослужащих - этой категории отпуск положен одномоментно с отпуском мужей (статья 11 закона № 76-ФЗ);
почётные доноры РФ (статья 23 закона № 125-ФЗ);
чернобыльцы и лица, подвергшиеся облучению при ликвидации аналогичных катастроф.

В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.

Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:

попросить поставить визу на обратной стороне утверждённого графика;
завести отдельный регистр, в котором фиксировать процедуры ознакомления служащих с основными внутренними документами компании, куда внести и график отпусков.

Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск

Правильно составляем график отпусков

Оптимальный вариант при подготовке графика - воспользоваться унифицированной формой № Т-7 . Да, законодательство не обязывает применять этот шаблон при оформлении графика, можно разработать бланк и самостоятельно (главное, чтобы он был). Но зачем изобретать велосипед, если есть удобный универсальный документ, который используется практически всеми работодателями с момента его утверждения Госкомстатом РФ под номером 1 в январе 2004 года.

В графике отпусков должны быть отражены:

Перечень всех работников, с которыми у предприятия заключены трудовые контракты.
Количество дней отпуска по каждому сотруднику. Здесь нужно суммировать все положенные работнику виды отпусков: основной, неотгулянный за предыдущий период, дополнительный, удлинённый. А также и те, которые утверждены внутренними локальными актами или коллективным договором.
Месяц, дата начала отпуска - нормативные документы не регламентируют, чтобы в блоке была указана конкретная дата, но в этом варианте сотрудник обязан писать заявление, где будет указан точный день. Если же дата проставлена, этого делать не придётся. Если в графике кадровики используют только месяц (без даты), рекомендуется закрепить локальным документом (к примеру, «Положением об отпусках») требование к работнику предоставлять заявление в отдел кадров не позднее 14 дней до даты отпуска. В этом случае наниматель будет иметь возможность, во-первых, должным образом уведомить служащего, а во-вторых, спокойно, без авралов подготовить приказ, насчитать и выплатить положенную компенсацию.
Деление отпускного периода на части. Отказ работодателя согласовать минимально гарантированный трудовым правом непрерывный отпуск, равный четырнадцати дням, а также принуждение к делению периода отдыха на несколько частей или требования написать заявление на предоставление отпускных дней в выходные являются неправомочными. Поэтому лучше подстраховаться и, если в графике не стоит конкретное деление на несколько частей, добиться подписи сотрудника о том, что он согласен на дробление отпускного периода.

Кроме того, из общих данных в документе должны быть отмечены:

полное название организации (как в учредительных документах);
номер (первый или корректировочный);
год, на который составляется график;
блок «Утверждаю» с указанием, кто и в какую дату согласовал документ.

По горизонтали/по каждому сотруднику должны быть проставлены:

Видео: как составить график отпусков

Алгоритм утверждения графика

Издавать отдельный приказ, который утверждал бы график отпусков, не нужно. Это обусловлено тем, что виза руководителя юрлица или предпринимателя, ратифицирующая документ, проставляется непосредственно на графике.

Но в целях подготовки к разработке такого графика директор компании может:

Выпустить распоряжение, обязывающее начальников структурных подразделений подготовить и направить в отдел кадров информацию об отпусках подчинённых, чтобы оперативно подготовить сводный график отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков - необязательный документ
Согласовать подготовленный график профсоюзным органом (если он есть на предприятии).
Утвердить документ путём подписания бумаги руководителем компании.
При визировании графика должна стоять дата утверждения, и датироваться документ должен не позднее 17 декабря

После этого с графиком нужно ознакомить всех работников, причины и необходимость этого шага уже упоминались выше.

Собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков можно как на отдельном листе, так и прямо на оборотной стороне документа

Изменение в графике отпусков

В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5-7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.

Рассмотрим самые распространённые:

До начала отпуска или во время него работник берёт больничный лист. В этом случае наниматель должен перенести отпуск сотрудника на другое время. Рекомендации экспертов гласят, что нужно в обязательном порядке отразить перенос отпуска, используя документально оформленные основания, к примеру, заявление сотрудника.
Работодатель вынужден отозвать сотрудника по производственной необходимости. Здесь понадобится не только согласие человека на отрыв от отдыха, но и соответствующий приказ об отзыве. Есть категории работников, которых ни при каких обстоятельствах нельзя отозвать из отпуска, даже в случае, когда сотрудник и сам не отказывается от выхода на рабочее место. К таким категориям причисляются, например, беременные сотрудницы.
Когда человек меняет отражённый в графике полный период (28 дней) на части. Тогда нужно зафиксировать в графике данные о разделе отпуска на несколько частей. Основаниями здесь могут быть также 2 документа: заявление от сотрудника, где он просит дать ему не полный период отдыха, а также приказ о согласовании определённой части, что должно быть отражено в графике отпусков. Главное - не нарушить требования ТК РФ, регулирующие момент, что хотя бы одна часть отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней.
Вносятся корректировки в график и когда человек хочет взять отпуск в другое время (вне графика). Здесь также основанием должны быть заявление работника и приказ.
Иногда приходится заменить часть отпуска денежной компенсацией, тогда все данные в обязательном порядке отражают в графике отпусков. Для этого в примечаниях графика нужно проставить отметку о том, какая часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсирована деньгами, и дать ссылку на реквизиты приказа. Это важно, так как работодатель не имеет права компенсировать обязательные для отдыха 28 дней, часть можно взять только из дополнительного или удлинённого отпусков, и это должно быть отмечено в документе.
Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему. Следует также уточнить этот момент в графике.

Небольшой совет, который касается вновь принятых в коллектив сотрудников: если в компанию уже после согласования графика приходит несколько человек, составьте под номером 2 дополнительный график отпусков. Так будет проще контролировать новичков. Заметим, что ТК РФ не принуждает менять или корректировать уже утверждённый график, но и не запрещает дополнить документ данными об отпусках поступивших на работу людей.

Для получения наглядного представления о том, кто и когда идет отдыхать, руководители структурных подразделений компании могут использовать шаблон графика отпусков в удобном им формате

Порядок и сроки хранения графиков

Ответ на распространённый вопрос, сколько времени хранить график отпусков, довольно прост - 1 год. Так установлено в п. 693 реестра, утверждённого Приказом Минкультуры РФ №558 . То есть утверждённый в декабре 2017 года (на 2018-ый год) график отпусков хранится на предприятии до конца 2019 года. Затем он должен быть уничтожен. Причём сделать это необходимо по специальному акту по протоколу Росархива от 06.02.2002.

Видео: распространённые вопросы по графику отпусков

Не все работодатели на 100% понимают роль планирования очерёдности отпусков персонала. Но если в компании, где трудятся 2–3 человека, в течение года хоть как-то можно контролировать процесс выхода в отпуск и вести учёт по этому вопросу, обходясь без графика. То в организациях, где численность работников достигает хотя бы двадцати пяти, сделать это полноценно, не ведя систематически конкретный документ, нереально. А учитывая постоянные проверки инспекции и немалые штрафы за каждую формальность, нужно настроиться и начинать полноценно работать с графиком отпусков.

Каждый работник, у которого есть оформленное трудовое соглашение, наделен правом каждый год уходить в отпуск. Для того, чтобы установить очередность, в которой отдыхают разные сотрудники, на предприятии составляется специальный документ. Необходимо помнить, что график отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ.

Такой документ должен быть разработан в организации по нескольким причинам. Нужно помнить, что иметь в компании этот график требует действующее законодательство. Кроме этого, требуется правильно определить время отдыха ключевых работников для того, чтобы из-за их отсутствия не было остановки производства.

Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.

В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.

В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.

Внимание! По закону, утвердить оформленный график необходимо не позднее, чем 2 недели до окончания текущего календарного года. А воз ознакомить с принятым документом всех сотрудников уже допускается и после указанной даты.

По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.

В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:

Дополнительные отпуска;
Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.

Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.

Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.

Важно! Кроме этого, непредоставление отпуска является нарушением трудового законодательства, и за это может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей.

Обязательный ли это документ

В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков. Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.

График отпусков - это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе "Утверждаю" ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе "Дата составления".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации - работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет , так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

График отпусков: подробности для бухгалтера

Составляем график отпусков
Учреждения 8». Порядок составления графика отпусков Отпуска работникам организации предоставляются, ... платы не отражаются в графике отпусков. График отпусков не только обеспечивает право... Создание документа «График отпусков» График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел... Перенос отпуска» После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск... «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку...
Проверяем график отпусков по сотрудникам на 2018 год
Утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников. Напомним, что график отпусков содержит... вносятся изменения в график отпусков. Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена... подпись. При получении выписок из графиков отпусков непосредственный руководитель ознакамливает подчиненных сотрудников... дней. * * * В заключение повторим, что график отпусков – документ, которым определяется очередность предоставления...
Работник использовал отпуск авансом и уволился: как удержать из выплат
Ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя... , устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти... отпуск авансом, работодатель при составлении графика отпусков должен соблюсти условие, чтобы ежегодный... году*(2). Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так...
Дайджест правовой информации для специалистов в области трудового права за III квартал 2019 года
Числе и кадровых документов. Например, графики отпусков планируется хранить 3 года (сейчас... согласованными сторонами, учитывая, что в график отпусков истец включен не был Основание... отпусков одновременно.». Вносить ли в график отпусков работницу, которая находится в отпуске... рабочего времени, нужно включать в график отпусков в том случае, если достоверно...
Свежие разъяснения Роструда по актуальным вопросам, поступающим в онлайн-сервис («Онлайн-инспекция.рф», раздел «Дежурный инспектор»)
Следующий год Вопрос: при составлении графика отпусков на 2020 год работник написал... ли включить такого работника в график отпусков на 2020 год? Предусмотрена ли... такой работник не включен в график отпусков? Ответ: Да, необходимо, но только... ответственность за невключение его в график отпусков нормами действующего законодательства не предусмотрена...
Если работник не хочет идти в отпуск
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... сводный график. Составление проекта графика отпусков подразделения можно поручить руководителям этих... графиков кадровая служба составляет сводный график отпусков. Причем обязанность руководителей подразделений... уже составит единый график отпусков. Обратите внимание: При составлении графика отпусков следует учитывать... в ежегодном отпуске согласно утвержденному графику отпусков. Понятно, что привлечение к...
Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
Предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком отпусков. Кроме категорий работников, нужно учитывать... в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков. Напомним, что форма названного... года. Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков. Это нарушение трудового законодательства, ... . Например, если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение... применяются следующие способы: добавление в график отпусков графы, в которой работник...
Можно ли отказать работнику в предоставлении отпуска по истечении 6-ти месяцев работы, если отпуск не предусмотрен графиком?
Не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными... данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...
Можно ли выплатить сотрудникам денежную компенсацию за неиспользованные отпуска прошлых лет
Нужно ли включать в график отпусков, прописано ли в положении и... предоставлены работнику либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... , смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...
Отпуск для совместителя
Работника справку или выписку из графика отпусков с основного места работы нужно... : Нужно ли включать совместителя в график отпусков? Ответ: Этот вопрос Трудовым кодексом... из ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом и для... нужным включать внешнего совместителя в график отпусков, он может спокойно этого не... совместительству придется вносить изменения в график отпусков. Вопрос: Может ли работник, находясь...
Можно ли отказать работнику воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском, если он попросил его по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы?
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о... графика*(2). Устанавливая обязательность наличия графика отпусков, закон не определяет при... отпуска данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...
В каком месяце выгодно пойти в отпуск в 2019 году?
То на 2019 год утвердить график отпусков нужно до 17 декабря 2018 ... составление с нарушениями требований законодательства) графика отпусков грозит компании штрафом: для должностных... типовой форме, могут не составлять график отпусков. Как рассчитываются отпускные? Порядок определения...
О чем не стоит забывать кадровику в конце года
Работе. Задача № 1: утверждаем график отпусков Согласно ст. 123 ТК РФ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... РФ). Это значит, что график отпусков для них не является обязательным... числа работников все-таки составлять график отпусков. График отпусков – локальный нормативный акт, обязательный... о том, как составлять график отпусков, какие виды отдыха в... узнать из консультации « Пора составлять график отпусков ». Задача № 2: готовим статистическую...
Дайджест правовой информации для специалистов в области трудового права за август 2019 года
Согласованными сторонами, учитывая, что в график отпусков истец включен не был Основание... отпусков одновременно.». Вносить ли в график отпусков работницу, которая находится в отпуске... рабочего времени, нужно включать в график отпусков в том случае, если достоверно...
Работа на условиях  неполного рабочего времени  и отпуск по уходу за ребенком
Отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения... первичной профсоюзной организации. При этом график отпусков обязателен как для работника, так...