Положены ли суточные если командировка 1 день. Оплата суточных за один день командировки: обязана ли она быть и что нужно для получения денежных средств в полном объеме. Суточные при однодневной командировке

Для выполнения служебного поручения сотрудник может направляться в служебную командировку. Запретов относительно срока, на который можно отправлять работника в командировку, Трудовой кодекс не содержит. Равно как не дает и рекомендаций.

При этом имеются нормы законодательства, определяющие максимальный срок, на который сотрудник может быть командирован.

Так, срок командировки работников определяется руководителями предприятий, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года (инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция)).

Как правило, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», далее – Положения).

Иными словами, временных ограничений командировки нет, во всяком случае, в части минимального срока. Следовательно, поездка сотрудника для выполнения служебного поручения сроком в один день признается служебной командировкой.

Общие положения

Поскольку даже однодневная поездка по рабочим делам может быть признана командировкой, к ней применяются все те же правила, что и к обычной командировке.

Так, если руководство компании определилось с необходимостью командировать сотрудника и определило срок поездки, необходимо учитывать, что не каждого работника можно туда отправить.

Трудовым законодательством установлено немало ограничений. Например, в статье 259 Трудового кодекса поименованы категории работников, которых запрещено отправлять в служебные командировки. К ним относят беременных женщин.

Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допустимо направлять в командировки только с их письменного согласия. Да и то только при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям. Последнее правило применимо также к матерям и отцам, воспитывающим без «второй половинки» детей в возрасте до пяти лет, к работникам, имеющим детей-инвалидов, и к сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Например, сотрудник может отказаться от командировки, если он является отцом-одиночкой и воспитывает малолетнего ребенка. В данном случае сотруднику необходимо написать заявление об отказе от поездки. Такой документ создается в произвольной форме. Например, это заявление можно оформить так:

Генеральному директору

ООО «Астра»

О.Д. Романовой

от инженера И.О. Иванова

Я, И.О. Иванов, отказываюсь от служебной командировки, так как являюсь отцом-одиночкой и воспитываю ребенка в возрасте 3 лет.

С правом отказаться от поездки ознакомлен под роспись.

Иванов И.О. Иванов

(подпись) (расшифровка)

Нельзя отправлять в служебные командировки сотрудников в период действия ученического договора. Разумеется, если речь не идет о командировках, связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В служебную командировку нельзя направлять несовершеннолетних сотрудников. Исключения составляют случаи, когда не достигший 18-летного возраста работник занят на творческой работе.

В противном случае...

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда. Пунктом 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрены следующие наказания:

• для должностных лиц – наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
• для тех, кто осуществляет деятельность без образования юрлица,
• штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Однако, если сотрудник не указал руководителю на убедительные причины отказа от командировки, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, например, к выговору.

Как оформить командировку

Однодневная командировка должна оформляться так же, как и любая другая командировка.

Рассмотрим, какие потребуются документы.

В первую очередь руководитель структурного подразделения докладывает руководителю о необходимости направить сотрудника в командировку. В случае согласия последнего составляется служебное задание . Данный документ имеет унифицированную форму № Т-10а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нем подробно расписывается цель командировки. Далее издается приказ руководителя по форме № Т-9 (если в командировку отправляется один сотрудник) и формы № Т-9а (если командируются несколько человек). Приказы утверждены тем же постановлением, что и форма служебного задания.

Тем не менее при оформлении однодневной командировки имеются спорные моменты. Таким является необходимость создания командировочного удостоверения. Напомним, что данный документ также имеет унифицированную форму № Т-10. Причем решить этот вопрос однозначно не выходит даже у законодателей.

Если обратиться к Инструкции, нетрудно прийти к выводу, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Что и логично. Ведь целью создания командировочного удостоверения является подтверждение времени пребывания работника в служебной командировке. Поэтому при командировке сотрудника на один день, считаем, необходимости в таком документе нет. При условии, что, конечно, имеется приказ о направлении в командировку.

В письмах Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244, от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226 указано, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Поэтому в случае издания приказа оформление командировочного удостоверения необязательно.

Но есть и альтернативное решение вопроса. Так, в Положениях отмечается, что на основании решения руководителя сотруднику оформляется командировочное удостоверение (п. 7). Уточнений здесь не приводится. Но требования все-таки существуют, а потому должны быть исполнены, невзирая на логику и практическую необходимость.

Это важно

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Как правильнее поступить в таком случае – решать бухгалтеру компании.

В любом случае сотрудник должен представить авансовый отчет. Именно этот документ является одним из важнейших доказательств факта командировки. Отчет имеет унифицированную форму АО-1, шаблон которой утвержден постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Он должен быть составлен сотрудником в течение трех дней по возвращении из командировки. Если, разумеется, руководство не установило иной срок.

Запись о командировке сотрудника нужно сделать в Журнале учета работников, выбывающих в командировки (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Во время отсутствия сотрудника в табеле учета рабочего времени форма № Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) проставляется буквенное обозначение «К» или цифровое «06».

Количество отработанных часов не ставится, поскольку за работником на время командировки сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Выплата суточных

При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Суточные выплачиваются для покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки. Оплачивается также проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (постановление Верховного Суда РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147).

Однако если компания приняла решение выплачивать суточные, то возникает следующий вопрос: нужно ли облагать их НДФЛ? По этому вопросу сложилась двойственная позиция.

Есть решения судов, в которых арбитры отмечают, что «подоходный» налог нужно удерживать. Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 14 декабря 2011 г. № А27-2997/2011 служители Фемиды указали, что суточные, выплаченные обществом работникам при однодневных командировках, являлись для последних доходом и, следовательно, должны облагаться НДФЛ.

Имеются также решения, указывающие, что налог на доходы физлиц в данном случае удерживать не нужно. К примеру, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010 отмечено, что налоговая инспекция доначислила НДФЛ неправомерно. В обоснование своей позиции налоговики указали, что место командировки значительно удалено от постоянного места жительства работника. Ежедневное возвращение сотрудника из места командировки домой затруднительно и требует значительных временных затрат. Поэтому выплата суточных в таком случае обоснована и НДФЛ удерживать не нужно. Не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, при подобном подходе суточные запросто можно «загнать» в базу по налогу на прибыль и не облагать страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Оплата понесенных расходов

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

• расходы по проезду;
• затраты по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные траты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (с т. 168 ТК РФ).

Налоговым законодательством помимо перечисленных расходов в базу по налогу на прибыль разрешено включать суммы, израсходованные на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для того чтобы такие расходы учесть в базе по налогу на прибыль, сотрудник должен представить билеты, чеки, квитанции произведенных затрат.

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства ().

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

• насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
• достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
• позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
• сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения , ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день - выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

734 072 просмотра

Зачастую работника направляют в командировку всего на один день. В таких случаях возникает вопрос о выплате суточных.

При направлении работника в командировку на один день, как правило, суточные не выдаются. Вместо них выплачивается компенсация. В этом случае все расходы командированного сотрудника должны быть документально подтверждены.

Если для выполнения задания работнику достаточно одного дня или даже нескольких часов, это будет однодневная командировка.

Таким образом, работнику, направленному в однодневную служебную поездку сохраняется средний заработок за дни нахождения в командировке оплачивается проезд к месту командировки и обратно. Суточные в таком случае не выплачиваются.

Направление работника в однодневную командировку должно быть оформлено документально. То есть обязательно должен быть вынесен соответствующий приказ... Оформление других документов может быть установлено локальным нормативным актом.

Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту постоянного жительства, суточные ему не положены. Наличие такой возможности оценивает работодатель – исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. Этот правило подтверждается и судебной практикой, и разъяснениями налоговых органов.

ВС РФ считает, что, суточные покрывают личные расходы работника в служебной командировке. При возвращении к месту жительства в тот же день они минимальны. Выплату суточных законодатель связывает с проживанием не по месту его жительства более суток. И поскольку однодневная командировка длится не более суток и работники может вернуться из командировки в тот же день, суточные им не выплачиваются.

В отличие от суточных, использование которых не требуется подтверждать документально, денежные средства взамен суточных должны быть документально подтверждены.

Работнику направленному в командировку на одни сутки могут быть возмещены иные расходы, связанные с поездкой в соответствии с положениями коллективного договора. Отсюда, если работодатель готов к дополнительным расходам, он может вместо суточных установить сотрудникам компенсацию денежных средств за время нахождения в однодневной командировке. Наименование и размеры таких выплат, а так же необходимость документального подтверждения фактически произведенных расходов, должно быть закреплено во внутренних документах работодателя.

Даже если такие выплаты будут названы «суточными», суд, будет оценивать их не по названию, а по целевому назначению. Суточные за однодневную командировку не являются таковыми в смысле трудового законодательства. Тем не менее эти выплаты признаются судами возмещением работникам расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Похожих статей пока нет.