Ведение штатного расписания в 1с. Штатное расписание. Как внести изменения в штатное расписание

По определению, штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются:

• структура организации;
• штатный состав организации и численность ее сотрудников;
• наименования должностей, где также указаны квалификация и сетка окладов, а также возможная надбавка для каждой из должностей.

Для организаций штатное расписание является главным инструментом, позволяющим:

• прослеживать структурные подразделения организации;
• закреплять штатную численность подразделений и фиксировать количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• прослеживать систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• устанавливать размеры надбавок должности;
• облегчить отслеживание вакансий с последующим подбором персонала.

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

• при реорганизации структурных подразделений;
• количество штатных единиц;
• вводятся новые должности, специальности, профессии;
• меняются размеры оплаты труда (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Скачать и распечатать примеры Вы может по ссылкам:

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

Достаточно часто пользователи задают вопрос: «где в найти и сделать штатное расписание?»

У нас есть плохая новость — Штатного расписания в 1С Бухгалтерия 3.0 как такового нет . А что есть, и с чем мы можем работать?

Есть справочник «Должности», куда можно ввести новую должность (к сожалению, штатную численность мы с его помощью не сможем установить).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для должности имеется возможность задать условия вредности. Для этого предварительно необходимо произвести настройки программы:

Зарплата и кадры -> Справочники и настройки -> Настройки зарплаты -> Порядок учета зарплаты

Штатное расписание

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:

• Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
• Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
• Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Программа «Зарплата и управление персоналом» функционирует в полноценном режиме при предварительно сформированных и заполненных базовых файлах. Одним из таких наборов данных является штатное расписание предприятия. Изначально в нем содержатся сведения о наименовании должностей, их количественном составе, окладе каждой должности, фонде оплаты труда по категории работников и дате утверждения положения о штатной единице.

Функция корректировки штатного расписания

Доступ к документу «Штатное расписание» открывается после перехода во вкладку «Кадры» и дальнейшей активации непосредственно документа. В командной строке указана опция «Изменить текущее штатное расписание». Функция корректировки предоставляет пользователю возможность добавить запись в штатное расписание, изменить запись, убрать позицию или откорректировать данные об окладе.

Для введения дополнительной строки в штатное расписание выбирают опцию «Добавить позицию». Система предоставит окно с полями и ссылками на базовые справочники, в которых содержатся полные перечни сведений о структурных подразделениях предприятия, должностях, категориях работников. Ввести нужно только сумму плановых начислений. Окончание операции по добавлению записи подтверждается нажатием поля «ОК».

Опция «Изменить позицию» позволяет добавить или убрать количество штатных единиц по какой-либо должности. Чтобы добавить ставку по должности нужно нажать пункт меню «Выбрать». Далее:

После внесения изменений фонд оплаты труда по должности будет пересчитан в автоматическом режиме.

Пункт «Закрыть позицию» обеспечивает возможности для исключения должности из штатного расписания. После активации функции «Закрыть позицию» программа предлагает полное штатное расписание в режиме корректировки списка. Пользователю необходимо отметить должности, подлежащие удалению из перечня и нажать пункт меню «Выбрать».

Фиксация изменений

Во вкладке «Изменить штатное расписание» будут представлены все записи, в которых были произведены изменения. При этом строки, которые были добавлены, на экране отмечены зеленым цветом, откорректированные записи - синим, а намеченные к исключению – красным. Все корректировки базы данных будут выполнены программой окончательно только после нажатия на поле «Провести». После выполнения всех операций система выведет на экран монитора штатное расписание, в котором будут отражены: все предусмотренные должности с датой ввода каждой записи, новые оклады по каждому пункту штатного расписания, откорректированные суммарные значения ФОТ по количеству сотрудников в разрезе должностей.

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности - включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел "Настройка - Кадровый учет":

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок "Используется работа по неполной ставке":

флажок "Ведется штатное расписание" установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

флажок "Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию" установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

флажок "Ведется история изменений штатного расписания" установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов "Утверждение штатного расписания" и "Изменение штатного расписания". Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник "Штатное расписание";

флажок "Используется «вилка» окладов и надбавок" установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;

флажок "В позиции штатного расписания используются разряды и категории" установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну - «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;

способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

флажок "Использовать бронирование позиций" установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете "Штатная расстановка". Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку "Применить и закрыть".

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ "Утверждение штатного расписания". Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники "Подразделения" (раздел Кадры - Штатное расписание - Подразделения) и "Должности" (раздел Кадры - Штатное расписание - Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе "Кадры - Кадровые отчеты - Штатное расписание" (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет "Штатное расписание (Т-3)" - унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет- ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

Отчет "Анализ штатного расписания" - аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет "Начисления позиций штатного расписания" - аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет "Соблюдение штатного расписания" - показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

Отчет "Штатное расписание на подпись" - имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Отчет "Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию" - представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет "Заполненность штатного расписания" - отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет "Изменение штатного расписания" - отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет "Штатная расстановка" - показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Обратите внимание! Чтобы ввести новые должности в штатном расписании или новые структурные подразделения, необходимо разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации. При сокращении должностей учитывайте, что по закону работников надлежит предупредить об этом, по общему правилу, за два месяца (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа. Подробнее о том, как внести изменения в штатное расписание, читайте здесь. Если утверждаете новое штатное расписание, представьте его проект на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру. Если вместо них право подписи документа имеют другие лица на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Какие могут быть корректировки? Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

1. Переименование должности или отдела. Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Изменение штатного расписания - что нужно знать

Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее. Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор. Справка Изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен Если в предполагаемый день увольнения по сокращению сотрудник находится на больничном, исключать его должность из штатного расписания нельзя.

Увольнять по инициативе работодателя во время нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Menu

В приказе отражаются конкретные изменения штатного расписания (наименования должностей, изменение системы оплаты), а также причины изменений. 3 Формируется и утверждается новое штатное расписание, которое вводится в действие распоряжением руководителя, указывается период его действия расписания. В одном приказе можно перечислить все должности, которые подлежат сокращению, а также все другие изменения. 4 Подразделения организации и работники, которых касаются изменения, должны быть ознакомлены с приказом под роспись. При изменении существенных условий трудового договора (наименование должности, размер оплаты труда) работника следует ознакомить с ними не менее чем за два месяца.
Обратите внимание Как правило, организация утверждает расписание на календарный год. Однако ограничений для количества изменений в законодательстве не содержится, работодатель сам определяет такую необходимость.

Как внести изменения в штатное расписание?

Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке. Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии. Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;

• утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ, но изменения отражают не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).
Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание. Приказ о внесении изменений издают в свободной форме. Унифицированный бланк отсутствует. В приказе указывают: каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировок, с какого числа изменения вводятся в действие (дата вступления их в силу может не совпадать с датой издания приказа).

Штатное расписание в вопросах и ответах

Важно

Предприятие может поменять оборудование, на обслуживание которого понадобиться меньшее количество персонала, либо компания может изменить направление экономической деятельности, в результате чего менеджеры будут сокращены, а вот штат бухгалтеров увеличен. Могут сократить должности и в связи с реорганизацией либо слиянием двух компаний. Содержать четырех экономистов при объеме работы рассчитанной на две ставки вряд ли кто-то согласиться.

Изменение штатного расписания: учитываем все нюансы

Трудовой кодекс РФ А в Инструкции по ведению книг о труде установлена обязанность по внесению записей в соответствии с тем же расписанием штата. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 То есть документ должен быть создан в обязательном порядке, учитывая его применение во многих аспектах трудовой деятельности сторон. Также следует отметить еще один факт. С введением в действие ст.195.2 ТК РФ при формировании штатных расписаний, а также внесении изменений в документ применение профстандартов стало обязательным условием.

Наименование должности должно соответствовать ЕТКС в случае, если условия труда отклоняются от нормальных и труженик будет претендовать на досрочное назначение пенсии. То есть наименование должности в штатном расписании должно полностью соответствовать профстандартам и ЕТКС, а тарифные ставки и размер надбавок не могут быть менее МРОТ, определенного законом РФ.

Основания для внесения изменений в штатное расписание

Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер. (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) к содержанию Алгоритм действий при переименовании должности Изменения в наименовании должности или профессии не считается переводом на другую должность, а является изменением существенных условий трудового договора (ст. 32 ТК РФ). Какие условия трудового договора являются существенными читайте в нашей статье. В этом случае алгоритм будет такой:

• Доводим до сведения работника об изменениях.
• Сделать это можно с помощью уведомления сотрудника в письменном виде.
• Вносим изменение в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения.
• Образец дополнительного соглашения скачивайте здесь бесплатно.

Как изменить штатное расписание

Набор сотрудников в компанию осуществляется не по необходимости, а в соответствии с локальными актами, определяющими и объем работ, и количество штатных единиц. Количество работников изначально закрепляется в штатном расписании, которое в ходе осуществления хозяйственной деятельности может меняться в связи с производственными процессами и оптимизацией кадров в порядке, установленном законом. Нормативная база Штатное расписание является одним из локальных актовых, который издается в компании в качестве документа, определяющего организационную структуру, соподчиненность и наличие структурных подразделений, а также форму оплаты труда по каждой должности с учетом тарификации и надбавок.

Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

Как изменить штатное расписание в 1с 8.2 зуп

В одном документе перечисляются все изменения. Текст приказа условно делится на две части: констатирующую, распорядительную. В первой из них желательно указать соответствующие основания (например, совершенствование структуры предприятия, реорганизация компании и пр.). Новое штатное расписание приводится в действие на основании распоряжения руководителя.
3 Если у предприятия сложная структура организации (в разных отделах имеются одинаковые по названию должности), рекомендуется в приказе указывать должность, структурное подразделение. Все изменения доводятся до работников, также они вносятся в трудовые книги. 4 Сокращение численности организации – это исключение отдельных штатных единиц из расписания; сокращение штата – исключение должностей. В любом случае сокращаемых сотрудников следует предупредить об увольнении за два месяца, т.е.