Управление производством промышленного предприятия с помощью ERP-системы: планирование материальных ресурсов и производственных мощностей. Управление позаказным производством в смарт Система управления заказами для производства

В последнее время под эффективными технологиями управления производством, прежде всего, подразумевают системы класса MES, связывающие воедино технологический и бизнес уровни управления предприятием в единый информационный комплекс, решая при этом множество важнейших для промышленного предприятия задач. Однако максимальный эффект от использования всех автоматизированных систем, присутствующих на предприятии, можно получить только при создании единого информационного пространства (ЕИП), с помощью которого все перечисленные системы могут оперативно и своевременно обмениваться информацией. Сложно представить эффективную автоматизацию производственного процесса без учета планирования обеспечения материалами и комплектующими, работы склада и многих других бизнес-процессов, которые неразрывно связаны друг с другом.

В данном материале мы рассмотрим, как применение различных систем управления отражается на эффективности управления производством.

Теоретическая часть

Назначение различных систем управления, их функциональность и особенности применения

Большинство производственных предприятий во всем мире, ежедневно сталкиваются с разнообразными задачами, анализ и эффективное решение которых, обеспечивает устойчивое и конкурентоспособное положение предприятия на рынке. Одни связаны с территориальной распределенностью производственных комплексов и усиливающейся глобализацией производства. Другие являются следствием несогласованности внутренних процессов, и как следствие отсутствие четких отработанных процедур и эффективного взаимодействия между подразделениями, отсутствие объективной информации о важнейших показателях деятельности, что напрямую отражается на конкурентоспособности по таким показателям, как себестоимость, качество и актуальность выпускаемой продукции. Третьи вытекают из необходимости координировать собственные бизнес-процессы с внешним миром - вашими клиентами, поставщиками, партнерами, и дистрибьюторами. Зачастую из-за отсутствия объективной картины деятельности, основанной на прозрачных финансовых и производственных показателях, сложно реагировать на постоянно изменяющиеся требования рынка и складывающуюся конъюнктуру. Таким образом, ключевыми ориентирами в работе остаются сбор и обмен информацией, готовность к сотрудничеству, гибкость, мобильность и поддержка инноваций.

Роль автоматизации в промышленном секторе. Задачи, которые она помогает решить.

Бизнес-процессы, характерные для промышленного сектора

Бизнес-процессы для промышленного сектора чрезвычайно разнообразны: производственные процессы, процессы материального обеспечения, процессы реализации продукции, финансовые процессы, процессы сервисного обслуживания производства, процессы планирования и управления ресурсами (обеспечение производственными ресурсами), процессы взаимодействия участников коллективного принятия решений, процессы конструкторских и технологических разработок.

В соответствии с определением Дениса Прудникова, эксперта компании "КРОК" (крупнейшего российского системного интегратора), в отличие от предприятий, занимающихся, например, дистрибуцией, в предприятиях промышленного сектора в качестве критических процессов следует назвать все бизнес процессы, связанные с производством. Основными такими процессами являются:

Производство под заказ
Один из самых распространенных бизнес-процессов для средних и малых предприятий (тем не менее, часто бывает основным и на более крупных). Включает в себя множество подпроцессов, таких как: формирование ценового предложения для заказчика (расценка), оценка потребностей в ресурсах и материалах, формирование дефицитов и создание заявок на закупку, непосредственно закупки и прием материалов на склады, составление (коррекция) основного плана производства и производственных графиков, запуск заказа в производство, учет и диспетчеризация производственного процесса, управление контролем качества изделий, управление производственными складскими площадками и отгрузка заказа заказчику. В рамках данного бизнес-процесса могут использоваться также процессы конфигурирования и разработки продукции под конкретного клиента. Особенностью данного бизнес-процесса является необходимость быстрого реагирования на изменяющийся поток клиентских заказов и формирование оптимального производственного процесса с целью максимального обеспечения уровня обслуживания заказчиков.

Производство на склад
Данный процесс более характерен для производств с высокой степенью серийности изделий и основным отличием является отсутствие постоянного потока заказов от клиентов, но возникает новый бизнес-процесс - формирование прогноза сбыта готовой продукции, в остальном процесс состоит из того же набора подпроцессов, что и производство под заказ.

Разработка под заказ
Один из самых сложных бизнес-процессов, затрагивающий процесс конструирования изделий. При использовании этого бизнес-процесса подразумевается, что изделие (или его часть), заказанное клиентом, еще не имеет конструкторской и технологической документации на его производство, что требует, естественно, его разработки. В остальном, повторяется процесс производства под заказ.

Конфигурирование под заказ
Данный процесс также практически повторяет процесс производства под заказ, за исключением того, что заказчик имеет возможность изменять геометрические или иные характеристики изделия (например, изменения размеров в рамках доступных, изменение цвета), которые не приводят к необходимости создания нового комплекта конструкторско-технологической документации на изделие (т.е. необходимость новой разработки)". Также широко используются различные логистические бизнес-процессы, связанные с различными закупками (под заказ, склад, под конкретную работу) и складскими операциями (например, распределение между складскими площадками)».

Под автоматизацией предприятия можно понимать различные аспекты. Необходимо различать автоматизацию производственных процессов («Автоматизированная система управления технологическим процессом» или АСУ ТП) и Полную автоматизацию производства (ранее – «АСУ-производство» или АСУП, ныне – производственные модули ERP-систем

Ниже подробнее остановимся на данных терминах.

АСУ ТП

Автоматизированная система управления технологическим процессом (АСУ ТП) - комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации управления технологическим оборудованием на промышленных предприятиях. Под АСУ ТП обычно понимается комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию основных операций технологического процесса на производстве в целом или каком-то его участке, выпускающем относительно завершённый продукт.

Составными частями АСУ ТП могут быть отдельные системы автоматического управления (САУ) и автоматизированные устройства, связанные в единый комплекс, такие как системы диспетчерского управления и сбора данных (SCADA), распределенные системы управления (DCS), и другие более мелкие системы управления (например системы на программируемых логических контроллерах (PLC)). Как правило, АСУ ТП имеет единую систему операторского управления технологическим процессом в виде одного или нескольких пультов управления, средства обработки и архивирования информации о ходе процесса, типовые элементы автоматики: датчики, устройства управления, исполнительные устройства. Для информационной связи всех подсистем используются промышленные сети.

Функциональные модули класса MES - специализированное прикладное программное обеспечение, предназначенное для решения задач синхронизации, координации, анализа и оптимизации выпуска продукции в рамках какого-либо производства.

Главное отличие MES от ERP, заключается в том, что MES-системы ориентированы в основном на автоматизацию производственного процесса. В то время как современные производственные ERP-системы, включают в себя помимо MES более широкий функционал, в том числе финансовые, управленческие процессы.

Эксперты считают, что для успешной автоматизации в промышленности не достаточно только MES или только SCADA-систем: автоматизация должна быть комплексной и внедрена на всех уровнях. Это возможно благодаря современным ERP-системам.

Термин ERP, пришедший к нам с Запада, может быть трактован достаточно разнообразно, и зачастую под ERP принимают системы совсем другого класса. ERP -- это комплексная система управления бизнес-процессами предприятия. Эта система ориентирована на планирование и управление производством, финансовым блоком, деятельностью склада, и другими ключевыми процессами. Одна из ключевых задач программных продуктов этого класса – это построение единого информационного пространства, которое обеспечивает быстрый и удобный обмен информацией между подразделениями предприятия, что позволяет менеджменту оперативно принимать управленческие решения на основании прозрачных данных, получаемых в режиме реального времени.

Несмотря на отчасти противоречивое отношение к ERP-системам, многие производственные компании высоко оценивают возможности, которые открываются с внедрением системы такого класса.

В частности, внедрение ERP позволяет скоординировать сложную структуру бизнес-процессов производственного предприятия, повышает эффективность планирования, оптимизирует сложные взаимосвязи, определяющие предложение, спрос и реализацию намеченных планов, которые обеспечивают достижение новых, передовых уровней экономической деятельности. ERP-cистемы для управления предприятием помогают в достижении максимальной эффективности в рамках конкретного производственного объекта.

ERP-решения представляют собой высокоинтегрированные решения по учету и планированию ресурсов распределенного предприятия, необходимых для реализации полного цикла его деятельности. От приема заказа, его изготовления, отгрузки и составления бухгалтерской отчетности. Распределенная база данных с общим доступом обеспечивает возможность получения необходимой информации из необходимого источника в необходимый для этого момент времени, тем самым помогая всем пользователям в технологической цепочке принимать эффективные, обоснованные решения.

Весомым преимуществом ERP-системы, в отличие от MES, является широта охвата процессов. Если MES ориентирована больше на производственные процессы, то ERP-система охватывает более широкий спектр контуров, включая управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), управление цепочками поставок (SCM), управление продажами, планирование и формирование графиков с использованием расчета MRP2, управление жизненным циклом продукции (PLM), управление показателями качества (QPM, а также другие области. В соответствии с заявлением исследовательской компании Forrester Research, что корпоративные системы нового поколения будут разрабатываться не только с учетом возможности изменений, они также создаются для людей. Они будут трансформироваться с учетом развития платформ, разрабатываемых такими корпорациями как Microsoft, под влиянием социальных факторов, а также корпоративных инструментов Web 2.0, которые формируют практический опыт пользователя.

Примеры эффективной автоматизации

Стремясь «оседлать волну» новых, перспективных ERP-систем, американская компания Howe Corporation, занимающаяся производством и поставками холодильного оборудования, решила перейти на программное решение, основанное на сервисно-ориентированной архитектуре (SOA) второго поколения и предназначенное для развивающихся компаний на внутреннем и глобальном рынке.

«Мы выбрали данную систему ERP, потому что нуждались в масштабируемом программном решении, которое развивалось бы вместе с развитием нашей компании», – говорит Эндрю Ортман, менеджер по сбыту и ИТ в Howe Corporation. «Осознав, что с момента последнего обновления нашей системы прошло уже много времени, мы решили, что компания должна начать сначала.».

Компания Howe решила перейти на новую ERP-систему, чтобы повысить итоговую прибыльность за счет сокращения потерь внутренних процессов. Кроме того, Howe ожидает сокращения затрат, благодаря использованию платформы, встроенной в Windows, по сравнению с прежней операционной системой UNIX.

С момента перехода компания Howe ощутила преимущества информации из первых рук, получаемой режиме реального времени в системе, которая позволила повысить эффективность всех подразделений компании. Таким образом, Howe смогла значительно усовершенствовать производственные операции.

«Теперь мы лучше контролируем свои запасы и знаем, что у нас есть и что требуется», – поясняет Ортман. «Новая ERP-система позволила нам отказаться от методов календарного планирования, имеющих ограничения, и перейти к надежному процессу прогнозирования и календарного планирования, подходящему для планирования как повседневных, так и долгосрочных потребностей бизнеса».

Большим преимуществом для компании Howe стала возможность организации совместной работы через бизнес-процессы. В частности, функция автоматической маршрутизации повысила прозрачность работы производственных цехов. «Теперь мы получили полный контроль над своими продуктами и операциями», – говорит Ортман. Ранее сотрудники Howe должны были регистрироваться в проектах вручную, с помощью перфокарт. Компонент управления данными о продукте (PDM) представляет собой комплексное решение, позволяющее управлять всем аспектами жизненного цикла продукта .

Глобальной стратегией предприятия международной компании Alfa Laval (штаб-квартира г.Лунд, Швеция), являющегося мировым лидером в области теплообмена, распределения и транспортировки жидких субстанций, является оптимизация производственных процессов для улучшения результатов. В частности, на предприятиях компании автоматизируется расчет потребностей в компонентах, производится подсчет стоимости по модели стандартной оценки самого непосредственно изделия. После выпуска каждого изделия, с помощью этих ускоренных процедур, производится расчет фактической стоимости, исходя из стоимости приобретенных и затраченных в производстве компонентов, и регистрация в главной книге отклонения стандартной стоимости от фактической стоимости. Все перечисленные процессы полностью автоматизированы.

В качестве другого примера, отметим, что на предприятии Alfa Laval в Софии (Болгария) на производстве также внедрено новое ERP-решение Epicor iScala, которое позволило улучшить контроль за расходованием компонентов, сократить производственные отходы, осуществлять своевременную закупку изделий непосредственно под выпускаемые заказы. С помощью полной автоматизации всего производственного процесса ТОП-менеджменту предприятия удалось также решить задачи минимизации времени простоя производства и переполнения склада.

Третий пример эффективного управления с помощью внедрения ERP-системы нового поколения на производстве – компания IO Electronics (г. Лондон, Великобритания), британский поставщик производственных решений для компаний – производителей электроники и вычислительной техники. Данная компания выбрала ERP- решение для успешной реализации четырехлетнего плана стремительного развития.

Команда IO Electronics изучила шесть различных ERP-решений, прежде чем остановить свой выбор. Многие из претендентов удовлетворяли требованиям IO Electronics, но основным преимуществом выбранного решения стало наличие исключительных дополнительных функций. Представители компании говорят, что эти функции пригодятся и сейчас, и в будущем при реализации плана развития. Среди других преимуществ нового решения можно выделить возможность адаптации системы под потребности каждого пользователя и плотную интеграцию с пакетом Microsoft Outlook.

«Освоение новой территории и расширение бизнеса означает, что обмен информацией и общение внутри компании рискуют стать неполноценными, что может оказать негативное воздействие на показатели производительности, – прокомментировал свой выбор Эндрю Кридлэнд (Andrew Cridland), директор-распорядитель IO Electronics, – Департаменты компании получили доступ ко всей информации в режиме реального времени. Каждый раз по завершении задачи происходит обновление ERP-системы. Таким образом, у нас появилась возможность отслеживать ход производства и месторасположение партии товара на территории любого из объектов».

Другой важной задачей, которую решила новая ERP-система в IO Electronics, являлся чрезмерный объем запасов на складе. Более раннее решение не было способно унифицировать компоненты одного и того же продукта от разных поставщиков, единым артикулом, что приводило к заказу дополнительных объемов запасных частей, т.к. существующие объемы из-за разницы в артикулах компонентов оказывались неучтенными. Как только артикул каждого продукта стал единым на всех этапах обработки информации, у руководства предприятия появилась возможность оптимизировать количество запчастей на складе и не производить без необходимости их дополнительный заказ. Новая ERP-система решила эту проблему посредством введения единых артикулов для одинаковых компонентов каждого продукта, что, в свою очередь, улучшило управление производственным планированием и позволило компании предусмотреть оптимальное наличие запасных частей.

Выводы

Для того, чтобы быть успешной и эффективной, автоматизация производственного предприятия должна быть планомерным, последовательным, комплексным и логичным процессом. Такой процесс не должен проходить хаотично, от случая к случаю, или быть похожим на «залатывание дыр». При этом, очень важно стандартизировать внутренние процессы, предприятия, поскольку работа каждого подразделения в конечном итоге влияет на результат и конкурентоспособное положение на рынке. Конечно, можно полностью модернизировать оборудование, но если при этом не провести обучение персонала, в модернизации не будет смысла. Также и сам процесс производства представляет собой не отдельное использование технологий, но комплекс решений, состоящих из финансовых показателей, планирования, логистики, увязанных в единую систему, единый организм.

Автоматизация предприятия – важнейший этап технологического развития человечества. Но для того, чтобы полноценно использовать системы автоматизации промышленного производства, необходимо точно и грамотно ставить задачи. Например, уменьшение связанного капитала за счет уменьшения складских остатков, уменьшение финансовых потерь за счет своевременной оплаты, оперативное отображение результатов бизнес-процессов для принятия решения руководством.

По мнению Дениса Прудникова, используя системы управления ресурсами предприятия, ориентированные на предприятия производственного типа, а именно, поддерживающиеся основные бизнес-процессы производственного предприятия, такие как объемно-календарное и оперативное планирование, учет производства на рабочих местах (MES-интерфейсы), интеграцию с системами конструкторско-технологической подготовки производства, можно добиться решения множества типичных проблем и задач на различных уровнях управления предприятием, например:

сократить производственные издержки за счет создания расписания, оптимизированного для оборудования с учетом технологических ограничений и синхронизированного по ресурсам и материалам;
сократить складские запасы готовой продукции и обеспечивать производство под заказ, а не на склад, используя дату отгрузки как опорную точку;
сократить запасы сырья и материалов за счет планирования загрузки оборудования, синхронизировано с потребностью в материалах и их наличием на складе;
сократить незавершенное производство, планируя производственные заказы на полуфабрикаты так, чтобы сократить время ожидания их в очереди на обработку на следующей стадии;
сократить количество переналадок, используя критерии оптимизации, связанные с уменьшением числа технологических переходов;
сократить штрафы за просрочку отгрузки готовой продукции и снизить транспортные расходы на срочную доставку за счет планирования производства к дате отгрузки;
повысить производительность за счет оптимального использования всех занятых в производстве единиц оборудования, сбалансированности их загрузки и сокращения время нахождения заказов в производстве;
улучшить качество обслуживания клиентов, используя реальные планы производства и увеличивая количество заказов, исполненных точно в срок,
ускорить вывод на рынок новых товаров за счет прозрачной и неразрывной цепочки процессов, начиная от получения конструкторско-технологической документации до запуска изделий в производство и отгрузки готовой продукции заказчику.

Стоит подчеркнуть, что автоматизация промышленного предприятия должна быть комплексной и внедрена на всех уровнях. Ибо для успешной автоматизации работы предприятия недостаточно только MES или только SCADA-систем. Нужна современная ERP-система.

С помощью технологий, оптимизирующих процессы внутри предприятия, обеспечивающих быстроту и точность обмена информацией, руководство любой производственной компании имеет высокие шансы добиться успеха в конкурентной борьбе на мировом рынке, расширить географию деятельности, выбрать наиболее удачную стратегию и устранить неэффективные звенья в цепочке поставок предприятия.

Средством достижения лидирующего положения в отрасли является координация сложных взаимосвязей, определяющих предложение, спрос и реализацию намеченных планов, которые обеспечивают достижение новых, передовых уровней экономической деятельности.

SCADA (аббр. от англ. Supervisory Control And Data Acquisition,Диспетчерское управление и сбор данных) - программный пакет, предназначенный для разработки или обеспечения работы в реальном времени систем сбора, обработки, отображения и архивирования информации об объекте мониторинга или управления. SCADA может являться частью АСУ ТП, АСКУЭ, системы экологического мониторинга, научного эксперимента, автоматизации здания и т. д. SCADA-системы используются во всех отраслях хозяйства, где требуется обеспечивать операторский контроль за технологическими процессами в реальном времени.

MES (аббр. от англ. Manufacturing Execution System, производственная исполнительная система) - специализированное прикладное программное обеспечение, предназначенное для решения задач синхронизации, координации, анализа и оптимизации выпуска продукции в рамках какого-либо производства. С 2004 года термин расшифровывается как англ. Manufacturing Enterprise Solutions - корпоративные системы управления производством. MES-системы относятся к классу систем управления уровня цеха.

ERP (аббр. от англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система -программный пакет, реализующий стратегию ERP.

CAD (аббр. от англ.,«система автоматизированного проектирования») - автоматизированная система, реализующая информационную технологию выполнения функций проектирования, представляет собой организационно-техническую систему, предназначенную для автоматизации процесса проектирования, состоящую из персонала и комплекса технических, программных и других средств автоматизации его деятельности. Также для обозначения подобных систем широко используется аббревиатура САПР.

Epicor 9 Manufacturing – Решение для производственных предприятий. Эффективные инвестиции в будущее вашей компании. Истории Успеха клиентов Epicor. Москва, 2012 г.

Необходимость работы «под заказ» современных российских предприятий уже не ставится под сомнение. Переход к рыночной экономике и необходимость реализовать продукцию конечному потребителю, риск затоваривания ненужной или неконкурентной продукцией обусловили смену приоритетов с работы «на склад» на работу «под заказ». Даже у предприятий, выпускающих однотипный продукт массового спроса, есть внутренний заказчик, например, в лице отдела маркетинга, задающего объемы продукции в соответствии с колебаниями на рынке. Нужно отметить тенденцию последних лет, когда в условиях жесткой конкуренции предприятия стараются максимально сегментировать рынок и предложить для небольшой группы потребителей уникальный продукт.

В ОАО «Мотовилихинские заводы» переход от «плана продаж» к приему заказов стал первым шагом в совершенствовании системы управления производством. Причин этому несколько:

Срывы сроков отгрузки продукции покупателю на фоне затоваривание склада готовой продукции.
Большие объемы незавершенного производства вследствие того, что цеха запускающие производство изделий мотивированы работать «на валовый» объем производства.
Без привязки к заказу невозможно применять инструменты Lean для оптимизации производственной цепочки.
Номенклатура календарного плана производства могла содержать позиции, по которым не планировалась реализация в плановый период. По итогам месяца между «производством» и «продажами» всегда существовали разногласия в оценке выполнения планов.
Невозможно выстроить вертикальную систему управления производством в большом холдинге, если рабочий сам определяет номенклатуру производства без привязки к размещенным заказам.

Видение эффективной системы приема заказов.

Анализируя проблемы дискретного календарного планирования и основываясь на успехах компаний, использующих позаказную систему управления производством, было сформировано видение эффективной системы приема заказов.

Прежде всего, основанием для производства продукции (услуги) должен стать заказ с конкретной номенклатурой, объемом, сроком, заказчиком. С определенными допущениями заказом можно считать спецификацию к договору, однако ввиду особенностей работы со спецификациями, было принято решение - создать самостоятельный информационный объект. В частности, заказ лучше спецификации тем, что номенклатура продукции привязана к справочнику конструктора, а не только к торговому наименованию. Также оформление заказа предшествует запуску в производство, тогда как спецификация является отгрузочным документом и может быть оформлена после запуска, к тому же внесение изменений в спецификацию - более сложная процедура, чем корректировка заказа.

Прием заказов дополняет прежнюю систему объемно-календарного планирования, которая используется для определения объема ресурсов при производстве продукции на плановый период. Прием и выполнение заказов не останавливается на период согласования календарных планов. Календарные планы могут быть сокращены по количеству позиций до нужного уровня укрупнения по видам продукции.

Процесс принятия заказа должен быть непрерывен и централизован. Данная функция была закреплена за вновь созданной службой в управляющей компании Холдинга. Время обработки и согласования заказа зафиксировали в регламенте. Система премирования специалистов данной службы была определена по двум конкурентным целям - выполнить принятые заказы и максимально загрузить производственные мощности.

Сама процедура приема заказа была зафиксирована в регламенте, который в том числе содержит методику оценки выполнения заказов - что считать выполненным заказом. Регламент также включает приложение с усредненными данными по циклам производства основных видов продукции для своевременного размещения заказа.

ИТ-поддержка системы приема заказов

Специалистами ИТ-служб Холдинга была разработана база данных заказов и интерфейс для пользователей системы.

Уже в ходе реализации проекта были выявлены определенные проблемы и разработаны соответствующие решения:

1. Цех самостоятельно не может определить номенклатуру для производства, не привязанную к заказу. Соответственно для минимизации простоев производства необходимо разработать систему обеспечения поступления заказов на период не меньший, чем цикл производства. Такая система была разработана и в ее основу легла ежемесячная оценка бизнес-процесса «Продажи» (коммерческая служба) по объему размещенных заказов в сопоставлении с прогнозом на период равный среднему циклу производства продукта.

2. Для гарантирования сроков обработки заказов необходимо их классифицировать как минимум:

на серийную продукцию, когда не требуется разработка конструкторской и технологической документации, а также подготовка производства;
на «новую продукцию», когда подготовка производства необходима.

(В ОАО «Мотовилихинские заводы» используется дополнительный вид заказа - «типовая» продукция, кода необходимо произвести изделие с отклонениями от стандартного варианта, либо с переменными параметрами. Для типовой продукции, как правило, используется специальное программное обеспечение - конфигуратор продукта).

3. Отсутствие MRP системы и полной базы нормативно-справочной документации в информационной системе потребовало разработки экспертных инструментов оценки загрузки производства при приеме каждого заказа.

Стоит отметить, что позаказная система управления хоть и базируется на простых принципах обработки очереди, однако с точки зрения менеджеров является более сложной для понимания и реализации. Действительно, зная наперед ассортимент выпускаемой продукции, имея стабильное ритмичное производство и обеспечение ресурсами намного проще организовать эффективное производство, чем сделать то же самое в условиях неопределенности. Необходимо было изменить подход к управлению производством: планирование, оценка выполнения заказа, подготовка к производству и обеспечение ресурсами - это рутинная деятельность участников процесса производства и выполняется она по мере поступления заказов. В идеале система планирования должна стать скользящей без привязки к календарному периоду.

Внедрение позаказной системы в ОАО «Мотовилихинские заводы» привело к снижению запасов как готовой продукции, так и незавершенной продукции как минимум на 20%. Кроме того стал возможен следующий шаг в совершенствовании системы планирования - составление номенклатурных цеховых планов (MRP план), рассчитанных в привязке к заказам с учетом циклов опережения запуска.

Логистика провозглашает приоритет потребителя перед всеми остальными субъектами цепи поставок. Заказ потребителя – это своего рода сигнал, запускающий в действие различные логистические функции. Поэтому скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса. Управление заказами осуществляется в рамках цикла заказа. С позиции потребителя цикл заказа – это период времени с момента отправки заказа и до момента получения товаров. С позиции производителя/продавца цикл заказа – это период времени с момента получения заказа потребителя и до момента прибытия товаров к нему на разгрузку. Структура данного цикла представлена на рис. 3.1.

Управление заказами начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. Заказы поступают в организацию от потребителей по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на поставку должен содержать всю необходимую информацию: номер заказа, контактные лица обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, всего получено с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения о принятии заказа.

Рис. 3.1. Логистический цикл управления заказами

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр организации, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия.

Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточненные показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Логистический цикл заказа включает в себя:

1) время на оформление заказа в установленном порядке;

2) время на доставку или передачу заказа поставщику;

3) время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение, время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг);

4) время доставки изготовленной продукции заказчику;

5) время на подготовку продукции к потреблению.

Оптимизация длительности логистического цикла заказов является крайне важной функцией деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ.

Вопросы и задания

1. Определите понятие «цикл заказа» с позиции потребителя и поставщика.

2. Опишите структуру логистического цикла управления заказами.

3. Охарактеризуйте процессы обработки заказа потребителя.

4. Какие процессы включаются в цикл выполнения заказа?

5. Что является главной задачей управления заказами на предприятии?

6. Разработайте структурную схему логистического цикла заказа по затратам времени.

Как часто вы задавали себе вопрос: на что тратят время ваши менеджеры и производственники?

Специалисты по работе с клиентами часами изучают многостраничные каталоги продукции вашего предприятия, чтобы сделать коммерческое предложение клиенту. Составляют заказ-наряды для производства и самостоятельно носят их начальнику производства, который вынужден складировать и сортировать их, постоянно перебирая и делая в них какие-то, лишь ему понятные, пометки. Чтобы сообщить заказчику о состоянии его заказа, менеджер часто вынужден обращаться за информацией в производственный отдел. Помимо траты времени это вызывает разобщенность работы отделов и невозможность полностью контролировать работу предприятия.

Вы хотите снизить потери времени ваших сотрудников, систематизировать информацию о заказах, иметь полную картину работы производства?

— Тогда вам необходима система автоматизации управления заказами и производством .

Что это дает

Система управления заказами и производством объединяет инструменты, существенно сокращающие непроизводительные затраты времени сотрудников и обеспечивающих преимущества:

Для менеджера по работе с клиентами

Удобство заполнения заявок от заказчиков с помощью автоматизированных форм ввода.
Доступ к систематизированной информации о продукции предприятия, ценах и наличии на складе.
Автоматические расчеты и оформление коммерческих предложений .
Систематизация и быстрый поиск сведений о заказчиках .
Ведение истории заказов .
Мгновенный доступ к информации о состоянии заказов на производстве .

Для производственника

Оперативное поступление заявок на производство в виде, соответствующем требованиям предприятия.
Поддержка принятия решений об очередности выполнения заказов , возможность повышать приоритет заказа или приостанавливать его.
Постоянный контроль за ходом производства , получение сведений о том, какой сотрудник занят тем или иным заказом.
Возможность планирования каждым сотрудником своей работы за счет доступа к информации о заказах, проходящих предшествующие производственные операции.
Сокращение количества производственных ошибок и брака

Для руководителя

Полный контроль над ситуацией .
Возможность формирования финансовых и производственных отчетов .
Централизация хранения данных о клиентах, заказах, работе сотрудников.
Сокращение количества бумажных документов , занимающих место и отнимающих время на их изучение.

Почему наши системы управления заказами и производством

При автоматизации работы с заказами наиболее важно строить систему автоматизации вокруг именно вашей продукции. Формы заявок и структура справочников должна максимально соответствовать значимым характеристикам ваших товаров. Это обеспечит соответствие представлений о ней ваших менеджеров, клиентов, получающих автоматически сформированное коммерческое предложение, или производственников, получающих из отдела продаж «электронный» заказ-наряд. Создавая систему управления, мы внимательно изучаем ваши производственные процессы и уникальные методики, чтобы они нашли отражение в программе, усиливая ваши преимущества над конкурентами.

Управление заказами в организации начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. При этом используется интегрированный подход к управлению заказами. Он предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса. Это возможно при условии высокой готовности организации к поставкам заказанных товаров, высокого качества сервиса поставок, а также функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем (MRP II, DRP II).

1. время на формулировку заказа и его оформление в установленном порядке.

2. время на доставку или передачу заказа поставщику.

3. время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение, время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг).

4. время доставки изготовленной продукции заказчику.

5. время на подготовку продукции к потреблению.

Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое потребитель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара (часы, дни). Фактическое время исполнения заказа может превышать это время. В таком случае возникает "разрыв времени исполнения заказа". Цель логистической службы сократить этот разрыв. Для этого следует или снизить время исполнения заказа у поставщика, или увеличить цикл заказа потребителя посредством получения более ранней его заявки. Следует заметить, что этап оптимизации логистического цикла заказов является крайне важным для деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ. Для снижения длительности цикла заказа необходимо совершенствование планирования работы ЛС или цепи поставок с помощью электронной обработки данных EDI и использования логистических информационных систем типа ERP.

Логистический цикл управления заказами представляет собой комплекс процедур обработки и выполнения заказа (рис. 1) Бланк И.А. Управление торговым предприятием. - М.: Тандем, 2001. 51 с. .

Рис. 1.

Заказы поступают в организацию от потребителей материальных ресурсов или готовой продукции по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на поставку должен содержать всю необходимую для поставщика информацию: номер заказа, контактные лица обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, всего получено с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения о принятии заказа Наумов В.Н. Маркетинг сбыта, Н. Новгород, ИРЦ, 2005. 402 с. .

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр фирмы, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия. Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточненные показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов Данько Т.А. Управление маркетингом. - М.: ИНФРА-М, 2001. 83 с. . Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Начнем с управления заказами в оптовой компании.

Начало заказа.

Появляется на горизонте клиент. Менеджер заносит клиента (если отсутствует) и сам заказ в базу данных. При формировании заказа формируется и потребность в ресурсах для выполнения заказа. Менеджер выставляет клиенту счет или договор. Вне зависимости от того, понадобится ли заказ клиенту, мы уже имеем потребность рынка в товарах, наши возможности по использованию ресурсов, а также некоторый портрет клиента, его потребности, частота обращений и т.д.

По заказу планируется управленческие транзакции: получение дохода и возможные расходы на производство и закупки, а также движение денежных средств. Портфель заказов становится основанием для краткосрочного бюджета, а если цикл заказа длительный (например, НИОКР), то и среднесрочного бюджета.

Работа по заказу. Клиент соглашается с условиями заказа, менеджер ставит заказ в работу. Часть позиций направляется в производство, часть в закупки, часть есть на складе (резервируется). Теперь каждая позиция заказа начинает жить самостоятельной жизнью и становится задачей (task, workflow). Управление задачами это управление нефинансовыми потоками внутри компании, отслеживание выполнения работ, сроков и использования ресурсов Воронин А.А., Мишин С.П. Оптимальные иерархические структуры. - М.: ИПУ РАН, 2003. 27 с. .

Большую роль в управлении заказами играют внутренние заказы, заказы от одного исполнителя другому.

Безусловно, для выполнения заказа потребуется движение денежных средств, чтобы закупить необходимые товарно-материальные ценности, оплатить работу субподрядчикам или заплатить рабочим из аванса покупателя. Но в целом, эти действия является элементами выполнения определенных этапов заказов, а в некоторых случаях вообще не влияют на выполнения заказа: ТМЦ имеются на складе, рабочие получают зарплату за работу в следующем месяце, субподрядчики привязаны к окончанию заказа в целом. Соответственно, определенный этап управления заказом есть поступления материалов, а не их оплата.

На этом этапе цель информационной системы управления подсказать менеджеру, что нужно делать. Если один менеджер ведет 10 заказов одновременно, а в каждом заказе 10 позиций, то менеджеру фактически приходится вести 100 задач одновременно. Такое количество работы в уме невозможно отследить, поэтому система управления заказами должна фокусировать внимание менеджера на важных моментах.

Конец заказа. Если заказ готов или готова часть позиций для частичной отгрузки, менеджер формирует документ реализации, после чего сообщает клиенту, что заказ можно принимать. Если начало работ есть план в управленческом учете, то конец работ есть уже факт управленческого учета и соответственно данные для бухгалтерского учета. На этом этапе главными операциями становятся финансовые потоки и их отражение в управленческом и бухгалтерском учете: реализация и отпуск ТМЦ со склада, движение денежных средств, начислений премий за работу, формирование дебиторской и кредиторской задолженности.

На первых двух этапах главную роль играет менеджер, на последнем этапе большая часть ответственности ложится на плановый финансовый отдел и бухгалтерию.

После того как позиции готовы к отгрузке, менеджер звонит клиенту, а после его приезда создает документы и отгружает продукцию.

Это современное понимание Торговли и Склада или Управления Торговлей, которое можно представить как Управление Заказами. Что должен видеть менеджер для адекватного принятия решения? Он должен видеть ситуации с заказами: поставить или не поставить заказ в работу, выяснить у клиента нужен ли заказ после выставления счета, определить произведена ли нужная продукция, оповестить клиента о готовности заказа и т.д.

Т.е., менеджер становится владельцем процесса, отслеживает все его входы, чтобы на выходе получить готовый заказ. Управляя заказами, он знает, что нужно делать. Торгово-складская система сама определяет его действия: позвонить клиенту, поставить в производство, определить причину задержки заказа.

Хотя часть движений заказа может быть произвольной и хаотичной, большая часть поддается описанию и упорядочиванию, поскольку являются описанием бизнес-процессов внутри компании. Подход к описанию может быть различен, описание может возникнуть в процессе работы менеджеров, а можно подойти с научной точки зрения и пригласить консалтинговую компанию. После того как процессы в компании будут описаны, можно приступать к их оптимизации. Можно перераспределить сроки, некоторые процессы сделать более детальными, некоторые убрать Аникеев С. Методика разработки плана маркетинга. - М.: Фолиум. 2003. 66 с. .

Конечной целью внедрения управления заказов является сокращение сроков выполнения заказов и увеличения эффективности работы менеджеров. Кроме того, портфель заказов является основанием для краткосрочного и среднесрочного планирования деятельности компании: планирование доходов, расходов, движения денежных средств. Менеджеры, как ответственные за бизнес-процесс (заказ), следят за эффективностью работы внутренних исполнителей (производственных и финансовых отделов) и внешних исполнителей (поставщиков и субподрядчиков), тем самым увеличивая эффективность исполнителей и в конечном счете эффективность работы самой компании в целом Виссема Х. Менеджмент в подразделениях фирмы. - М.: ИНФРА-М, 1998. 118 с. .

· Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности.

· Управление заказами. Формирование портфеля заказов.

· Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям.

· Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация.

· Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т.д.).

· Разработка и реализация многовариантного распределения готовой продукции.

· Разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков.

· Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.

Управление заказами является одной из важнейших функций распределительной логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна.

В сущности, именно управление заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю Гордон М. П, Карнаухов С.Б. Логистика товародвижения. - М.: Вильямс. 2005. 75 с. .

В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятия.

Основным комплексным показателем в рассматриваемой области является портфель заказов.

Портфель заказов представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату.

Данный показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.

В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).

В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене.

Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния производственных и логистических мощностей и др Гордон М. П, Карнаухов С.Б. Логистика товародвижения. - М.: Вильямс. 2005. 117 с. .

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции, отражающих спрос потребителей. При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потоками.

В последние годы, благодаря бурному и всестороннему развитию компьютеризации, расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме времени. Они позволяют создать принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ресурсы). В связи с этим открываются дополнительные возможности оптимизации операций по складированию, хранению и транспортно-перемещающим работам.

Адаптивность автоматизированной системы управления заказами к реальным условиям обеспечивают гибкие маркетинго-логистические модули - подсистема сбора и подсистема обработки заказов. Еще одним модулем, обеспечивающим эффективность логистики в данной области, является подсистема прогнозирования заказов Багиев Л.Ю. Маркетинг. - Спб.: Питер-Ком, 2006. 274 с. .

Значительное повышение эффективности управления потоковыми процессами (материальными, информационными) дает безбумажная технология управления заказами. Это технология подбора продукции по заказам (заявкам) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным. На индикаторе портативного терминала, которым пользуется, например, комплектовщик, выводится необходимая для работы информация. Обмен данными между рабочими терминалами и локальной (складской) ЭВМ может быть организован двумя способами.

Первый способ заключается в том, что в память терминалов всех подразделений системы хранения и переработки продукции загружаются соответствующие серии и параметры заказов.

Реквизиты каждого из заказов выводятся на тот или иной терминал последовательно, по запросу оператора.

Принтеры терминалов, расположенных в соответствующих подразделениях, могут отпечатать необходимые товаросопроводительные документы. По окончании выполнения всей серии заказов информация о них вводится в центральную ЭВМ логистической системы Диксон П. Управление маркетингом - М.: Бином, 1999. 74 с. .

Второй способ состоит в том, что обмен информацией между рабочими терминалами и ЭВМ осуществляется по радиоканалам. Этот способ более целесообразен в тех логистических системах, где наблюдается высокий процент экстренных заказов. ЭВМ может прервать выполнение текущего заказа и организовать выполнение приоритетного заказа без вмешательства диспетчера системы хранения и переработки продукции.

Как в первом, так и во втором случае вся информация о материальном потоке (о размещении, движении, отборе и т.д.) вводится оператором непосредственно в локальную сеть без бумажного носителя. Затем необходимая информация из локальной сети передается автоматически в центр управления логистической системой Дихтль Е., Хершген Х. Практический маркетинг. - М.: ИНФРА-М, 2004. 249 с. .

При формировании материального потока, соответствующего заказу, на терминалы выводится информация о количестве, виде продукции, адресе ее хранения и т.д.

Применение портативных терминалов дает возможность проводить работы по инвентаризации складского хозяйства логистической системы без остановки деятельности складов системы хранения и переработки продукции. Периодически после выполнения нескольких заказов оператор проводит инвентаризацию определенных мест хранения. Использование портативных терминалов позволяет наладить всесторонний учет работы каждого оператора по производительности труда, качеству работы, коэффициенту использования рабочего времени, обеспечению сохранности товарной продукции и т.д.

Кроме того, путем оперативной координации совместных действий повышается общая эффективность деятельности операторов.

Безбумажная технология обработки заказов позволяет уменьшить число ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотоками в среднем в 5 раз, а также повысить производительность труда в 2-3 раза.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций Эванс дж.Р., Берман Б. Маркетинг. - М.: Экономика, 2007. 59 с. .

· Оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций.

· Формирование и структуризация портфеля заказов.

· Разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов.

· Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами.

· Подготовка и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами.

· Контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов.

· Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.

В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы. Длительный срок удовлетворения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.

Во многих странах время выполнения заказов стандартизовано определенными рамками. Например, в США оно (включая время производства) в системе распределения составляет минимум 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ нормой логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются за 14 дней.

В связи с тем, что предприятия обычно стремятся расширить свою производственно-коммерческую деятельность, расширяются и логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. Помощь в разрешении данных проблем оказывает применение компьютеризированных методов управления заказами.

В последние годы в области деловых взаимоотношений появился термин "легко выполняемый бизнес". Это не просто словосочетание, а признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Смысл этого термина заключается в том, что продуценты могут получать заказы без больших усилий, если применяют электронные системы обмена информацией Уваров, С.А. Логистика: общая, концепция, теория, практика. СПб. Инвест-НП, 2005. 232 с. .

В логистической системе наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля возникающих ситуаций и т.д.

Этим процедурам в любой логистической системе уделяется первостепенное внимание, так как процесс управления в распределительной логистике в связи с неустойчивостью рынка и спецификой транспортно-экспедиционной деятельности подвержен случайным колебаниям.

Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания.