Пояснительная записка. Подсчет данных при помощи запроса Общее представление о способах суммирования данных

Состоит из следующих разделов:

Раздел 1. «Возможности фирмы (резюме)».

Раздел 2. «Общее описание компании».

Раздел 3. «Виды товаров (услуг)».

Раздел 4. «Рынки сбыта товаров (услуг)».

Раздел 5. «Конкуренция на рынках сбыта».

Раздел 6. «Производственный план».

Раздел 7. «План маркетинга».

Раздел 8. «Юридический план»

Раздел 9. «Организационный план».

Раздел 10. «Оценка риска и страхование».

Раздел 11. «Финансовый план».

Раздел 12. «Стратегия финансирования».

Раздел 1. «Возможности фирмы (резюме)»

Объем данного раздела не должен превышать нескольких страниц. Его текст должен быть понятен и неспециалисту - предельная простота и минимум специальных терминов. Работа над этим разделом чрезвычайно важна, поскольку если он не произведет благоприятного произведения на инвесторов и кредиторов, то дальше бизнес-план они просто не станут смотреть.

В целом резюме должно дать ответы будущим инвесторам или кредиторам фирмы (в том числе и ее акционерам) на два вопроса: «Что они получат при успешной реализации данного плана?» и «Каков риск потери ими денег?». Этот раздел должен разрабатываться в самом конце составления бизнес-плана, когда достигнута полная ясность по всем остальным вопросам.

В разделе «Возможности фирмы (резюме)» определяются в приоритетном порядке все направления деятельности фирмы, целевые рынки по каждому направлению и место фирмы на этих рынках. По каждому направлению устанавливаются цели, к которым фирма стремится, стратегии их достижения, включающие перечень необходимых мероприятий. По каждой стратегии определяются ответственные лица. В этом же разделе помещается информация, дающая представление о фирме, а также все необходимые данные, характеризующие ее коммерческую деятельность.

Раздел 2. «Общее описание компании»

Собственно бизнес-план начинается с общего описания компании. Его объем не должен превышать нескольких страниц. В описании следует отразить основные виды деятельности и характер компании. Не нужно вдаваться в детали, поскольку их можно изложить в других разделах.

В данном разделе следует ответить на следующие вопросы. Является ли компания производственной, торговой или действует в сфере услуг? Что и как она намерена предоставлять своим клиентам? Где она расположена? В каких географических пределах она намерена развивать свой бизнес (в своей местности, в масштабах страны, в международных масштабах)?

Следует предоставить также некоторые сведения относительно того, какой стадии развития достигла компания. Находится ли ее бизнес на начальной стадии, когда она еще не имеет полностью разработанный ассортимент продукции? Имеет ли она разработанный ассортимент товаров, но еще не начала маркетинг? Или же она уже ведет маркетинг своих продуктов и стремится расширить масштабы деятельности? Т.е. доказать возможность выполнения проекта.

Очень важно сформулировать цели бизнеса. Возможно, компания стремится выйти на определенный объем продаж или в определенные географические районы. Или, может быть, она надеется стать открытой компанией либо привлекательным кандидатом на поглощение другой фирмой. Изложение таких целей важно для рецензента и может способствовать возникновению у него значительного интереса к предложениям. Конечно, эти цели должны выглядеть реалистичными и достижимыми.

Раздел 3. «Виды товаров (услуг)»

В этом разделе бизнес–плана описываются все товары и услуги, которые производит фирма. Написанию данного раздела предшествует значительная предварительная работа по выбору товаров или услуг, которые должны стать основой бизнеса фирмы. В разделе необходимо дать описание всех существующих и новых товаров и услуг, предлагаемых фирмой, ответив на следующие вопросы:

1. Какие товары (услуги) предлагаются фирмой? Опишите их.

2. Наглядное изображение товара (фотография или рисунок).

3. Название товара.

4. Какие потребности (настоящие и потенциальные) призваны удовлетворять предлагаемые товары, услуги?

5. Насколько изменчив спрос на данные товары (услуги)?

6. Дорогие ли эти товары (услуги)?

7. Насколько данные товары (услуги) отвечают требованиям законодательства?

8. На каких рынках и каким образом они продаются?

9. Почему потребители отдают предпочтение данным товарам (услугам) фирмы? Что составляет их основное преимущество? В чем их недостатки?

11. Каковы цены, по которым продаются товары (услуги)? Каковы затраты на их производство? Какую прибыль принесет продажа единицы каждого товара (услуги)?

12. Каковы основные технико-экономические показатели товаров (услуг)?

13. Имеет ли данный товар фирменную марку?

14. Как организовано послепродажное обслуживание данных товаров, если это технические изделия?

Раздел 4. «Рынки сбыта товаров (услуг)»

Этот раздел направлен на изучение рынков и позволяет предпринимателю четко представить, кто будет покупать его товар и где его ниша на рынке.

Вначале предпринимателю необходимо найти ответ на следующие вопросы:

1. На каких рынках действует или будет действовать фирма? Какие типы рынков используются фирмой?

2. Какие основные сегменты этих рынков по каждому виду товара (услуги)?

3. Проранжированы ли рынки (сегменты рынка), на которых действует или будет действовать фирма, по коммерческой эффективности и другим рыночным показателям?

4. Что влияет на спрос на товары (услуги) фирмы в каждом из этих сегментов?

5. Каковы перспективы изменения потребностей покупателей в каждом из сегментов рынков?

6. Как предполагается реагировать на эти изменения?

7. Каким образом происходит изучение потребностей и спроса?

8. Какова общая и импортная емкости каждого национального рынка и используемого сегмента по всем товарам (услугам) фирмы?

9. Каковы прогнозы развития емкости сегментов на каждом из рынков?

10. Какова реакция рынка на новые товары (услуги)?

11. Проводятся ли тестирование рынка и пробные продажи?

После ответа на эти вопросы в данном разделе бизнес–плана необходимо представить:

Оценку потенциальной емкости рынка.

Оценку потенциального объема продаж.

Оценку реального объема продаж.

Раздел 5. «Конкуренция на рынках сбыта»

Здесь нужно провести реалистическую оценку сильных и слабых сторон конкурирующих товаров (услуг) и назвать выпускающие их фирмы, определить источники информации, указывающие на то, какие товары являются наиболее конкурентоспособными, сравнить конкурирующие товары (услуги) по базисной цене, характеристикам, обслуживанию, гарантийным обязательствам и другим существенным признакам. Эту информацию целесообразно представить в виде таблицы. Следует кратко обосновать имеющиеся достоинства и недостатки конкурирующих товаров (услуг). Желательно отобразить, какие знания о действиях конкурентов могут помочь вашей фирме создать новые или улучшенные товары (услуги).

Следует показать достоинства и недостатки конкурирующих фирм, определить сферу каждого конкурента на рынке, показать, кто имеет максимальную и минимальную цену, чья продукция наиболее качественная. Желательно провести ранжирование конкурентных позиций фирмы, что позволит уточнить ее положение и выявить возможности для потенциальных улучшений. Для каждого из целевых рынков надо сравнить позиции фирмы с позициями конкурентов по таким критериям, как реклама, размещение, продукция, услуги, цены и имидж.

Ранг фирмы и главных конкурентов указывается по 5-ти или 10-ти балльной системе. Для каждого из целевых рынков надо сравнить транспортные затраты с затратами у конкурентов, качество продуктов и упаковки, сопоставить возможности снижения цен, а также иметь представление о рекламной кампании и имидже фирм.

В данном разделе необходимо:

4.1 Организация технологического процесса ремонта. Выбрать и обосновать метод организации технологического процесса ТО и ТР.

Определить перечень работ, выполняемых на заданном участке, дать их краткое описание;

4.2 Режим труда и отдыха;

4.3 Распределение рабочих мест на участке;

4.4 Подбор технологического оборудования, расчет производственных площадей проектируемого участка;

Произвести подбор и составить перечень необходимого технологического оборудования для участка, определенного в индивидуальном задании (в форме таблицы).

Произвести расчет площади заданного участка.

Каждый пункт 4-го раздела необходимо начинать с нового листа.

4.1 Выбор и обоснование метода организации технологического процесса ТО и ТР

На выбор метода организации обслуживания влияют следующие факторы:

Суточная программа по техническому обслуживанию данного вида;

Число и тип подвижного состава;

Постоянный или переменный характер работ по данному виду ТО;

Период времени, отводимый на обслуживание данного вида;

Трудоемкость обслуживания;

Режим работы автомобилей на линии.

В зависимости от этих факторов может быть принят метод технического обслуживания автомобилей на универсальных или специализированных постах.

Метод обслуживания на универсальных постах принимается для АТП с малой сменной программой по ТО, в которых эксплуатируется разнотипный подвижной состав.

Суть метода заключается в выполнении всех работ данного вида ТО (кроме уборочно-моечных) на одном посту группой исполнителей, состоящей из рабочих всех специальностей (слесарей, смазчиков, электриков) или рабочих-универсалов высокой квалификации, что влияет на стоимость выполняемых работ.

Метод обслуживания на специализированных постах позволяет максимально механизировать трудоемкие процессы по ТО и ТР, снизить потребность в однотипном оборудовании, улучшить условия и производительность труда и повысить качество работ.

Этот метод заключается в расчленении объема работ данного вида ТО и распределении его по нескольким постам. Посты и рабочие на них специализируются с учетом однородности работ или рациональной их совместимости. Соответственно подбирается и оборудование постов, также специализированное по выполняемым операциям.

При операционно-постовом методе обслуживания объем работ данного вида ТО распределяется между несколькими специализированными, но параллельно расположенными постами, за каждым из которых закреплена определенная группа работ или операций. Обслуживание автомобилей выполняют на тупиковых постах.

При организации ТО-1 и ТО-2 в разные смены допускается эти виды обслуживания проводить на одних и тех же постах.

Организация технического обслуживания базируется на технологической типизации производственных процессов, обоснованных нормативами трудоемкости и продолжительности выполнения работ, а также в соответствии с производственными возможностями предприятия

Техническим обслуживанием является комплекс операций по поддержанию подвижного состава в работоспособном состоянии. Техническое обслуживание автомобилей на предприятиях является профилактическим мероприятием и проводится принудительно в плановом порядке через определенные пробеги. Ремонтные работы выполняют по потребности, т.е. после выявления соответствующего отказа или обнаружения неисправностей на линии (по заявке водителя).

Производственные участки, предназначенные для ТО и ТР автомобилей на рабочих постах, считаются основными.

Универсальные посты могут быть тупиковые и проездные. На участке ТО и ТР в основном применяют тупиковые посты. Преимущества метода организации работ на универсальных постах заключается в возможности применения на них различного объема работ. Недостаток - увеличение общего времени на обслуживание автомобиля и многократное дублирование одинакового оборудования, из-за неравномерности поступления автомобилей и разнообъемности работ возникают организационные трудности.

На предприятиях предусмотрены специализированные посты смазки, диагностики, возможна специализация и других.

ТР автомобилей па АТП производится по потребностина специально выделенных, соответственно оснащенных технологиче­ским оборудованием постах в зоне ремонта и производственных цехах (на участках).

Указанный объем работ выполняется за счет так называемого «скользящего» рабочего (бригадира), т. е. такого рабочего, ко­торый включается в работу любого поста, где возникает потреб­ность в дополнительной рабочей силе для выдерживания уста­новленного такта поста.

Ремонт автомобилей производится одним из двух методов: агрегатным или индивидуальным.

При агрегатном методе ремонт автомобилей производят пу­тем замены неисправных агрегатов (узлов) исправными, ранее отремонтированными или новыми из оборотного фонда. Неисправ­ные агрегаты (узлы) после их ремонта поступают в оборотный фонд.

Втом случае, когда неисправность агрегата, узла, механизма или детали целесообразнее устранить непосредственно на автомобиле в межсменное время, т. е. когда для производства ремонта достаточно межсменного времени, замену агрегатов (узлов и механизмов) обычно не производят.

Агрегатный метод ремонта позволяет сократить время простоя автомобилей в ремонте, поскольку замена, неисправных агрегатов и узлов на исправные, как правило, требует меньше времени, чем ремонтные работы, производимые без обезличивания агрегатов и узлов.

Сокращение времени простоя в ТР позволяет повысить коэф­фициент технической готовности парка, а следовательно, увели­чить его, производительность и снизить себестоимость единицы транспортной работы.

Поэтому, как правило, при организации ТР автомобилей при­меняют агрегатный метод.

Для выполнения ремонта агрегатным методом необходимо иметь неснижаемый фонд оборотных агрегатов, удовлетворяющий суточную потребность АТП.

ТР агрегатов производится с использованием новых, готовых запасных деталей, а также деталей, изготавливаемых или вос­станавливаемых централизованно или силами АТП.

При индивидуальном методе ремонта агрегаты не обезличи­ваются. Снятые с автомобиля неисправные агрегаты (узлы) по­сле ремонта ставят на тот же автомобиль. При этом время про­стоя автомобиля в ТР больше, чем при агрегатном методе.

Независимо от метода ремонта весь объем ТР подразделяет­ся на разборочно-сборочные и постовые работы и производствен­но-цеховые. При организации технологического процесса произ­водства разборочно-сборочных работ на постах ТР возможно при­менение в основном двух методов: универсальных и специализи­рованных постов. Метод универсальных постов предусматривает выполнение ремонта на одном посту одной бригадой рабочих. Метод специализированных постов заключается в выполнении ре­монта на нескольких специализированных постах, каждый из ко­торых предназначен для выполнения определенного вида работ. В этом случае посты располагаются в зоне цехов, тяготеющих по роду производства к работам ТР, выполняемым на посту.

Организация производства ТР на АТП включает в себя: раз­работку, и внедрение технических, технологических и учетных документов, технологических карт на ремонтные, разборочно-сбо­рочные и иные работы, а также организацию рабочих мест и ра­боты на них (выбор подъемно-осмотровых устройств, управление процессом производства ТР, техническое снабжение и т. п.).

Данный раздел бизнес-плана представляется только предпри­нимателями, которые хотят заняться производством. Главная за­дача раздела - доказать потенциальным партнерам, что вы в состоянии реально производить нужное количество товаров в нужные сроки и требуемого качества.

Во всем мире финансисты вникают во все детали производственного цикла заемщиков не для того, чтобы предла­гать им свои решения, а потому, что хотят оценить квалифика­цию руководства фирмы и обоснованность ее планов. Для удов­летворения этого интереса вам следует ответить на множество вопросов. В бизнес-план надо включить ответы лишь на основ­ные вопросы, а детали можно перенести в приложения.

Основные вопросы, на которые надо ответить в этом раз­деле бизнес-плана, следующие:

· Где будут изготавливаться товары - на действующем или вновь создаваемом предприятии?

· Какие для этого потребуются производственные мощности, и как они будут возрастать год от года?

· Где и у кого, на каких условиях будут закупаться сырье, материалы и комплектующие?

· Какова репутация этих поставщиков и есть ли уже опыт работы с ними?

· Предполагается ли производственная кооперация и с кем?

· Возможно ли какое-нибудь лимитирование объемов произ­водства или поставок ресурсов?

· Какое оборудование потребуется и где намечается его при­обрести? Возможны ли при этом проблемы и какого рода?

Данные этого раздела желательно приводить в перспективе на 2-3 года, а для крупных предприятий - на 4-5 лет.

Очень полезной здесь может стать схема производственных потоков на предприятии, которая наглядно покажет, откуда и как будут поступать все виды сырья и комплектующих изделий, в каких цехах и как они будут перерабатываться в продукцию, как и куда эта продукция будет поставляться. В схеме должно най­тись место и для процессов контроля за качеством. Нужно сообщить, на каких стадиях и какими методами будет проводиться контроль за каче­ством и какими стандартами при этом вы будете руководство­ваться.

Наконец, завершат данный раздел бизнес-плана оценка воз­можных издержек производства и ее динамика на перспективу. При этом вы не должны забывать о затратах, связанных с утилизацией отходов и охраной окружающей среды. Здесь всегда возможны самые неприятные ограничения со стороны правительственных органов и общественности, и лучше за­ранее это предусмотреть.

В план производства необходимо также включить такие све­дения, как вид требуемых производственных мощностей, необ­ходимые производственные помещения, потребность в основных производственных фондах и рабочей силе (как постоянной, так и временной). Для бизнеса в обрабатывающей промышленности включите также в этот план политику управления запасами, обес­печения, производством. Определите, какие комплек­тующие будут производиться на своем производстве, а какие необходимо покупать на стороне. Бизнес в сервисе требует осо­бого внимания к местоположению (близость к клиентам стано­вится главным требованием). Хорошее расположение фирмы и сервис снижают накладные расходы и могут обеспечить конку­рентное преимущество.

В целом структура данного раздела имеет следующий вид.

Производственный цикл. Представьте графически характери­стику производственного цикла вашего бизнеса. Изложите, как вы будете справляться с сезонными колебаниями загрузки произ­водственных мощностей (например, за счет создания запасов и их использования в пиковые периоды).

Производственные мощности и их развитие. Для уже су­ществующего бизнеса опишите производственные мощности, включая производственные и административные помещения, склады и площадки, специальное оборудование, механизмы и другие производственные фонды, имеющиеся на фирме. Укажите, как и когда будут приобретены дополнительные мощно­сти. Отметьте, собираетесь ли вы купить или арендовать обору­дование и помещения (новые или бывшие в употреблении), сколько это будет стоить, когда вы наметили это сделать и какая доля средств, полученных от зарубежного партнера, пойдет на эти цели. Укажите ваши потребности в оборудовании на бли­жайшие три года. Поясните, как и когда в последующие три года вы планируете расширять помещение и наращивать мощ­ность оборудования для увеличения объема продаж, какова сто­имость всего этого.

Стратегия в обеспечении и производственный план. Опи­шите весь производственный процесс, решения по субконтрак­там на комплектующие и компоненты. Подтвердите правильность этих решений с точки зрения расходов на поддержание запасов, квалификации рабочей силы, размера партий продукта и т. п. Укажите наиболее вероятных субподрядчиков и постав­щиков и охарактеризуйте степень их надежности. Подготовьте Производственные планы с информацией, характеризующей /зависимость затрат от объема производства для уровней про­даж с разбивкой по применяемым материалам, труду, закупаемым компонентам и накладным расходам производства; покажите требуемый уровень запасов как функцию различных уров­ней продаж. Опишите подход к контролю качества, управлению производством и запасами, поясните, как инспекционные про­цедуры и система контроля качества позволят свести к миниму­му уровень брака.

Государственное и правовое регулирование. Укажите любые правительственные, местные или зарубежные нормативные акты, касающиеся вашего бизнеса, включая законы, лицензии, пропуск­ной режим в запретных зонах, требования регистрации в мест­ных или центральных органах власти и т. п. Отметьте любые нормативные акты, которые могут влиять на характер и сроки открытия или функционирования вашей фирмы (проекта).

Этот раздел целесообразно завершить ответами на три важ­нейших вопроса и затем заполнить табл. 3.8.

1. Наличие современной технологии____________________________________

2. Затраты на получение технологии ___________________________________

3. Характеристика производственной базы______________________________

Таблица 3.8

Затраты по производственной базе по годам

Пояснительная записка - это самостоятельная часть бухгалтерской отчетности, ее важнейшая и наиболее объемная часть.

Не представлять пояснительную записку имеют право субъекты малого предпринимательства, которые не обязаны проводить независимую аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности, а также общественные организации, не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие, кроме выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров, работ и услуг.

Основные требования к содержанию пояснительной записки изложены в п. 4 ст. 13 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В записке указывают существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.

Минимальный состав сведений, которые в ней должны быть представлены, определен ПБУ, в частности разделами «раскрытие информации в отчетности».

Помимо этого, в нее может быть включена дополнительная информация, характеризующая финансовое положение организации и не нашедшие отражения в установленных формах бухгалтерской отчетности, интересная возможным пользователям отчетности. Каждая организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т.п.

Пунктом 19 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. N 67н, определено, что в пояснительной записке следует привести:

— краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности),

— основные показатели деятельности, характеризующих качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины в случае необходимости следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей (рентабельность, доля собственных оборотных средств и пр.),

— факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации,

— решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения чистой прибыли.

Можно разделить пояснительную записку на несколько разделов, например, вначале представить сведения об организации, затем дать расшифровку важнейших статей форм отчетности, и далее привести аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.

Общие сведения об организации

— об объемах продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам (отраслям) деятельности и географическим рынкам сбыта (деятельности);

— о составе затрат на производство (издержках обращения);

— о составе резервов предстоящих расходов и платежей, наличии их на начало и конец отчетного периода, движении средств каждого резерва в течение отчетного периода;

— о составе внереализационных доходов и расходов;

— о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях.

В отношении выручки, полученной в результате выполнения договоров, предусматривающих исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, подлежит раскрытию как минимум следующая информация (п.19 ПБУ 9/99):

— общее количество организаций, с которыми осуществляются указанные договоры, с указанием организаций, на которые приходится основная часть такой выручки;

— доля выручки, полученной по указанным договорам со связанными организациями;

— способ определения стоимости продукции (товаров), переданной организацией.

В данном разделе надо проанализировать факторы, которые повлияли на формирование финансового результата организации в отчетном году (например, рост покупательского спроса, снижение процента за банковский кредит, улучшение качества продукции, совершенствование структуры управления и др.).

Также в этом разделе нужно привести сведения о том, сколько налогов уплатила организация. Организации, уплачивающие налоги "по оплате", должны указать суммы отклонений между суммами налогов, подлежащими перечислению в бюджет, и суммами налогов, начисленными "по отгрузке".

В разделе может быть отражена информация (п.39 ПБУ 4/99) о планируемом развитии организации, о предполагаемых капитальных и финансовых вложениях, деятельности организации в области НИОКР, природоохранных мероприятиях, раскрываются динамика, важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за ряд лет; политика в отношении заемных средств, управления рисками; иная информация.

Здесь приводятся показатели , оценивающие имущественное и финансовое положение организации (платежеспособность, ликвидность, финансовую устойчивость), а также результаты финансово-хозяйственной деятельности организации (деловую и инвестиционную активность, эффективность деятельности).

При оценке финансового состояния на краткосрочную перспективу могут приводиться показатели оценки удовлетворительности структуры баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами и способности восстановления (утраты) платежеспособности).

При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации, убытки, просроченные дебиторскую и кредиторскую задолженность, не погашенные в срок кредиты и займы, полноту перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченные (подлежащие уплате) штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом. Также следует обратить внимание на оценку положения организации на рынке ценных бумаг и причины имевших место негативных явлений.

При оценке финансового положения на долгосрочную перспективу приводится характеристика структуры источников средств, степень зависимости организации от внешних инвесторов и кредиторов и пр. Дается характеристика динамики инвестиций за предыдущие годы и на перспективу с определением эффективности этих инвестиций.

Кроме того, может быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и иная информация; степень выполнения плановых показателей, обеспечения заданных темпов их роста (снижения); уровень эффективности использования ресурсов организации.

Акционерные общества приводят фамилии и должности членов совета директоров (наблюдательного совета), членов исполнительного органа, а также общую сумму вознаграждения, выплаченного им в 2003 году. Кроме того, они указывают здесь количество акций, которые выпущены и оплачены; выпущены, но не оплачены или оплачены частично. Приводится доход на одну акцию.

Также в этой части отражаются данные о номинальной стоимости акций, принадлежащих самому акционерному обществу, а также его дочерним и зависимым предприятиям.

В случае наличия дочерних и зависимых организаций указывают: адреса и названия головной, дочерних и зависимых организаций, направления их деятельности; метод консолидирования учетной информации, который применяет организация.

Расшифровка показателей бухгалтерской отчетности

По основным средствам (п. 32 ПБУ 6/01 «Учет основных средтсв»):

— о способах оценки объектов основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами;

— об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;

— о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);

— о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств.

Могут быть приведены сведения о доле их активной части, коэффициенте износа, обновления, выбытия.

По материально - производственным запасам (п. 27 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):

— о способах оценки запасов по их группам (видам);

— о последствиях изменений способов оценки запасов;

— о стоимости запасов, переданных под залог;

— о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

По финансовым вложениям (п.42 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений»):

В бухгалтерской отчетности – пояснительной записке -подлежит раскрытию с учетом требования существенности информации:

— о способах их оценки при их выбытии по группам (видам);

— последствия изменений способов оценки финансовых вложений при их выбытии;

— стоимость и виды ценных бумаг и иных финансовых вложений, обремененных залогом;

— стоимость и виды выбывших ценных бумаг и иных финансовых вложений, переданных другим организациям или лицам (кроме продажи);

— данные о резерве под обесценение финансовых вложений с указанием: вида финансовых вложений, величины резерва, созданного в отчетном году, величине резерва, признанного операционным доходом отчетного периода; сумм резерва, использованных в отчетном году;

— по долговым ценным бумагам и предоставленным займам - данные об их оценке по дисконтированной стоимости, о величине их дисконтированной стоимости, о примененных способах дисконтирования (раскрываются в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках).

Дебиторская и кредиторская задолженность.

Кредиты и займы ( п. 33 ПБУ 15/01 "Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию"):

— о наличии и изменении величины задолженности по основным видам кредитов и займов;

— о величине, видах, сроках погашения выданных векселей и размещенных облигаций;

— о сроках погашения основных видов кредитов, займов и других заемных обязательств;

— о затратах по кредитам и займам, включенных в операционные расходы и в стоимость инвестиционных активов;

— о величине средневзвешенной ставки кредитов и займов (при ее применении).

Необходимо отразить информацию о недополученных по договору займа или кредитному договору суммах, указать размер неисполненного заимодавцем или кредитором обязательства, а также срок возврата, установленный договором (п. 4 ПБУ 15/01).

Сведения об операциях в иностранной валюте (п.22 ПБУ 3/2000 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"):

— величина курсовых разниц, отнесенных на счет учета финансовых результатов организации;

— величина курсовых разниц, отнесенных на иные счета бухгалтерского учета;

— курс ЦБ РФ, действовавший на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.

Кроме этого могут добавляться иные сведения об операциях в иностранной валюте: вид операции (привлечение кредитов, покупка импортных оборотных или внеоборотных активов, реализация продукции, работ или услуг и т.п.), их доля в общем объеме аналогичных операций и пр.

Обеспечения

Если организация выступила в качестве поручителя или эмитировала вексель, то необходимо отразить информацию о выданных гарантиях и принятых обязательствах.

Учетная политика

Организация вправе отказаться от применения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности организации, с соответствующим обоснованием. В противном случае неприменение правил бухгалтерского учета рассматривается как уклонение от их выполнения и признается нарушением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете. В этом случае организация обязана раскрыть в пояснительной записке все случаи таких отклонений с указанием их причин и количественной оценки изменений в отчетности, произошедших по этой причине (п.4 ст.13 Закона "О бухгалтерском учете", п.25, 37 ПБУ 4/99). Необходимо произвести расчет оценки соответствующих отчетных показателей по действующим правилам и по собственной отчетности, а также привести доказательства повышения информативности и достоверности отчетной информации, полученной при отступлении от правил.

Изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации, подлежат обособленному раскрытию в пояснительной записке. Информация о них должна, как минимум, включать: причину изменения учетной политики; оценку последствий изменений в денежном выражении; указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшествовавших отчетному, скорректированы (п.22 ПБУ 1/98).

Если организация в новом году планирует изменить учетную политику, все нововведения надо указать в данном разделе. При этом необходимо объяснить причины, по которым организация решила это сделать. Например, изменилось законодательство Российской Федерации, разработаны новые способы ведения бухгалтерского учета, стали иными условия деятельности.

Если вы не представляете отдельно новую бухгалтерскую учетную политику на следующий год, а это вы вправе делать в соответствии с п. 4 закона "О бухгалтерском учете" и п. 23 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", то в пояснительной записке необходимо раскрыть существенные способы ведения бухгалтерского учета в следующем году . Проще говоря, необходимо описать способы оценки и амортизации основных средств, нематериальных активов, оценки материально-производственных запасов, порядок признания доходов и расходов, порядок учета займов и кредитов и т. д.

Информация по сегментам

Бухгалтерская отчетность должна предоставлять пользователям не только обобщенную информацию, но и более детализированную - по видам продукции, географическим регионам и т.п. Перечень сегментов устанавливается организацией самостоятельно, исходя из ее структуры.

Данный раздел должен обеспечивать заинтересованных пользователей информацией, позволяющей лучше оценивать перспективы развития организации, подверженность рискам и получению прибыли, о влиянии отдельных подразделений на общие финансовые результаты деятельности. В данном разделе необходимо привести:

— информацию о видах деятельности организации, видах производимых товаров и оказываемых услуг;

— сведения о рынках сбыта;

— показатели организации по каждому виду деятельности или рынку сбыта;

— критерий выбора всей этой информации;

— методы, которыми пользуется организация, раскрывая эту информацию.

Информация о прекращаемой деятельности

В соответствии с п.11 ПБУ 16/02 в годовой бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию следующая информация по прекращаемой деятельности:

— описание прекращаемой деятельности, что включает указание операционного или географического сегмента (часть сегмента, совокупность сегментов), в рамках которого происходит прекращение деятельности, дату признания деятельности прекращаемой; дату или период, в котором ожидается завершение прекращения деятельности организации, если они известны или определены;

— стоимость активов и обязательств организации, предполагаемых к выбытию или погашению в рамках прекращения деятельности;

— суммы доходов, расходов, прибылей или убытков до налогообложения, а также сумма начисленного налога на прибыль, относящиеся к прекращаемой деятельности;

— движение денежных средств, относящееся к прекращаемой деятельности, в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности в течение текущего отчетного периода.

Информация по прекращаемой деятельности может быть раскрыта полностью в пояснительной записке или частично в отчете о прибылях и убытках (в части информации о доходах, расходах, прибылях и убытках до налогообложения) и в отчете о движении денежных средств (в части движения денежных средств по прекращаемой деятельности).

Организация раскрывает информацию по прекращаемой деятельности начиная с отчетного года, в котором деятельность признана прекращаемой (п.7 ПБУ 16/02), до отчетного периода (включая его), когда завершается прекращение деятельности.

События после отчетной даты

К событиям после отчетной даты относятся (п. 5 ПБУ 7/98 "События после отчетной даты"):

— события, подтверждающие существующие на отчетную дату хозяйственные условия, в которых организация вела свою деятельность. К ним относятся объявление дебитора банкротом, если по состоянию на отчетную дату в отношении этого дебитора уже осуществлялась процедура банкротства; обнаруженные после отчетной даты существенные ошибки в бухгалтерском учете, которые ведут к искажению бухгалтерской отчетности за отчетный период, и др.;

— события, свидетельствующие о возникших после отчетной даты хозяйственных условиях, в которых организация ведет свою деятельность. Это может быть принятие решений о реорганизации, реконструкции, эмиссии акций и иных ценных бумаг; крупные сделки, связанные с приобретением и продажей основных средств и финансовых вложений; чрезвычайные ситуации, в результате которых уничтожена значительная часть имущества, и др.

События после отчетной даты отражаются в бухгалтерской отчетности:

— путем уточнения данных о существующих активах, обязательствах, капитале, доходах и расходах организации,

— либо путем раскрытия соответствующей информации.

При этом последствия событий после отчетной даты подлежат оценке в денежном выражении путем составления соответствующего расчета.

В синтетическом и аналитическом учетах события после отчетной даты отражаются заключительными оборотами отчетного периода до утверждения годовой бухгалтерской отчетности в установленном порядке.

Например, по состоянию на 31 декабря 2003 г. дебиторская задолженность составляла 5 млн. руб. В марте 2004 г. организация получила информацию о том, что один из должников признан в конце февраля банкротом. Задолженность банкрота организации - 2 млн. руб. В этих условиях организация обязана списать заключительными оборотами декабря 2003 г. 3 млн. руб. со счетов дебиторов (76 или 62) на уменьшение прибыли (счет 91) или резерва сомнительных долгов (счет 63).

Или - по состоянию на 31 декабря 2003 г. в отчетности отражены значительные финансовые вложения в акции других организаций. В марте 2004 г. организацией получена информация о значительном уменьшении рыночной цены этих акций. В данном случае в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках необходимо раскрыть указанную информацию.

В этом же разделе приводятся и решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Условные факты хозяйственной деятельности

— не завершенные на отчетную дату судебные разбирательства, в которых организация выступает истцом или ответчиком, и решения по которым могут быть приняты лишь в последующие отчетные периоды;

— не разрешенные на отчетную дату разногласия с налоговыми органами по поводу уплаты платежей в бюджет;

— выданные до отчетной даты гарантии, поручительства и другие виды обеспечения обязательств в пользу третьих лиц, сроки исполнения по которым не наступили;

— учтенные (дисконтированные) до отчетной даты векселя, срок платежа по которым не наступил до отчетной даты;

— другие аналогичные факты.

Информация об условных фактах и образованных резервах может раскрываться по группам однородных условных обязательств или резервов, образованных в связи с однородными условными фактами.

Условные обязательства по способу отражения в бухгалтерской отчетности делятся на две группы:

1) условные обязательства, существующие на отчетную дату;

2) возможные обязательства, существование которых на отчетную дату может быть подтверждено лишь в будущем. Возможные обстоятельства, так же как и условные активы, лишь раскрываются в пояснительной записке к годовому отчету и на счетах бухгалтерского учета не отражаются.

Условные обязательства, существующих на отчетную дату, отражаются на счетах бухгалтерского учета путем создания и использования резервов на погашение условных обязательств.

По каждому условному обязательству раскрывается:

— краткое описание обязательства и ожидаемый срок его исполнения;

— краткая характеристика неопределенностей, существующих в отношении срока исполнения и величины обязательства.

По каждому резерву, созданному под условные обязательства, дополнительно раскрывается следующая информация:

— сумма резерва на начало и конец отчетного периода;

— сумма резерва, списанная в отчетном периоде в связи с признанием обязательства, ранее признанного условным;

— неиспользованная сумма, излишне начисленная сумма резерва, отнесенная в отчетном периоде на внереализационные доходы организации.

Информация о наличии и величине выданных организацией гарантий, обязательствах, вытекающих из учтенных организацией векселей, и других аналогичных обязательств раскрывается, как правило, в бухгалтерской отчетности за отчетный период независимо от степени вероятности возникновения последствий таких фактов.

Информация об условных активах раскрывается в пояснительной записке в том случае, если существует высокая или очень высокая вероятность того, что организация их получит. При этом в бухгалтерском учете и балансе за отчетный период условные активы не отражаются. Раскрываемая информация при этом не должна содержать указания на степень вероятности или величину оценки условного актива.

Аффилированные лица

О каждом аффилированном лице необходимо сообщить следующие данные:

— каковы отношения с ним,

— виды операций и их объем (в абсолютном или относительном выражении);

— стоимостные показатели по незавершенным на конец отчетного периода операциям; использованные методы определения цен по каждому виду операций с ним.

Например, приводятся сведения по приобретению и продаже товаров, работ, услуг; арендных отношениях (получении и передаче имущества в аренду), финансовых операциях (предоставлении и получении займов), предоставлении и получении гарантий и залогов и других операциях.

Если с аффилированным лицом не было каких-либо операций, сведения о нем надо дать в балансе в любом случае (п. 13 ПБУ 11/2000).

Государственная помощь и безвозмездное получение

В соответствии с п. 22 ПБУ 13/2000 в данном разделе подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация в отношении государственной помощи.

В данной статье описано использование агрегатной функции для суммирования данных в результатах запроса. В ней также кратко описывается использование других агрегатных функций, например COUNT и AVG , для подсчета или вычисления средних значений в результирующем наборе записей. Кроме того, в этой статье рассматривается использование строки итогов - возможности Access, позволяющий суммировать данные без изменения структуры запросов.

Выберите нужное действие

Общее представление о способах суммирования данных

Просуммировать числовой столбец в запросе можно с помощью агрегатной функции. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. В Access существует множество агрегатных функций, включая Sum , Count , Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max . Суммирование данных производится путем добавления в запрос функции Sum , подсчет данных - путем использования функции Count и т. д.

Кроме того, в Access предусмотрено несколько способов добавления функции Sum и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:

Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов - возможность Access, позволяющая использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.

Создать итоговый запрос. Итоговый запрос вычисляет промежуточные итоги для групп записей, а строка итогов - общие итоги для одного или нескольких столбцов (полей) данных. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж.

Создать перекрестный запрос. Перекрестный запрос - это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, напоминающей лист Excel. Перекрестные запросы суммируют значения и затем группируют их по двум наборам фактов - вдоль боковой стороны (заголовки строк) и в верхней части (заголовки столбцов). Например, вы можете использовать перекрестный запрос для отображения итоговых значений продаж для каждого города за последние три года, как показано в таблице:

Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Sum , однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе .

Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе .

В следующих разделах описано, как добавить строку итогов, использовать итоговый запрос для суммирования данных и перекрестный запрос, вычисляющий промежуточные итоги по группам и интервалам времени. Помните, что многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция SUM работает только с типами данных "Число", "Действительное" и "Денежный". Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе .

Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля .

Подготовка примера данных

В инструкциях этой статьи приводятся таблицы с примерами данных. Они помогают понять, как работают агрегатные функции. Вы можете добавить примеры таблиц в новую или существующую базу данных.

Сделать это в Access можно несколькими способами. Вы можете ввести данные вручную, скопировать каждую таблицу в редактор электронных таблиц (такой как Excel) и импортировать листы в Access или же вставить данные в текстовый редактор, например Блокнот, и импортировать их из созданных текстовых файлов.

В пошаговых инструкциях этого раздела объясняется, как вводить данные вручную на пустой лист, а также как копировать примеры таблиц в редактор электронных таблиц и затем импортировать их в Access. Дополнительные сведения о создании и импорте текстовых данных см. в статье Импорт данных или связывание с данными текстового файла .

В пошаговых инструкциях в этой статье используются приведенные ниже таблицы. Создайте пример данных на их основе:

Таблицы "Товары"

Таблица Заказы

Таблица Сведения о заказах

Примечание: Помните, что в типичной базе данных таблица "Сведения о заказах" будет содержать только поле "Код товара" (без поля "Наименование товара"). В данном примере поле "Наименование товара" используется для упрощения восприятия данных.

Ввод примеров данных вручную

Если вы не хотите вводить данные вручную, можно выполнить указанные ниже действия для копирования информации в файл электронной таблицы, а затем импортировать данные из него в Access.

Создание листов с примерами данных

Запустите редактор электронных таблиц и создайте пустой файл. Если вы используете Excel, по умолчанию создается пустая книга.

Скопируйте первый пример таблицы и вставьте его на первый лист, начиная с первой ячейки.

Присвойте листу имя с помощью функций редактора электронных таблиц. Оно должно совпадать с именем примера таблицы. Например, если пример называется Категории , присвойте листу это же имя.

Повторяйте шаги 2 и 3, чтобы скопировать каждый пример таблицы на пустой лист и переименовать этот лист.

Примечание: К файлу электронной таблицы может понадобиться добавить листы. Сведения о том, как сделать это, см. в справке редактора электронных таблиц.

Сохраните книгу в нужной папке на компьютере или в сети и переходите к следующей процедуре.

Создание таблиц базы данных на основе листов

На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Excel .

Нажмите кнопку Дополнительно , а затем выберите редактор электронных таблиц из списка.

Откроется диалоговое окно Внешние данные - лист <имя программы> .

Нажмите кнопку Обзор , откройте файл электронной таблицы, созданный на предыдущих этапах, и нажмите кнопку ОК .

Откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

По умолчанию мастер выбирает первый лист в книге (в этом примере - лист Клиенты ), и данные из этого листа появляются в нижней части страницы мастера. Нажмите кнопку Далее .

На следующей странице мастера выберите Первая строка содержит названия столбцов , а затем нажмите кнопку Далее .

Если нужно, вы можете изменить имена полей и типы данных или пропустить некоторые поля, воспользовавшись текстовыми полями и списками в группе Параметры поля . В противном случае нажмите кнопку Далее .

Оставьте параметр автоматически создать ключ выбранным и нажмите кнопку Далее .

По умолчанию Access использует имя листа для новой таблицы. Оставьте это имя или введите другое, а затем нажмите кнопку Готово .

Повторите шаги с 1 по 7 для каждого листа книги Excel, чтобы создать для него таблицу.

Переименование полей первичного ключа

Примечание: При импорте листов Access автоматически добавляет в каждую таблицу столбец первичного ключа и по умолчанию присваивает ему имя "Код" и тип данных "Счетчик". В этом разделе даны инструкции по переименованию полей первичного ключа. Это позволяет четко определить все поля в запросе.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши каждую таблицу, созданную на предыдущем шаге, и выберите команду Конструктор .

Для каждой таблицы найдите поле первичного ключа. По умолчанию Access присваивает каждому полю имя Код .

В столбце Имя поля каждого поля первичного ключа добавьте имя таблицы.

Например, вы должны переименовать поле ID таблицы Categories на "код категории", а поле для таблицы Orders - на "код заказа". В таблице "сведения о заказе" переименуйте поле на "Detail ID". В таблице Products (продукты) переименуйте поле на "код продукта".

Сохраните изменения.

Суммирования данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите нужную агрегатную функцию, например Sum , Min , Max или Avg . В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов. Не обязательно использовать примеры таблиц, представленные в предыдущем разделе.

Создание простого запроса на выборку

Добавление строки итогов

Убедитесь в том, что запрос открыт в режиме таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Режим таблицы .

Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги .

В таблице появится новая строка Итог .

В строке Итог щелкните ячейку в поле, по которому вы хотите вычислить сумму, и выберите в списке функцию Sum .

Скрытие строки итогов

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги .

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице .

Вычисление общих итогов с помощью запроса

Общие итоги - это сумма по всем значениям столбца. Можно вычислять нескольких типов общих итогов, включая:

Простой общий итог, суммирующий значения одного столбца. Например, можно вычислить общую стоимость доставки.

Вычисляемый общий итог, суммирующий значения нескольких столбцов. Например, можно вычислить суммы продаж путем умножения цены нескольких товаров на число заказанных товаров, а затем просуммировав результирующие значения.

Общий итог за исключением нескольких записей. Например, можно вычислить сумму продаж только по последней пятнице.

В следующих разделах описано, как вычислить каждый из типов общих итогов. В инструкциях используются таблицы "Заказы" и "Сведения о заказах".

Таблица "Заказы"

Таблица "Сведения о заказах"

Вычисление простого общего итога

Вычисление общего итога за исключением нескольких записей

Вычисление итогов по группе с помощью итогового запроса

В этом разделе описано, как создать итоговый запрос для вычисления промежуточных итогов по группам данных. Помните, что по умолчанию итоговый запрос может включать только поле или поля, содержащие данные, по которым выполняется группировка, например поле "Категории", а также поля со значениями, которые вы хотите просуммировать, например поле "Продажи". Итоговые запросы не могут включать другие поля, описывающие значения внутри категории. Если вы хотите отобразить эти описательные данные, создайте второй запрос на выборку, объединяющий поля из итогового запроса с полями, содержащими дополнительные данные.

В этом разделе описано, как создавать итоговые запросы и запросы на выборку, если требуется определить объем продаж для каждого товара. В качестве примера используются следующие таблицы:

Таблицы "Товары"

Таблица "Сведения о заказах"

Следующие действия также предполагают наличие отношения "один-ко-многим" между полями "Код товара" в таблицах "Заказы" и "Сведения о заказах" с таблицей "Заказы" на стороне "один" данного отношения.

Создание итогового запроса

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите нужные таблицы, нажмите кнопку Добавить , а после добавления таблиц нажмите кнопку Закрыть .

Дважды щелкните каждую из нужных таблиц, а затем нажмите кнопку Закрыть . Таблица появится в виде окна в верхней части конструктора запросов.

При использовании примеров таблиц, указанных выше, добавьте таблицы "Товары" и "Сведения о заказах".

Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.

Как правило, в запрос добавляется только поле группы и поле значения. Однако вместо поля значения можно использовать вычисление, а далее пошагово объяснить, как это сделать.

1. Создайте столбец, вычисляющий объемы продаж для каждой транзакции, введя во второй столбец бланка запроса следующее выражение:

   Общее значение продаж: (1-[Сведения о заказах].[Скидка]/100)*([Сведения о заказах].[Цена за единицу]*[Сведения о заказах].[Количество])

   Убедитесь, что поля, на которые ссылается выражение, имеют типы данных "Число" или "Денежный". Если оно ссылается на поля с другими типами данных, то при попытке переключения в режим таблицы появится сообщение об ошибке Несоответствие типов данных в выражении условия отбора .

   На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги .

   В бланке появится строка Итог , в первом и втором столбцах которой будет указано Группировка .

   Во втором столбце измените значение в строке Итог строки на Sum . Функция Sum суммирует отдельные показатели продаж.

   Выполнить .

   Оставьте запрос открытым, чтобы использовать его в следующем разделе.

   Использование условий в итоговом запросе

   Запрос, созданный в предыдущем разделе, включает все записи в базовых таблицах. Он не исключает никакие заказы при вычислении итогов и отображает итоги для всех категорий.

   Если вам нужно исключить некоторые записи, можно добавить условия в запрос. Например, вы можете пропустить транзакции с суммой менее 100 ₽ или вычислить итоги только по некоторым категориям товаров. В этом разделе описано использование трех типов условий:

   Условия, игнорирующие некоторые группы при вычислении итогов. Например, можно вычислить итоги только для категорий товаров "Видеоигры", "Картины и рамы" и "Спортивное снаряжение".

   Условия, скрывающие некоторые итоговые значения после их вычисления. Например, можно отобразить только итоговые значения свыше 150 000 ₽.

   Условия, исключающие некоторые записи при вычислении итогового значения. Например, можно исключить отдельные транзакции, в которых значение (Цена за единицу * Количество) меньше 100 ₽.

   На примере следующих действий объясняется, как добавить условия одно за другим и как это повлияет на результаты запроса.

   Добавление условий в запрос

   Откройте запрос из предыдущего раздела в Конструкторе. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Конструктор .

   Щелкните правой кнопкой мыши запрос в области навигации и выберите Конструктор .

   В строке Условия отбора столбца "Код категории" введите =Куклы Or Спортивное снаряжение or Картины и рамы .

   Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

   Вернитесь в Конструктор и в строке Условия отбора столбца "Общее значение продаж" введите >100 .

   Выполните запрос, чтобы просмотреть результаты, а затем переключитесь в Конструктор.

   Теперь добавьте условия для исключения отдельных транзакций, сумма которых меньше 100 ₽. Для этого необходимо добавить еще один столбец.

   Примечание: Невозможно указать третье условие для столбца "Общее значение продаж". Любое условие, указанное для этого столбца, будет применено к итоговому значению, а не к отдельным значениям.

   Скопируйте выражение из второго столбца в третий столбец.

   В строке Итог нового столбца выберите Условие , а в строке Условия отбора введите >20 .

   Выполните запрос, чтобы просмотреть результаты, а затем сохраните его.

   Примечание: При следующем открытии запроса в Конструкторе можно заметить небольшие изменения в бланке. Во втором столбце выражение в строке Поле будет заключено в функцию Sum , а в строке Итоги будет указано Выражение вместо функции Sum .

   Общее значение продаж: Sum((1-[Сведения о заказах].Скидка/100)*([Сведения о заказах].Цена*[ Сведения о заказах].Количество))

   Будет также отображен четвертый столбец. Этот столбец - копия второго столбца, но условия, заданные во втором столбце, на самом деле отображаются как часть нового столбца.

Суммирование данных из нескольких групп с помощью перекрестного запроса

Перекрестный запрос - это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, напоминающей лист Excel. Перекрестные запросы суммируют значения и затем группируют их по двум наборам фактов - один набор вдоль боковой стороны (заголовки строк) и второй набор вдоль верхней части (заголовки столбцов). На рисунке показана часть набора результатов для примера перекрестного запроса.

Помните, что перекрестный запрос не всегда заполняет все поля в наборе результатов, потому что таблицы, используемые в запросе, не всегда содержат значения для всех возможных точек данных.

При создании перекрестного запроса обычно включаются данные из нескольких таблиц, и всегда включаются три типа данных: данные, используемые в качестве заголовков строк, данные, используемые в качестве заголовков столбцов и значения, которые вы хотите просуммировать или с которыми необходимо произвести другие вычисления.

Инструкции в данном разделе предполагают использование следующих примеров таблиц:

Таблица "Заказы"

Таблица "Сведения о заказах"

Ниже объясняется, как создавать перекрестный запрос, группирующий итоги продаж по городам. Запрос использует два выражения для возврата форматированной даты и общего объема продаж.

Создание перекрестного запроса

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Отображение таблиц дважды щелкните таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть .

Таблица появится в виде окна в верхней части конструктора запросов.

При использовании примеров таблиц дважды щелкните таблицы "Заказы" и "Сведения о заказах".

Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе.

Каждое имя поля появится в пустой ячейке в строке Поле на бланке.

При использовании примеров таблиц добавьте поля "Город назначения" и "Дата отгрузки" из таблицы "Заказы".

В следующую пустую ячейку строки Поле скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Итоги продаж: Sum(CCur([Сведения о заказах].[Цена за едницу]*[Количество]*(1-[Скидка])/100)*100)

На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкните элемент Перекрестная таблица .

В бланке запроса будут отображены строки Итог и Перекрестный .

Щелкните ячейку в строке Итог в поле "Город назначения" и выберите Группировка . Выполните те же действия для поля "Дата отгрузки". Измените значение в ячейке Итоги поля "Итоги продаж" на Выражение .

В строке Перекрестный присвойте ячейке в поле "Город назначения" значение Заголовки строк , полю "Дата отгрузки" - значение Заголовки столбцов , а полю "Итоги продаж" - Значение .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы.

Справочные сведения об агрегатных функциях

В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов. Кроме того, при работе с проектом Access (внешней базой данных Access, которая подключается к базе данных Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор агрегатных функций, предоставляемый SQL Server. Дополнительные сведения о них см. в электронной документации Microsoft SQL Server.