Понятие «электронный документ. Что такое электронный документ? Что является электронным документом

Л.Р. Фионова, д.т.н., - Пензенский гос. университет

Развивая проекты «Электронная Россия» и «Электронное правительство» Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р утвердило государственную программу Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)".

Цель Программы - получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе

Задачи Программы - повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса в информационном обществе, в том числе:

развитие сервисов для упрощения процедур взаимодействия общества и государства с использованием информационных и телекоммуникационных технологий;

перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид;

развитие инфраструктуры доступа к сервисам электронного государства;

повышение открытости деятельности органов государственной власти;

Таким образом, применение информационных и телекоммуникационных технологий в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами и определяет переход к электронному документообороту, а значит к повсеместному использованию электронных документов. Это определяет необходимость точной формулировки термина «электронный документ».

В современном мире документ стал неотъемлемой частью жизни как отдельного человека, так и общества в целом.

Документ является центральным, фундаментальным определением в понятийной системе документационного обеспечения управления. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа.

Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 (внастоящее время утратил силу) был первым законом современной России, в котором давалось определение документу: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Такое же определение дается и в действующем ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В последнее время наряду с привычными бумажными документами, как уже отмечалось, стали появляться и применяться электронные документы, а также электронные сообщения, следовательно, появились и нормативные документы, регламентирующие порядок работы с данными документами и сообщениями. Рассмотрим эти нормативные акты в хронологическом порядке их появления (издания).

1. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот стандарт установил основные виды электронных изданий, а также состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях. Он предназначен для производителей электронных изданий. В стандарте дано определение электронному документу.

2. Р 50.1.031-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции». Эти рекомендации по стандартизации установили термины и определения понятий в области информационных технологий поддержки жизненного цикла продукции. Стандарт дает определение электронному документу.

3. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он дал определение и установил правовые условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

4. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». Он утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.12.2004 № 135-ст. Стандарт дает своё определение электронному документу.

5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ был первым федеральным нормативным актом, в котором дано определение понятиям «электронный документ» и «электронное сообщение». Закон содержит положения, направленные на регулирование отношений, связанных с электронными сообщениями. «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

6. Распоряжение Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации (ПФР) «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании» от 11.10.2007 № 190р являлось одним из первых документов, в котором подробно рассматривался электронный документооборот в конкретной сфере, даны термины и определения основных понятий, прописаны компоненты, участники системы электронного документооборота (СЭД) ПФР, принципы работы СЭД ПФР, порядок разбора конфликтных ситуаций, порядок осуществления обмена электронными документами, ответственность сторон, порядок смены ключей шифрования и ЭЦП.

В Распоряжении дано такое же определение ЭЦП, как и в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года №149-ФЗ.

7. Приказ Федеральной налоговой службы (ФНС) «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ дал определение термину «электронный документ» и определил виды электронных документов, которыми стороны обмениваются в процессе электронного документооборота.

8. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам «Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам» от 25.03.2010 № 10-21/пз-н определил, что электронный документ считается исходящим от участника информационного обмена, если он подписан ЭЦП уполномоченного лица данного участника. При направлении электронного документа участником информационного обмена требуется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП.

9. Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» от 08.09.2010 № 697 определило, что система межведомственного электронного взаимодействия обеспечивает получение, обработку и доставку электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия органов и организаций с обеспечением фиксации времени передачи, целостности и подлинности электронных сообщений, указания их авторства и возможности предоставления сведений, позволяющих проследить историю движения электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме. Электронные сообщения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в системе взаимодействия.

10. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010 дал определение термину «электронное сообщение». Стандарт устанавливает, что каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном виде, кроме того могут быть прикреплены ссылки на местонахождение файлов. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения. Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа. Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении, также данный ГОСТ прописывает порядок ведения обмена электронными сообщениями. В электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.

11. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ даёт определение термину электронная подпись, вводит классификацию электронных подписей. Закон упрощает использование электронной подписи, разделяя все подписи на две категории - простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись во многом является аналогом электронно-цифровой подписи, установленной Законом 2002 г. Две другие категории вводятся впервые и упрощают использование электронной подписи, так как предъявляют менее строгие требования к ее созданию.1

12. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 определяют состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. В Рекомендациях приведен список документов, которые рекомендуется включать в Перечни электронных документов, определена их структура. Перечни электронных документов ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

В приложении представлен Рекомендуемый перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

13. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» от 02.09.2011 №221 устанавливает требования к информационным системам электронного документооборота (СЭД) федеральных органов исполнительной власти, прописывает требования, которым должна отвечать СЭД для обеспечения работы с электронными документами, их защиты и безопасности.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД федеральных органах исполнительной власти, необходимо наделить следующими свойствами: аутентичность, целостность и таким состоянием электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

14. Письмо «Об отдельных вопросах применения электронных документов» от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@. В нём Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием ЭЦП являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Таким образом, из изложенного выше далеко неполного списка видно, что за последнее десятилетие было издано достаточное количество нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, область применения и использования электронных документов и электронных сообщений. Тем не менее, остаются вопросы, над которыми необходимо работать. В первую очередь необходимо провести унификацию (стандартизацию) понятий «электронный документ» и «электронное сообщение», чтобы стороны электронного взаимодействия понимали друг друга и эффективно общались.

В таблице 1 представлены термины и определения, которые даются в рассмотренных выше нормативных актах.

Таблица 1 – Термины и определения

Из таблицы видны существенные различия в трактовках, это связано с тем, что каждое из определений ограничено областью применения отдельного закона или стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи. Изучение нормативной базы необходимо, т.к. именно в нормативно-правовых актах даются термины, определения, принципы, требования, регламентирующие конкретную отрасль деятельности. Правильное выполнение операций с документами невозможно без знания нормативных актов и соответствующих понятий.

В последние годы руководство нашей страны придает большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. На это нацелена и государственная программа Российской Федерации "Информационное общество».

Однако, несмотря на то, что значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не дает, так как хотя документы и создаются на компьютере, но в дальнейшем работа с ними в большинстве организаций происходит по традиционным технологиям

Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приема-передачи документов между ведомствами и перехода к работе с электронными документами необходимо организовать их прием-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот. А начинать надо с унификации самих понятий «электронное сообщение» и «электронный документ».

Кузнецов, С.Л. Проблемы организации межведомственного электронного взаимодействия /С.Л.Кузнецов// Делопроизводство. – М, 2011, № 2.

Кузнецов, С.Л. "Электронное правительство" и организация межведомственного электронного документооборота / С.Л.Кузнецов// Делопроизводство, М., 2010, № 3.

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

• журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Вопрос 5. Классификация документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. 2. Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования : рукописные; электронные;

Графические;

кино-, фото -, фонодокументы;

по сфере использования : организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические;

по месту составления :

Входящие (поступившие в организацию);

Исходящие (отправляемые из организации);

Внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы :

"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну); "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

по происхождению :

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимости :

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения :

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения :

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

1 . Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям :

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме , понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе;

ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон. Преимущества использования электронных документов :

компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК; компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества :

прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;

К недостаткам электронных документов можно отнести : недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

3. Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов. Электронный документооборот регулируется нормативными актами :

государственными;

межотраслевыми;

отраслевыми;

локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено :

на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться :

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.

Понимание термина "электронный документ" связано с определением понятия обычного документа.

В различных нормативных правовых актах даются не совсем однозначные дефиниции понятия "документ". Наиболее верное определение содержится в законе "Об информации": документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Несколько иначе понятие "документ" определяет Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (24).

Основными признаками документа являются реквизиты и связанность содержащейся информации (в т.ч. реквизитов) с материальным носителем, на котором фиксируется информация.

Реквизиты документа позволяют определить (идентифицировать) содержащуюся в тексте документа информацию.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов" к составу реквизитов как обязательным элементам оформления документа относит всего 30 наименований (25).

При подготовке и оформлении документов используют следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа и др.

В текстах государственных стандартов материальный носитель документированной информации определяется как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (26).

Материальный носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией (27).

Разновидностью материального носителя документа является машиночитаемый носитель , на котором осуществляется запись документированной информации способами, обеспечивающими обработку такой информации электронно-вычислительной машиной (28).

Таким образом, материальный носитель документированной информации может быть как бумажным (традиционным), так и электронным (машиночитаемым).

Традиционный материальный носитель фиксирует документ, созданный на бумаге. Такой документ имеет основные реквизиты (подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати и др.), созданные механическими (собственноручными) способами, хотя другие обязательные элементы оформления документа (реквизиты) могут быть созданы и с помощью ЭВМ.

Электронный (машиночитаемый) материальный носитель фиксирует документ, созданный с помощью ЭВМ.

Характеристика документа

Документ должен объективно отражать обстоятельства жизни и управления обществом: что именно предпринято или решено, какое предпринято в связи с этим действие, имеющее юридическое значение.

Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится. Не менее важным требованием к документу является его использование в целях отчетности.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (24) определяет общие требования, характеризующие документ:

1. Аутентичность.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, необходимо устанавливать принципы и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов, тем самым гарантировать, что создатели документов могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

2. Достоверность.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным отражением операций или фактов, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся. Документы создаются лицами, достоверно знающими операции или факты.

3. Целостность.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

4. Пригодность для использования.

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.

5. Системность.

Документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Названные характеристики документа определяют также возможности их управления и использования. Система управления документами должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами работы с документами.

Поэтому стандарт вводит понятие "системы управления документами" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Понятие "управление документами" (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Система управления документами должна:

• включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;
• организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;
• защищать документы от несанкционированного доступа (изменения, изъятия или уничтожения);
• выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
• обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Все организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене или изменению.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает следующие условия:

• документы распределяются по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
• документы могут быть доступны только лицам, обладающим статусом доступа к ним;
• засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;
• процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;
• подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Весьма важным обстоятельством, уточняющим смысл документированной информации, является определение понятия "метаданные" (metadata) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими (24).

Правила стандарта определяют требования, предъявляемые к метаданным:

• структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;
• в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);
• в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Иначе говоря, понятие "метаданные" определяет содержание, структуру и использование любого документа в условиях массового применения информационно-телекоммуникационных технологий. Поэтому понятие "метаданные", прежде всего, относится к электронной форме документа.

Закон "Об информации" дает определение понятия "электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В приведенном определении выделен главный признак электронного документа - его электронная форма, т.е. особый вид информации, который создается с помощью уникальных возможностей ЭВМ: использование специального искусственного языка (двоичной системы символов) формирования учетных записей, вычислительных возможностей и память компьютера, которые имеют физико-технические (электронные) характеристики.

Поэтому первым признаком понятия "электронный документ" является его электронная форма, которая придается ему в результате создания и обработки на ЭВМ.

Вторым признаком является специальные правила документирования, т.е. правила создания (оформления), представления и передачи электронного документа заинтересованным лицам.

Третьим признаком понятия "электронный документ" является наделение его обязательными элементами (реквизитами).

Созданная на компьютере документированная информация и "оформленная" необходимыми реквизитами по правилам - это еще не полноценный электронный документ, а всего лишь оригинал документа на бумажном материальном носителе.

Когда такой документ вводится в систему электронного взаимодействия, он становится уязвимым от внесения в него искажений и подделок. В этом случае электронный документ нуждается в специальных средствах защиты. Кроме того, такие средства необходимы для установления подлинности собственноручной подписи, т.е. для идентификации лица. Эти функции выполняет электронная подпись, которая становится основным реквизитом электронного документа.

Таким образом, электронный документ наделяется специальным реквизитом - электронной подписью.

Особые правила работы с электронными документами установлены "Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (29).

В федеральном органе исполнительной власти электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота - движения электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в электронный архив.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела, которые представляют собой специальную папку. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

Номенклатурой дел является систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.

При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Хранение электронных документов имеет особенности, отличные от способов хранения документов на бумажном носителе. Они объясняются техническими и технологическими особенностями создания электронной формы информации и длительного хранения. Для хранения материальных носителей электронной информации нужна особая среда хранения (влажность, температурный режим и т.д.). Кроме того, за время хранения могут измениться как технические характеристики компьютера, так и программное обеспечение использования электронных документов.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

• сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
• должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
• подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
• подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

• дате его формирования;
• авторе данных;
• наименовании документа;
• формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

• возможность длительного хранения;
• удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
• возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
• простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.